I Fredensborg Kommune skal mindre bøvl sikre stærkere rekruttering og mere tid til kerneopgaven

Byrådet i Fredensborg Kommune har besluttet at iværksætte projektet ”Mindre bøvl mere mening”, som en del af indsatsen for at tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere og øge trivslen. Charlotte Mandøe, der er Centerchef for Politik og Organisation i Fredensborg Kommune, har fået overdraget projektledelsen af byrådet. Hun fremhæver projektets kerne således: ”Der er ikke nogen SOSU-medarbejdere, pædagoger eller lærere, der ønsker at bruge unødig tid foran en computer, når de kan bruge tiden hos borgeren i stedet” 

Med initiativet sigtes der mod at skabe et bedre arbejdsmiljø ved at give medarbejderne mere tid til deres kerneopgaver og mindske tidsspild på opgaver, der ikke længere giver mening. Projektet har ingen fastsat tidshorisont, men målet er, at det skal blive en naturlig del af kommunens kultur.

Med ambitionerne om at styrke rekruttering og trivsel skal projektet ”Mindre bøvl, mere mening” bidrage til at ineffektive og uhensigtsmæssige processer fjernes i det daglige arbejde. Dette kan ifølge Charlotte Mandøe have bred karakter: ”Det handler ikke kun om det, kommunen har skabt på skrift, men også det imellem, som når der mangler klare kommunikationslinjer mellem afdelinger, eller når pædagoger bruger for meget tid på it-systemer, der ikke virker frem for at bruge tid med børnene”.

Projektet ”Mindre bøvl, mere mening” blev indledt gennem en drøftelse mellem ledere og MED-organisation omkring de uhensigtsmæssigheder, de mødte i arbejdsdagen, og hvordan det bedst skulle bringes frem og bearbejdes.

Det har været vigtigt i processen, at de lokale arbejdspladser har haft ansvar og metodefrihed til at få startet dialogen om regelforenkling på deres respektive institutioner. Nogen har fx opsat fysiske tavler, hvor medarbejdere bidrager med idéer til at ændre arbejdsgange og fjerne vaner gennem post-its, de opsætter på tavlen.

Lederne på arbejdspladserne har været forpligtiget til at arbejde med egne ændringsforslag. Hvis lederen ikke selv har kunne implementere det, har de været forpligtiget til at bringe det videre til chefen for området. Herfra er det chefforum og direktion, der er forpligtet på at gribe større ændringsforslag.

Ændringsforslag og bøvl, der har været bragt videre til chefer og direktion, har typisk været skriftlighed, der er tværgående, som den enkelte institution ikke har kunne løse alene. Skriftlighed inkluderer politikdokumenter som love, regler og politiske beslutninger og administrative procedurer, der er nedskrevet og offentliggjort til at dække kommunens praksis.

Figur 1 illustrerer, hvor Fredensborg Kommune befinder sig i processen: ”Vi er nu i et spor, hvor vi ser nærmere på tværgående regler og bøvl, som enten skal løses på tværs af institutioner, eller som politikerne skal fjerne som regel eller krav”, fortæller Charlotte Mandøe.

Figur 1: Proces for afbureaukratisering i Fredensborg Kommune

I Fredensborg Kommune er oplevelsen, at forskellige institutionsniveauer spiller forskellige roller for at komme overflødigt bureaukrati til livs. Afbureaukratiseringsprocessen er blevet opdelt på, hvad der vedrører hele organisationen, hvad der vedrører centeret, og hvad der vedrører den enkelte arbejdsplads, område eller institution. Forskellige aktører har fået forskellige ansvarsområder, hvilket beskrives i figur 2.

Figur 2: Tre ledelsesniveauer med forskelligt ansvar

Kilde: Fredensborg Kommune

• Første niveau involverer borgmesteren, direktionen og chefforummet. Rollen er bl.a. at bringe lovpligtigt bøvl på dagsordenen nationalt, ligesom de kan samle op på lovpligtige bestemmelser, som et område gerne vil frisættes for. Det kan som eksempel være fælles administrative retningslinjer, der er besluttet af et politisk udvalg eller direktionen.
• I andet niveau indgår centerchefer og den samlede ledergruppe. Foruden ansvarsområderne kan dette niveau tage vare på tværgående retningslinjer, der er besluttet i samråd med at andet center. Det kan også være retningslinjer, der er truffet på tværs af teams i et center.
• På tredje niveau indgår institutionsledere, ledergrupper og Lokal-MED. Eksempler på bøvl kan være lokale retningslinjer, der er truffet lokalt, eller daglige gøremål, som gøres, fordi vi ”plejer” at gøre det

Byrådet i Fredensborg Kommune står til at blive involveret i takt med, at ”Mindre bøvl, mere mening”-projektet får opsamlet regler, der har rod i lokalpolitiske beslutninger. Byrådet har bl.a. besluttet at reducere teksten i det årlige regnskab, hvilket har fjernet et større administrativt arbejde i hele organisationen. Undervejs i arbejdet med lokal afbureaukratisering er der nemlig fundet en masse regler og skriftligheder, som afdelingerne ikke kan ændre på. 

I start 2024 arbejdes der på en afrapportering til politikerne, der indebærer en opsamling af tværgående regler og krav, som de lokale arbejdspladser er stødt på i processen: ”Hvis det er en egen påført regel, som direktionen har kompetence til at fjerne, så behøves politikerne ikke involveres. Politikerne tilkendegiver også, at de har en rolle, og der vil derfor komme flere forslag til politisk behandling i 2024”, afslutter Charlotte Mandøe.