KL moderniserer blanketsamlingen: Styrket fundament for kommunal selvbetjening
KL’s blanketsamling, som alle 98 kommuner abonnerer på, og som stilles til rådighed for markedet, står over for en omfattende modernisering, som vil komme både kommuner og borgere til gavn.
Hvad er en blanket?
Blanketterne i KL’s samling består af over 700 juridiske dokumenter med standardiseret fortrykt tekst og felter, der skal udfyldes for at indhente strukturerede og relevante data. Data danner grundlaget for god administrativ praksis og sikrer korrekt forvaltning, fx i forbindelse med ansøgninger og afgørelser, i henhold til gældende love og regler.
Hvor står projektet nu?
Projektet i KL har valgt HTML som det fremtidige primære format for blanketterne. HTML er et moderne, åbent og velafprøvet webbaseret format. Med valget sikrer KL, at blanketterne fungerer optimalt digitalt, samtidig med, at KL fortsat leverer et fysisk alternativ for de borgere, der er fritaget for digital selvbetjening. Tidsplanen for udrulningen af digitale versioner af KL’s blanketsamling skal fastlægges med styregruppen i juni 2025. Projektet fortsætter dialogen med kommuner, markedet, og KOMBIT for at sikre bedst mulig implementering af de nye versioner.
Hvad betyder moderniseringen for kommunerne?
Kommunerne skal ikke foretage sig noget. De vil fortsat få det kendte produkt med PDF-blanketter, og i tillæg successivt få de moderniserede versioner af blanketterne. Kommunerne kan fortsat vælge leverandører og/eller egenudviklede produkter, som tager afsæt i KL’s blanketsamling, som måske med tiden får et mere sigende navn, som afspejler den digitale brug.
Hvorfor er der brug for modernisering?
Moderniseringen sker efter opfordring fra bl.a. kommunernes It-Arkitekturråd og KL’s IT-kontaktudvalg, der har peget på behovet for blanketter, der fortsat er udviklet og kvalitetssikret i KL, men som kommer i et format, der er mere digitaliseringsklart end de velkendte PDF’er. Det giver god mening, da brugen af blanketterne i dag bliver omsat til digitale selvbetjenings- og sagsbehandlingsløsninger.
For at gribe moderniseringen rigtigt an, gik KL i første omgang i dialog med kommunerne og markedsaktørerne, for at få input til fremtidssikrede formater på blanketterne, og bestilte en større analyse, som afdækkede kommunernes ønsker ud fra et ledelses-, sagsbehandler og it-fagligt synspunkt.
“Jeg kan godt lide, at det kommer ind digitalt, fordi så har vi meget bedre mulighed for at dokumentere og få det frem og tilbage i systemerne, end hvis det kommer på sådan en blanket”.
Brugertest og forbedringer sammen med kommuner
For at sikre tæt dialog med de kommunale brugere og løbende indflydelse på værdiskabelse har KL tæt dialog med kommuner. Projektet har også udført brugertest sammen med Aarhus Kommune, for at se nærmere på, hvornår borgere synes selvbetjeningsløsningerne er vanskelige at gennemføre. Resultaterne har ført til konkrete forbedringsforslag af både blanketter og selvbetjeningsløsninger, som bliver indarbejdet i den moderniserede version af blanketterne.
Opfordringen fra kommunerne til KL er at tænke selvbetjening først: “Det er derfor vi gerne vil have KL med ind. At de ikke inviterer os ind til at snakke om blanketter. Men inviterer os ind til at snakke om selvbetjeningsløsninger.”
KL’s projekt om modernisering af KL’s blanketsamling har således fokus på følgende målsætninger:
- Forbedring af selvbetjeningsløsninger: Blanketterne skal forbedre grundlaget for selvbetjeningsløsningerne, så kommunerne kan udarbejde mere brugervenlige og effektive løsninger.
- Understøttelse af forretningsregler og integrationer: Blanketterne skal give bedre understøttelse af forretningsregler og integrationer for at undgå tilbageløb og sikre effektive data flows i kommunerne.
- Inklusion og sproglig revision: Blanketterne skal styrke inklusion og sproglig revision for at gøre grundlaget for selvbetjeningsløsningerne lettere at forstå og anvende for borgerne.
- Internationalt fokus: Aktuelt sigtes fx mod efterlevelse af EU-forordning om Single Digital Gateway, og de formater, blanketterne leveres i skal basere sig på tidssvarende, internationale standarder.