Fra tale til tekst: AI giver Assens Kommune en hjælpende hånd

Strategisk ramme og teknologisk nysgerrighed

Med beskæftigelsesreformen fra 2025 lægges bolden op til at bruge kunstig intelligens på kommunernes beskæftigelsesindsats. Allerede i reformens første fase fra februar 2026 har kommunerne hjemmel til at behandle personoplysninger med AI.

I Assens Kommune blev man dog interesseret i AI langt tidligere. Helt tilbage, da ChatGPT og Copilot blev lanceret ved årsskiftet 2022/2023. 

“I første omgang fik vi lov til at prøve Copilot af, da det kom. Vi fik nogle licenser, men vi kunne hurtigt mærke, at det ikke helt var det, vi skulle bruge som værktøj. Det mødte ikke de behov, vi havde,” siger Marion Linke.

Marion har været digitaliseringskonsulent i Assens Kommune siden 2022. Data og digitalisering var blandt hendes ansvarsområder, da hun førhen arbejdede i Jobcenter Assens.

“Jeg har stadig meget interesseret i, hvordan digitalisering på beskæftigelsesområdet udvikler sig, selvom jeg er rykket fra en jobcenterorienteret stilling til en mere bred funktion på tværs af hele kommunen,” siger Marion. 

Grundstenene lægges til AI i beskæftigelsesindsatsen

Efter forsøgene med Copilot blev Marion opmærksom på AI-mødeassistenten Roboref fra Droids Agency, som blev testet godt og grundigt igennem både i forhold til interne møder, men også simulerede borgersamtaler. Derefter blev der arbejdet videre med at kunne anvende løsningen i drift. Roboref bliver brugt til at optage tale fra møder og omdanne det til strukturerede referater til dokumentation i forvaltningen. 

Fremover kan jobrådgiverne i Jobcenter Assens lad Roboref tage referater af møder med borgerne. Det forventes at skabe mere nærvær i samtalerne, for jobrådgiveren skal ikke tage noter undervejs i mødet, men kan få hjælp til det fra Roboref. Det højner kvaliteten af de referater, der helt efter god forvaltningspraksis skal føres på borgernes sager. 

Proces tæt på medarbejdere og borgere

Nu på tærsklen til foråret 2026 står Marion og Assens Kommune efter halvandet års forarbejde så midt i implementering af Roboref til brug i beskæftigelsesindsatsen. Det sker med en teknisk understøttelse via en integration fra fagsystemet KMD Momentum.

Marion har forberedt de rette prompter (her kaldt instrukser) til AI-assistenten, og hun har udarbejdet et helt undervisningsprogram i systemet for jobrådgiverne, således at alt foregår lovmedholdeligt og etisk korrekt, og at det virker trygt og sikkert at bruge. Medarbejderne får tilbudt 2 forskellige tidspunkter med hver 1 times undervisning, der bliver udleveret skriftlige vejledninger og medarbejderne har mulighed for at booke en såkaldt ”træningsbane”.

“På træningsbanerne kan man prøve det, man ikke helt selv tør kaste sig ud, altså hvordan tænder man for systemet, og hvad siger man i starten, når man vil optage en samtale. Vi arbejder med en helt ny teknologi, og det skal være så trygt for både jobrådgiverne og borgere som overhovedet muligt,” siger Marion.

Borgerne er klar til AI

Tillidsrelationen til borgerne er afgørende, når AI tages i anvendelse. Derfor bliver borgerne informeret både i breve, på hjemmesiden og i starten af samtalen, at der anvendes AI til at skrive referat. Og borgeren kan vælge fra, hvis de føler sig utrygge. 

“Tænketanken Mandag Morgen har gennemført undersøgelser, der viser, at borgere som udgangspunkt er positivt over for anvendelsen af AI i det offentlige, fordi borgerne selv anvender AI, så det er ikke ukendt for dem. Og det er måske den store forskel til andre digitale værktøjer, vi før har taget i brug i kommunerne,” siger Marion og nævner eksempelvis Digital Post, som blev indført for 12 år siden. 

De videre perspektiver

Endnu er der ikke fuld integration med KMD Momentum.

“Lige nu er det en hop-til-funktion. Så når man går fra borgerens side inde i Momentum, går man ind i RoboRef-miljøet og starter optagelsen dér. Og der vil vi jo gerne have det her step, at man kan redigere, indtil notatet er sådan, som det skal være, og at man så har en journaliseringsknap fra RoboRef tilbage til Momentum, hvor man så lægger det på borgerens side,” siger Marion.

Desuden ser Marion perspektiver for Roboref i andre fagområder. Det kræver dog, at lovgivningen er gjort AI-klar. 

“Det bliver interessant med de andre områder. Sundhedsområdet er ved at have en AI-klar lovgivning, og så vil vi kunne begynde at implementere det dér. Vi kan starte med at kigge på dette område formentlig allerede i april, tænker jeg,” siger Marion.