Når arbejdsgangene spænder ben: Klæd kommunen på til selv at skabe bedre processer

En arbejdsgang bliver sjældent besværlig fra den ene dag til den anden. Et ekstra trin kommer til her. En ny digital løsning lægges oven på den eksisterende proces dér. Nye regler ændrer ansvaret, og måske bliver en opgave sendt frem og tilbage mellem flere enheder, fordi det er sådan, man altid har gjort.

Over tid kan resultatet blive arbejdsgange med unødige trin, uklare snitflader og manuelle processer, som tager tid fra kerneopgaven.

Derfor er arbejdet med gode arbejdsgange ikke kun en opgave for digitaliseringsafdelingen. Det er en fælles organisatorisk disciplin, som er relevant på tværs af kommunens fagområder.

Fra den nuværende arbejdsgang til en bedre

På KL’s kursus om gode arbejdsgange lærer et hold af kommunens egne medarbejdere at arbejde systematisk med processer fra den første analyse til den nye arbejdsgang er klar til at blive taget i brug.

Den første kursusdag handler om at forstå den eksisterende proces – det, der i procesarbejdet kaldes as-is. Deltagerne arbejder blandt andet med at afgrænse opgaven, udvælge de vigtigste processer og skabe et fælles billede af, hvordan arbejdet faktisk foregår i dag.

På anden dagen flyttes blikket mod to-be: Hvordan bør arbejdsgangen se ud fremover? Her arbejder deltagerne med redesign, idéudvikling og facilitering og med den vigtige opgave at få den nye arbejdsgang implementeret og fulgt til dørs.

Medarbejderne skal med – ikke bare tegnes ind i processen

En god procesanalyse handler ikke kun om at tegne kasser og pile. De medarbejdere, der løser opgaven til daglig, ligger ofte inde med den vigtigste viden om, hvor processen fungerer – og hvor den går i stå.

Derfor er facilitering og medarbejderinddragelse en central del af kurset. Deltagerne lærer blandt andet at gennemføre workshops, hvor medarbejdernes viden bringes i spil, og at dokumentere arbejdsgange grafisk, så de kan diskuteres, forbedres og efterfølgende formidles i organisationen. 

Det gør procesarbejdet anvendeligt både i forbindelse med større digitaliseringsprojekter og i den løbende udvikling af opgaveløsningen på fx social-, beskæftigelses-, borgerservice-, økonomi- eller teknikområdet.

Byg kompetencerne op i egen organisation

Kurset adskiller sig fra et traditionelt åbent kursus ved, at kommunen selv sammensætter det hold, der skal uddannes. Det kan fx bestå af interne konsulenter og administrative medarbejdere fra forskellige dele af organisationen.

Dermed er ambitionen ikke alene, at den enkelte deltager får nye værktøjer. Kommunen opbygger en fælles metode og et fælles sprog for procesarbejde, som efterfølgende kan bruges på tværs af organisationen.

Efter kurset skal procesteamet kunne gennemføre en analyse og et redesign af en proces, facilitere involverende workshops, dokumentere arbejdsgange og være opmærksom på de typiske faldgruber, der kan forhindre en god proces i at blive til en reel forandring. 

KL kommer ud til jer

Kurset gennemføres over to dage i jeres egen kommune, og I aftaler selv tidspunktet med KL. Det betyder, at I kan samle de medarbejdere, der skal udgøre kommunens procesteam, og tage afsæt i jeres egen organisation og hverdag.

Læs mere om KL’s kursus om gode arbejdsgange og mulighederne for at uddanne jeres eget procesteam: