Prototype: Kunstig intelligens hjælper med vagtplanlægning i Københavns Kommune

Vagtplanlægning med mange hensyn

Grundplanlægning af vagter er en kompleks og opfattende opgave. Samtidig er der blandt arbejdsmarkedets parter et fælles ønske om at tilbyde medarbejdere fleksibilitet og indflydelse på planlægningen af deres eget arbejdsliv. I Københavns Kommune viser erfaringerne fra et pilotprojekt med AI, at ny teknologi kan optimere vagtplanlægningsopgaven og øge fleksibiliteten i medarbejdernes arbejdsliv.

I dag bruger medarbejdere med ansvar for vagtplanlægningen egne udviklede Excel-ark og post-its, når de laver grundplaner til cirka 5000 medarbejdere på kommunens 40 plejehjem i Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning. De har en række regler og hensyn at tage højde for, når de tilrettelægger vagterne - som fx overenskomstregler og lokalaftaler.

Desuden er der i en tid med mangel arbejdskraft brug for, at medarbejderressourcerne bruges bedst muligt. Derfor kan en optimal tilrettelæggelse af vagter bidrage til at skabe attraktive arbejdspladser, der fastholder medarbejderne.

Brugerinddragelse som grundlag for succes

“Helt fra begyndelsen lagde vi vægt på at inddrage slutbrugerne i udviklingen af løsningen. Vi gjorde os umage med at kortlægge og forstå, hvordan brugerne arbejder i dag, og hvilke udfordringer, de har, når de laver grundplaner. Vi arbejdede ud fra devisen om, at når vi i dybden forstår og kan definere, hvad problemet er, kan vi derefter udvikle den rigtige løsning,” siger Mathilde.

Teknisk: AI’s regelmotor kobler hårde og bløde regler

I dette tilfælde blev løsningen et bud på et planlægningsværktøj, der bruger kunstig intelligens som en assistent. Den giver vagtplanlæggere besked, når der er et brud på en af de mange regler og hensyn, som vagtplanlæggere i dag tager hensyn til i planlægningen.

Det gælder de såkaldte hårde regler som for eksempel overenskomster og lokalaftaler og bløde regler som for eksempel individuelle hensyn til medarbejdernes ønsker og behov for særlige arbejdstider. Regelmotoren er så at sige en digital model af nogle af de mange regler med mere, som gælder i dag.

Med prototypen kan vagtplanlæggeren nu indlæse deres grundplaner over vagter og ressourcer, oprette og flytte vagter, tilføje ønsker og hensyn og se fejl og konflikter i vagtplanlægningen.

Perspektiver: Udbredelse til flere forvaltningsområder

AI-prototypen har allerede inspireret andre forvaltninger i Københavns Kommune til at tænke kunstig intelligens og vagtplanlægning sammen. 

”På tværs af flere forvaltninger har vi set et fælles behov for at reducere kompleksiteten og bruge kunstig intelligens til vagtplanlægningsopgaven. Sammen med social-, kultur og fritidsområdet er vi netop gået i gang med et fælles udviklingsprojekt inspireret af erfaringerne fra prototypen. Der er masser af potentiale i AI, og det vil vi gerne realisere sammen”, siger Mathilde. 

Konference: Hør mere om AI-understøttet vagtplanlægning

Tag med på konferencen “HR og Digitalisering” den 18. juni i Aarhus. Her venter en dag pakket med nye vinkler på krydsfeltet mellem HR og digitalisering med oplæg, cases, sessioner og drøftelser indlagt undervejs. Du kan her høre Mathilde Holm Hvidt fortælle meget mere om udviklingen af Københavns Kommunes AI-prototype for værktøj til vagtplanlægning. Tilmelding til konferencen er åben nu.

Derfor skal du med på konference

Samspillet mellem digitalisering og HR-området er kommet i forgrunden: Hvordan kan HR understøtte digitaliseringen? Hvordan kan digitaliseringen understøtte HR? Og hvordan kan HR og digitalisering i forening understøtte udvikling og drift af kommunernes kerneopgaver i fremtiden?

Dit bidrag som chef, leder eller konsulent er vigtigt i dette arbejde. Benyt konferencen til at få ny inspiration og udveksle erfaringer og pleje dit netværk med fagfæller på tværs af det kommunale landskab.

Konferencen afholdes af KL i samarbejde med chefforeningerne OHRC og KIT@.