Herning Kommune skaber synergi og sammenhæng med færre it-systemer

Mange it-systemer og manglende sammenhæng

En kommune har typisk mellem 300 og 400 it-systemer, og det kan være svært at overskue hele porteføljen. Ofte har medarbejderne berøring med mange forskellige systemer, og borgerne kan gå igen i flere systemer. Det betyder dobbelte arbejdsgange, dobbeltregistreringer og manglende overblik over, hvilke indsatser og initiativer der er sat i gang for borgerne. Det giver i sidste ende en administrativ merbelastning og dårligere service for borgerne.

Derfor kan der være brug for jævnligt at kaste et kritisk blik på, om de eksisterende it-systemer giver tilstrækkelig værdi, og om det er muligt at udvikle nye, mere effektive og sammenhængende løsninger. Det kan fx være systemer, der går på tværs og understøtter færre arbejdsgange og et bedre overblik.

En øjenåbner: Mange dobbeltregistreringer

Poul Venø, it- og digitaliseringschef i Herning Kommune, fortæller, at kommunen over de seneste par år har implementeret et nyt it-system, som afløser for fire systemer, der før blev driftet i hver sin afdeling. Kontrakten er på 27 mio. kr. over en 4-årig periode. Det nye system anvendes af tre forvaltninger: Sundhed og Ældre, Handicap og Psykiatri samt Social og Beskæftigelse.

Det nye system har givet licensbesparelser på knap 400.000 kr. om året, men derudover også nye, bedre og mere effektive arbejdsgange på tværs af beskæftigelses-, social- og ældreområdet.

Poul Venø uddyber: ”Omlægningen til færre it-systemer har været en win-win. Det er mere overskueligt for sagsbehandlerne, vi får smidigere og mere effektive arbejdsgange, og en besparelse på licenser. Derudover er jeg heller ikke i tvivl om, at det nye system på den lange bane vil understøtte en mere sammenhængende service for borgerne og derigennem hæve kvaliteten”.

Baggrunden for implementering af det nye system var en undring over, hvor mange borgere der mon gik igen i mindst et af de forskellige systemer, som man anvender i Herning Kommune på Sundhed og Ældre, Handicap og Psykiatri, Social og Beskæftigelsesområdet. Målet var at opnå synergigevinster og en mere helhedsorienteret service for borgerne ved at udvikle ét fælles system, der kunne give medarbejderne et fælles overblik over borgernes forløb.

Poul Venø var dog alligevel overrasket, da det viste sig at være et sammenfald på hele 26 procent af borgerne på tværs af flere af de nævnte områder.

”Det viste, at vi bruger en hel del tid på at dobbeltregistrere oplysninger om de samme borgere i flere forskellige systemer. Det er selvfølgelig uhensigtsmæssigt, at man ikke genbruger oplysninger. Men det er også spild af ressourcer, hvis en medarbejder skal registrere et forløb hos en borger i flere systemer, eller hvis en medarbejder skal ind i flere systemer for at få overblik over en borgers forløb”, fortæller Poul Venø, som tilføjer, at det nye, fælles system ud over lavere licensomkostninger også understøtter videndeling på tværs af områderne og optimering af arbejdsgange med udgangspunkt i mere ensartede instrukser for dokumentation mv.

Markant reduktion i kravsspecifikationer og tæt medarbejderinddragelse

Kommunen er ikke kommet sovende til gevinsterne. Det har krævet mange timers arbejde og samarbejde mellem de tre forvaltninger og de fem afdelinger, der har været involveret, fortæller Poul Venø. Medarbejdere fra alle områder har samarbejdet om at udarbejde en fælles kravspecifikation og udbudsmateriale, som afspejler arbejdsgange og kerneopgaver hos medarbejdere og borgere inden for både Sundhed og Ældre, Handicap og Psykiatri samt Social og Beskæftigelse.

Processen resulterede i en markant reduktion i de traditionelle krav i udbudsmaterialet, som gik fra 300 til 20 sider. Efterfølgende har der været et tæt samarbejde med den valgte leverandør om udvikling af den nye løsning.

Via denne proces, har medarbejderne haft stor indflydelse på det nye system og taget et stort ejerskab. Medarbejderne indgik ligeledes i arbejdet med at finde løsningen, og de var med til at designe den praktiske opsætning af it-systemet, så det passede til deres hverdag. ”Det skabte en glæde og motivation hos den enkelte – en motivation man fortsat oplever, efter projektet er implementeret” fortæller Poul Venø.

Efter systemet er sat i drift, afholdes der fortsat løbende fælles møder blandt medarbejderne for at sikre et fælles sprog, en ensartet registreringspraksis og ikke mindst et stærkt medejerskab på tværs af afdelingerne.

Det kræver fokus fra ledelse og medarbejdere

Projektets organisering er ligeledes afgørende for at opnå succes. Der blev etableret en styregruppe med deltagelse fra alle forretningsområder på chefniveau samt en repræsentant fra leverandøren. Ligeledes blev der etableret både en tværgående arbejdsgruppe og en specifikt fag-arbejdsgruppe på hvert relevant område. Projektet blev forankret hos en erfaren projektleder, og hovedansvaret blev placeret hos center for IT og Digitalisering. Der blev lagt en fast mødestruktur for styregruppen og arbejdsgrupperne samt anvendt et relevant projektstyringsværktøj.

5 gode råd fra Herning Kommune

Poul Venø har fem råd til dem, der overvejer at igangsætte en lignende proces:

1. Det er meget vigtigt at have overblik over de væsentlige arbejdsgange samt en klar beskrivelse heraf, inden kravspecifikationen udarbejdes. I forlængelse heraf, er det vigtigt, at kravspecifikationen sikrer, at de vigtigste arbejdsgange understøttes, samt at it-systemet indeholder en visuel præsentation, der skaber overblik for medarbejderne
2. Topledelsen skal være villig til at uddelegere beslutningskompetence til medarbejderne, og dermed give dem ansvar for at udarbejde en indstilling om valg af løsning og leverandør
3. For at sikre klare rammer i beslutningsprocessen skal topledelsen udarbejde en ramme, der beskriver økonomi, krav til leverandøren, krav til myndighedsopgaven samt krav om fx overholdelse af rammearkitekturen mv.
4. Der skal løbende evalueres under implementeringsperioden, samt foretages en slut-evaluering med leverandøren efter 1 år
5. Der skal udarbejdes en partnerskabsaftale med leverandøren, der præciserer aftaler om løbende opfølgningsmøder på både strategisk og operationelt niveau – også efter, at systemet er gået i drift.

Vil du vide mere?

Kontakt Poul Venø, it- og digitaliseringschef, Herning Kommune (Poul.Veno@Herning.dk / 3044 5220)