Sådan har Slagelse Kommune brugt data til at skabe besparelser og overblik

Data til at skabe besparelser og overblik

Med Nøgletalssamarbejdets model for kontoplan og tæt samarbejde har de opbygget et system, der giver præcis viden om alt fra udgiftstyper til kvadratmeterpriser. Indsatsen gør det muligt at træffe bedre beslutninger.

“Det var virkelig frustrerende, at vi havde så mange data, men ikke kunne få dem til at ligge i de rigtige kasser. Vi havde brug for et fuldt overblik for at kunne træffe de rigtige beslutninger. Nu kan vi trække data på et niveau, vi aldrig før har kunnet. Det er en total tilfredsstillelse,” siger Ann-Britt, der er systemansvarlig i kommunen.

Tidligere havde økonomisystemet og ejendomsdatabasen forskellige data og manglede synkronisering. Det var derfor svært at forbinde udgifter med de enkelte ejendomme, forklarer Regitze, der er specialkonsulent. Det skyldtes bl.a., at bygningerne delte samme konto, hvilket gjorde det umuligt at få præcise data.

Nu har hver bygning sin egen kontostreng, et PSP-element, mens BFE-numrene kobler ejendomsdata på tværs af systemer. Det sikrer, at data kan trækkes på både ejendoms- og udgiftstype-niveau.

En robust model bygget på fælles rammer

Modellen er en del af et tværkommunalt samarbejde. Den bygger på den autoriserede kontoplan, som alle kommuner skal følge. Den forbinder ejendomsdata, udgiftstyper og bygningernes funktion – som skoler, klubber eller kontorer.

Slagelse Kommune har valgt at tilføje en løsning ved at implementere BFE-numre, der forbinder data på tværs af systemer. Det gør det muligt at få et samlet overblik. “BFE-numrene er kernen. Det gør, at vi kan trække data med få klik, samtidig med at de sikrer, at data er præcise og pålidelige,” fortæller Ann-Britt.

Tidsbesparelser og strategisk overblik

Nøgletalssamarbejdets model har allerede skabt mærkbare resultater for kommunen. “Hvor jeg før brugte 14 dage på at indberette nøgletal til KL, kan jeg nu klare det på under en halv time,” siger Ann-Britt.

Samtidig har systemet gjort det muligt at finde frem til dyre bygninger og prioritere indsatser for at reducere omkostninger. Det har givet ledelsen et stærkt grundlag for at træffe strategiske beslutninger, såsom sammenlægning af bygninger og investering i vedligeholdelse. Derudover kan kommunen nu også sammenligne sig med andre kommuner, hvilket giver en stærk referenceramme.

Systemet kan også bruges til mere end økonomi, fortæller Regitze. Data om bygningernes energiforbrug og tilstand kan i fremtiden kobles ind i systemet. Det åbner op for nye potentialer. “Vi kan på sigt dokumentere effekten af bæredygtighedstiltag og vise, hvor meget vi kan spare ved at optimere,” fortæller Regitze.

Fleksibilitet i komplekse bygninger

Implementeringen af modellen har dog ikke været uden sine udfordringer. Bygninger, som bruges til flere formål, er en kompleks udfordring. Regitze forklarer: “Vi må vurdere, hvornår det giver mening at dele data op, og hvornår vi kan samle det.”

Implementeringen af modellen har også betydet en ændret tilgang til bogføring, som medarbejderne har skullet tilpasse sig. “Men det har de bare gjort, selvom det ikke nødvendigvis lige er dem, der får noget ud af det,” fortæller Regitze. Med klare overskrifter og automatiserede arbejdsgange har kommunen sikret, at bogføringen er både enkel og præcis, samtidig med at risikoen for fejl er blevet reduceret.

Slagelse Kommune har dermed skabt et system, der både giver strategisk overblik og gør en mærkbar forskel i hverdagen. “Det kræver tid og samarbejde, men det er det hele værd,” afslutter Ann-Britt med et smil.