Skærmbesøg frigiver tid i Viborg Kommunes hjemmepleje
Viborg Kommune har siden 2014 anvendt skærmbesøg i hjemmeplejen. I dag er 12 pct. af de fysiske besøg omlagt til skærmbesøg, hvilket frigiver ressourcer i hjemmeplejen samtidig med, at borgerne opnår en større grad af fleksibilitet i deres tilbud.
Pres på sundheds- og ældreområdet kalder på nye løsninger
Sundheds- og ældreområdet er udfordret i disse år. Det skyldes dels udgiftsvækst som følge af den demografiske udvikling, og dels at kompleksiteten i opgaveløsningen er steget. Samtidigt er der mangel på arbejdskraft, og flere opgaver skal løftes af færre medarbejdere. Der er derfor behov for løsninger, der kan sikre en effektiv opgaveløsning. I den sammenhæng kan digitale virkemidler og velfærdsteknologi være et vigtigt redskab.
Skærmbesøg som greb til at afhjælpe rekrutteringsudfordringer og udgiftsvækst
VORES UDGANGSPUNKT VAR OG ER STADIG, AT VI HAR FLERE ÆLDRE, FÆRRE MIDLER OG STORE REKRUTTERINGSPROBLEMER. DET NÆRE SUNDHEDSVÆSEN PRESSER VORES ØKONOMI, OG SÅ MÅ MAN BRUGE TEKNOLOGIERNE DER, HVOR DET GIVER MENING.
I 2014 igangsatte Viborg Kommune processen om afprøvning og implementering af skærmbesøg i hjemmeplejen. Baggrunden for afprøvningen var, at kommunen oplevede udfordringer ift. personalemangel og knappe ressourcer, som de forventede, at skærmbesøg kunne bidrage til afhjælpe, idet besøgene kan gennemføres på kortere tid via skærmen.
Viborg Kommune er derudover geografisk den næststørste kommune i landet. Derfor er medarbejderne spredt på tværs af kommunen, hvilket gør det vanskeligt altid at sikre et tæt samspil mellem de forskellige grupper og medarbejderne i hjemmeplejen, når der er brug for det. Også her var der en forventning om, at skærmbesøg kunne bidrage med gevinster. Implementeringen af skærmbesøg var derudover motiveret af et ønske om at tilbyde borgerne et fleksibelt tilbud, hvor medarbejderne ikke altid behøver komme ind i borgernes hjem, og hvor forsinkelser i højere grad kunne undgås.
Da Viborg Kommune var en af de første kommuner, der valgte at afprøve skærmbesøg, blev implementeringen igangsat som et udviklingsprojekt i samarbejde mellem Viborg Kommune og den private leverandør af skærmene. Projektet var baseret på ”co-creation”, hvor medarbejdere og ledere var med i udviklingen af løsningen. Udviklingsprojektet blev endvidere en del af et forskningsprojekt med fokus på, hvordan man kan skabe nye løsninger ved høj grad af medarbejderinddragelse. Forskningsprojektet blev gennemført i samarbejde med Center for IT-ledelse, Institut for Statskundskab, Aalborg Universitet samt IT-Universitetet i København.
Implementering af skærmbesøg kræver kulturforandring
Der er i dag opsat 270 skærme i Viborg Kommune, og der foretages i gennemsnit 1100 opkald om ugen, til stor tilfredshed for både borgere og medarbejdere. Skærmbesøg er i dag en integreret del af den måde hjemmeplejen arbejder på, men sådan har det ikke altid været.
DENGANG TÆNKTE JEG, HVORDAN JEG SKULLE GRIBE DET AN UDEN AT BRUGE SYN OG LUGT, MEN NU HAR JEG FUNDET EN SPØRGETEKNIK, DER KOMPENSERER FOR DET. JEG SYNES IKKE, AT DER ER NOGEN ULEMPER. TVÆRTIMOD. VI KAN NÅ FLERE BORGERE END FØR. DEN SPAREDE KØRETID KAN JEG BRUGE PÅ EKSTRA SKÆRMOPKALD ELLER ANDRE YDELSER. OG EN ANDEN STOR GEVINST ER, AT DET ER EN RIGTIG GOD MÅDE AT KOMME INDENFOR I HJEMMET HOS NOGLE AF DE – ISÆR PSYKISK SYGE – BORGERE, SOM IKKE VIL HAVE, AT VI KOMMER PÅ HJEMMEBESØG.
Da skærmbesøg først blev introduceret i hjemmeplejen, var der skepsis blandt medarbejderne. Særligt var de bekymrede for, om de ville kunne levere samme kvalitet i servicen til borgerne. Vibeke Eriksen, Leder af hjemmepleje og hverdagsrehabilitering i Viborg Kommune fortæller, at implementeringen af skærmebesøg har krævet en stor kulturforandring: ”Den allerstørste udfordring har været kulturen og den faglige tilgang til opgaven. Medarbejderne har skullet lære at se, at for udvalgte opgaver kan kvaliteten være lige så god via skærm, som når de er ude hos borgeren. Og de har skullet slippe tanken om, at det altid er nødvendigt at skulle ”ud og mærke” Fru Hansen og scanne hjemmet.”
For at understøtte denne kulturforandring har det været afgørende, at medarbejderne har været tæt involveret i hele implementeringsprocessen, samt at der har været god tid til implementering. Vibeke Eriksen beskriver det således: ”Vi har haft lang tid til at arbejde med kultur og faglighed, og det har haft stor betydning. Medarbejderne skal bl.a. lære at stille spørgsmål på andre måde og give slip på de observationer de plejer at gøre sig. Det kræver tid.”
Derudover har det været afgørende, at implementeringsprocessen ikke har været præget af en nulfejlskultur, men derimod en mere afprøvende tilgang, hvor der har været plads til at begå fejl og justere faglige vurderinger og beslutninger.
Vibeke Eriksen peger også på, at det har været gunstigt for kulturforandringsprocessen, at implementering af skærmbesøg ikke har været forbundet med et konkret effektiviseringsmål fra ”dag 1”, samt at hjemmeplejen ikke er blevet trukket i rammen fra start: ”Hvis man trækker en effektiviseringsgevinst fra den økonomiske ramme fra start af, så bliver implementeringsprocessen for presset. Derudover kan det skabe modstand blandt medarbejderne”, fortæller Vibeke Eriksen.
Implementeringen skal være forankret i driften
Erfaringen i Viborg Kommune er, at organiseringen af implementeringsprocessen er afgørende. Da implementeringen af skærmebesøg først blev påbegyndt, var processen drevet af udviklingskonsulenter placeret centralt i kommunen. Denne organisering sikrede dog ikke tilstrækkelig ledelsesforankring i hjemmeplejens drift:
”Vores erfaring har været, at den ønskede fremdrift ikke kom, hvis der ikke var ledelsesforankring. Når konsulenten var ude af døren, så vi hurtigt et dyk i brugen af skærme. Det var ikke nærværende og tydeligt for den enkelte leder, hvor meget skærmene blev brugt, og hvad målet var. Derfor blev det heller ikke tydeligt for medarbejderne”, fortæller Vibeke Eriksen.
Derfor valgte man i 2017 at ændre organiseringen, så det var ledelsen i hjemmeplejen, der havde ansvaret:
”Nu har vores konsulenter en understøttende rolle – de ejer ikke projektet. Det er ledelsen og medarbejderne i hjemmeplejen, der er ansvarlig for målene, og vi kan bede om hjælp fra konsulenterne, men konsulenterne er ikke drivkraften. Det gør en stor forskel”, fortæller Vibeke Eriksen.
Datainformeret opfølgning
Implementeringsprocessen understøttes af en løbende, datainformeret opfølgning på, i hvilket omfang og hvordan skærmbesøg anvendes i kommunen. Viborg Kommune har udviklet et ledelsesinformationssystem i samarbejde med den private leverandør af skærmene. Ledelsesinformationssystemet viser bl.a. antallet af aktive skærme, besøg på tværs af distrikter, tidspunkt for levering af besøg osv. Det er derudover muligt at se, hvor mange skærmbesøg den enkelte medarbejder gennemfører.
Vibeke Eriksen beskriver gevinsterne ved ledelsesinformationen således: ”Vi får noget tidstro data, som gør det muligt at handle hurtigt og bruge data aktivt i udviklings- og implementeringsprocessen. Ledelsesinformationssystemet giver også rigtig god mening, når vi skal lære på tværs af distrikter. Hvorfor gennemfører nogle distrikter eller medarbejdere flere skærmbesøg end andre? Gennem dialog med medarbejderne kan vi lære rigtig meget af det”.
Skærmbesøg er et supplement til fysiske besøg
Skærmløsninger anvendes i Viborg Kommune ved en lang række opgaver, der normalt blev udført via fysiske besøg. Eksempelvis anvendes skærmbesøgene ifm. medicinadministration, aflastning af pårørende, forebyggelse af angstanfald og ernæringsvejledning. Formålet har ikke været at reducere de fysiske besøg for alle ældre i kommunen, men derimod erstatte de fysiske besøg med skærmbesøg, der hvor det giver mening:
”Tager vi fx en konkret opgave som spisning, så kan flere borgere faktisk klare det selv, men de har brug for en kort påmindelse om, at det er nu tid til at spise. Der kan et skærmopkald øge trygheden for borgeren i lige så høj grad som et fysisk besøg. Det er altså altid på baggrund af borgerens ønske samt personalets faglighed, der afgør, hvorvidt skærmbesøg kan erstatte det fysiske besøg. Her viser vores erfaringer, at både personale og ældre kan se potentialet i at erstatte flere opgaver med skærmbesøg”, fortæller Vibeke Eriksen.
Skærmbesøg bliver således kun anvendt i de tilfælde, hvor både borger og medarbejder vurderer, at det er meningsfuldt og gunstigt. Det er derfor ikke alle borgere, der modtager skærmebesøg. Ca. 12 pct. af de fysiske besøg er omlagt til skærmbesøg.
Skærmbesøg bidrager med flere gevinster
En af de centrale gevinster ved skærmbesøg er, at det bidrager til en mere effektiv opgaveløsning, hvor ydelser til borgerne kan leveres på kortere tid end ved fysiske besøg. Den gennemsnitlige varighed pr. skærmopkald er på 1,5 minut, mens den gennemsnitlige varighed ved et fysisk besøg er 12 minutter. Derved frigiver et skærmbesøg – groft regnet – 10,5 minutter pr. besøg til andre opgaver. Hvis man ganger de 10,5 minutter pr. besøg med antallet af ugentlige skærmopkald (1100) summerer det til 192,5 timer om ugen. Derudover vil der være en effektivisering i forhold til mindre kørsel. Skærmebesøgene bidrager således i høj grad til at frigive ressourcer i hjemmeplejen. Vibeke Eriksen fremhæver, at ”skærmbesøgene er et afgørende redskab til at sikre vi kan blive ved med at levere velfærdsydelser indenfor Omsorg og Ældre – på trods af den demografiske udvikling og mangel på arbejdskraft”.
En undersøgelse blandt borgere i Viborg Kommune, der modtager skærmbesøg, har vist at borgerne er rigtig glade for tilbuddet, og oplever at skærmene er nemme at anvende. Dette fremhæves bl.a., at skærmene medfører, at besøgene er mere præcise og kan gennemføres uden forsinkelser, hvilket giver borgerne større frihed. Borgerne opnår derudover en højere grad af privathed, idet der sker en mindre indgriben i deres hjem.
En anden fordel ved skærmene er, at besøgene bliver mere fokuserede, idet medarbejderne ikke er beskæftiget med praktiske opgaver i borgerens hjem under skærmbesøget. Ifølge Vibeke Eriksen giver flere borgere udtryk for, at de ofte oplever en bedre kontakt og nærhed i skærmbesøget end ved de fysiske besøg, fordi medarbejderen er fuldt fokuseret på dem.
Desuden er det en fordel for borgerne, at de oplever en større medarbejderkontinuitet, hvorved de i højere grad møder den samme medarbejder fra besøg til besøg. Dette kan lade sig gøre, da skærmbesøgene er mere fleksible at planlægge end de fysiske besøg.
Fire gode råd fra Viborg Kommune
- Giv det tid. Implementering af skærmbesøg kræver en kulturforandring i hjemmeplejen, og det tager tid
- Organisér implementeringsprocessen, så ansvaret er placeret hos ledere og medarbejdere i hjemmeplejen, fremfor centralt placerede konsulenter
- Følg implementeringen løbende ved brug af data og brug data til at lære og udvikle praksis
- Brug de gode borgerfortællinger – borgerne har i den grad været en driver i Viborg kommune.