Nyt AI-projekt hjælper Københavns Kommune med løn og ansættelser i komplekst pionerprojekt

Mange overenskomster og komplekse lønforhold

Løn- og personaleadministration i en stor kommune som København er langt mere kompliceret, end mange forestiller sig. Kommunen har medarbejdere på tværs af en lang række faggrupper, og hver gruppe er ofte omfattet af forskellige overenskomster, tillæg og anciennitetsregler. Det gør sagsbehandlingen tidskrævende og stiller krav i forhold til kvalitet og ensartethed. Eksempelvis på skole- og pædagogområdet.

“Vi dækker omkring 75 overenskomster, og de er voldsomt forskellige. Der er kæmpe forskel på, hvordan man regulerer sig på de forskellige områder,” siger Jacob Teudt Jørgensen.

Jacob er udviklingskonsulent i Koncernservice i Københavns Kommune, hvor han igennem nu snart ti år har bidraget med udvikling, procesforbedringer og digitale løsninger på løn- og personaleområdet. Han holder et vågent blik på nye muligheder, også med AI.

“Jeg sad på en konference i foråret 2023 og hørte om AI første gang. Det var lige efter, at det hele eksploderede,” siger Jacob.

Kobling af den administrative udfordring og mulighederne med AI lå lige for: Kunne man digitalt gøre noget for at håndtere løn og ansættelser på en nemmere måde?  Kunne AI støtte med at vurdere jobansøgeres erfaring, finde deres lønklasse, afklare tillæg og fortolke de rette regler korrekt?

Sådan kom projektet i gang

Kommunen havde allerede velfungerende samarbejder med leverandører af processystemer og digitale arbejdsgange, og det var på den baggrund, at Jacob fik ideen til at afprøve AI som hjælp til ansættelsessager.

Det førte til et proof of concept, hvor man testede, om AI kunne håndtere dele af opgaven. Resultaterne var lovende, og senere blev der søgt midler til et større projekt.

“I foråret 2025 blev midlerne godkendt, og så har vi kørt projektet siden,” siger Jacob.

Iterativ proces med oplæring og kvalitetssikring

Et centralt princip har været at gå forsigtigt og systematisk frem. AI-løsningen er ikke sat direkte i drift uden test. I stedet har medarbejdere i en længere periode arbejdet parallelt med AI-forslag og deres egen faglige vurdering.

“Når de er færdige med deres sag, trykker de på knappen og får resultatet fra AI. Så siger de: Vi er enige, eller vi er uenige. Hvis AI tager fejl, undersøges det hvorfor: Er der huller i vores regelbilleder? Er instruktionerne til AI ikke gode nok? Skal vi bygge nye agenter? På den måde bliver løsningen løbende forbedret. Det, jeg bryster mig mest af, er, at vi ikke gør noget, uden at det har været grundigt undersøgt af forretningen,” siger Jacob.

Gradvis skalering

Kommunen har bevidst valgt ikke at starte for stort. Første fase fokuserer på udvalgte fagområder.

“Vi vil kun kigge på skolelærere og overenskomsten for pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter,” siger Jacob.

Når løsningen fungerer stabilt, kan den udvides til flere områder.

Teknikken bag løsningen

Løsningen kombinerer klassisk IT med nyere AI-teknologi. AI bruges blandt andet til at læse CV’er og udtrække relevant erfaring, som ellers ville kræve manuel gennemgang. AI beregner ikke selve lønnen, men de parametre, som skal sendes videre til kommunens lønsystem. Det betyder, at eksisterende systemer fortsat er fundamentet, mens AI fungerer som intelligent støtte ovenpå.

“Og vi forventer at gå fra pilotforløb til produktion pr. 20. maj 2026,” siger Jacob.

Perspektiverne rækker længere end administrationen

På længere sigt ser Københavns Kommune flere anvendelser. En af dem er værktøjer til ledere, som skal rekruttere nye medarbejdere. Her vil AI kunne hjælpe med hurtigt at beregne lønniveauer ved forskellige scenarier.

“Hvis du er skoleleder og er i tvivl, om dit budget kan holde til at ansætte en lærer med 10 års erfaring, så kan du få et tal frem på skærmen,” siger Jacob. 

Konference: Hør mere om AI-understøttet vagtplanlægning

Tag med på konferencen “HR og Digitalisering” den 18. juni i Aarhus. Som en af de mange oplægsholdere vil Jacob Teudt Jørgensen fortælle meget mere om udviklingen af Københavns Kommunes AI-værktøj til løn- og personaleadministration. Konferencen bliver en dag pakket med nye vinkler på krydsfeltet mellem HR og digitalisering med oplæg, cases, sessioner og drøftelser indlagt undervejs. Tilmelding til konferencen er åben nu.

Derfor skal du med på konference

Samspillet mellem digitalisering og HR-området er kommet i forgrunden: Hvordan kan HR understøtte digitaliseringen? Hvordan kan digitaliseringen understøtte HR? Og hvordan kan HR og digitalisering i forening understøtte udvikling og drift af kommunernes kerneopgaver i fremtiden?

Dit bidrag som chef, leder eller konsulent er vigtigt i dette arbejde. Benyt konferencen til at få ny inspiration og udveksle erfaringer og pleje dit netværk med fagfæller på tværs af det kommunale landskab.

Konferencen afholdes af KL i samarbejde med chefforeningerne OHRC og KIT@.