Høringssvar: Arkivloven

Med lovforslaget gives borgerne en ret til adgang til at få oplysninger om dem selv i de offentlige arkiver. Adgang gives ud for de nuværende regler som en dispensation evt. på vilkår såfremt der indgår oplysninger om 3. part.

Generelle kommentarer

I bemærkningerne til lovforslaget tages der efter KLs vurdering ikke højde for, at der med en ret til indsigt i papirarkivalier følger en øget administrativ opgave for kommunearkiverne til identifikation og fremfinding, for at kunne give de pågældende borgere adgang.

På baggrund af, at det med en ret til indsigt, vurderes at blive nemmere at få adgang til egne oplysninger, forventer KL, at flere borgere vil gøre brug af denne ret og at kommunearkiverne som følge af lovforslaget vil få en øget efterspørgsel.

KL er ikke enige i, som det fremgår bemærkningerne til lovforslaget, at kommunearkiver har pligt til at identificere arkivalier (afsnit 2.1.9). Kommunearkiver er forpligtet til at stille arkivalier til rådighed og vejlede (§ 7, stk. 3 og 4). Men hvor Rigsarkivet har hjemmel til at tage betaling for arkivundersøgelser, i form af identifikation og fremfinding, kan KL ikke genkende at kommunearkiver skulle være forpligtet til at foretage arkivundersøgelser.

Hvis der med lovforslaget lægges op til et identifikationskrav som det frem- går af bemærkningerne, uanset om borger skal have adgang via Rigsarkivet eller eget kommunearkiv, er der for KL, tale om en ny opgave for kommune- arkiverne, som KL vil rejse som et DUT krav, for at kunne løse opgaven til gavn for borgere omfattet af lovforslaget.

Et ensartet serviceniveau der stiller borgere ens, er KL enige i.

Argumentationen om, at øget aktivitet ikke betyder flere mistede omkostnin- ger, da der i forvejen ikke er en hjemmel til opkrævning for arkivundersøgel- ser, fokuserer alene på borgerens omkostninger, og ikke på kommunearki- vets administrative omkostninger ved en øget aktivitet (flere og mere komplekse ansøgninger). Dette forhold vil ligeledes indgå i DUT kravet.

Forslagets økonomiske konsekvenser

KL forventer at rejse krav om kompensation for forslagets merudgifter for kommunerne.

Øvrige kommentarer

Fremfinding af oplysninger på sagsniveau

Af bemærkningerne afsnit 2.1.1, s. 6 indgår en præmis om, at arkivalier regi- streres på sagsniveau og at offentlige arkiver kan fremsøge oplysninger via sagsnummer eller sagstitel.

Denne praksis er mest dækkende for digitale arkivalier, eller hvor der eksi- sterer en elektronisk registrering af sager. Arkiver har forskellig praksis for hvordan man registrerer sager, ligesom der over tid har der eksisteret for- skellig praksis for, hvordan oplysninger er registreret.

Nogle eksempler er personoplysninger i en protokol, der skal findes via et register eller kartotek. Det kan også være registreret på morens fødselsdato. En protokol over børn født udenfor ægteskab, skal måske findes frem krono- logisk i den rækkefølge de er indskrevet. I børneværnets protokoller kan per- sonoplysningerne stå under datoen for det møde, hvor sagen har været behandlet. Arkivalier kan være registreret på pakke/bindniveau, uden at der i alle tilfælde findes tilhørende søgemidler. For at finde en given sag kan arki- vet være nødt til at gennemse adskillige arkivæsker/protokoller.

Arkivindsigt på vilkår eller ekstrahering

Som det bemærkes i afsnit 2.2.2, indeholder dokumenter med oplysninger om enkeltpersoner ofte følsomme personoplysninger om flere andre personer. Hensyn til beskyttelse af øvrige personer skal som hovedregel sikres gennem fastsættelse af vilkår.

KL ser gerne, at det bliver præciseret i bemærkningerne, eller i form af en vejledning, hvornår arkiverne kan give indsigt ved at fastlægge vilkår og hvornår arkiverne skal ekstrahere oplysninger. Således at praksis så vidt mulig bliver ens hos de offentlige arkiver.

Ikrafttrædelsestidspunkt

I lovforslaget angives at loven træder i kraft den 1. juli 2020. De fleste kommunearkiver forventes at holde sommerferielukket i juli. Ikrafttrædelsesdatoen bør derfor være den 1. september 2020 eller tidligst den 1. august.

Forbehold

Inden for høringsfristen har det ikke været muligt at forelægge sagen og dette høringssvar politisk. Der tages derfor forbehold for den politiske behandling i KL's udvalg og KL's bestyrelse.