Varde Kommune vil gøre op med kortsigtede løsninger og arbejder strategisk frem mod 2030

Bevægelse væk fra den traditionelle tilgang til budgetlægningen

Som mange andre kommuner har Varde Kommunehaft tradition for at udarbejde årlige sparekataloger til budgetforhandlingerne. Imidlertid fokuserede disse ofte på at finde isolerede besparelser inden for de enkelte fagområder, hvilket ofte resulterede i, at de politiske beslutninger ikke kunne adressere de større og mere grundlæggende økonomiske udfordringer, kommunen stod over for. Ifølge Karin Esmarch, økonomichef i Varde Kommune, blev denne tilgang efterhånden utilfredsstillende for både politikere og forvaltning, da man ”kiggede på de 2 procent i stedet for de 98 procent”, fortæller hun.

Det har ledt frem til, at man med budgettet for 2024 vedtog en budgetaftale, der markerede et skift væk fra kortsigtede, reaktive tiltag til en langsigtet strategi, som bl.a. omfattede flerårige budgetter, afskaffelse af traditionelle sparekataloger og en større vision og reformplan for Varde Kommune: 2030-planen. Det har betydet, at, i stedet for at jage besparelser årligt, har kommunen nu valgt at fokusere på større strukturelle tilpasninger for at ruste kommunens økonomi til fremtiden. Samme strategi med et langsigtet fokus er at finde i det netop vedtagne budget for 2025, hvor der afsættes 20 mio. kr. til investeringer i fremtidens velfærd på fire områder og 3 mio. kr. til kommende investeringstiltag.

2030-Planen: En vision for fremtiden

En væsentlig årsag til, at Varde Kommune kan anlægge et langsigtet perspektiv er, at økonomien er stabil og man dermed står på en solid platform til at investere – også selvom det forventeligt først ville give afkast på længere sigt. Det krævede dog markante sparerunder i budgetårene forinden, før at økonomien var stabil nok til at kunne investere langsigtet. Det var netop de markante økonomiske opbremsninger, der tærede på organisationen og var katalysator for at arbejde mere langsigtede løsninger på de komplekse udfordringer, som kommunen står over for, såsom et stigende antal ældre, færre i den erhvervsaktive alder, rekrutteringsproblemer og et faldende børnetal.

2030-planen har til formål at skabe retning og tid til forandringer for hele organisationen ved at etablere langsigtede mål, som alle fagområder og politikere kan arbejde hen imod. En central del af planen er således, at de enkelte fagområder gives større ansvar for deres egne budgetter, mens deres aktiviteter og økonomiske dispositioner stadig skal understøtte de overordnede mål i 2030-planen. Helt konkret betød det for budgettet i 2024, at man vedtog, at der ikke måtte komme nogen nye driftsforslag fra fagområderne: ”Hvis man manglede penge, måtte man klare det indenfor eget budget, men jeg oplever samtidig også, at fagudvalgene virkelig har taget ansvaret på sig, hvilket har givet dem et langt større ejerskab over deres område”, fortæller Karin Esmarch.

Manøvren har transformeret sig til, at der er blevet lavet langsigtede reformspor på de enkelte områder, hvor man har taget grundigt bestik af og kigget dybere ind de vigtigste udfordringer og mulige løsninger herpå. Ligesom man har taget den første dialog om strukturen i organisationen.

I den forbindelse fremhæver Karin Esmarch, at processen har været en måde at bringe nye emner i spil: ”Det har været en anledning til at se på struktur, som ellers godt kan være lidt tabubelagt i en decentral kommune som vores, hvor der bl.a. er små skoler, plejeboliger og mange haller, men det bliver på en eller anden måde mere legitimt, når man kigger på det på den længere bane, og det ikke lige er i morgen, at vi skal tage en beslutning. Derved kan vi også arbejde med at imødegå behovet for strukturændringer”.

Arbejdet er organiseret i og bliver styrket gennem en systematisk analyseproces, hvor kommunen hvert år udarbejder en analyseplan, som fastlægger, hvilke områder der er behov for nærmere undersøgelse, og hvilke udfordringer der skal prioriteres. Nogle af analyserne udføres internt, mens andre foretages eksternt. Det sikrer, at kommunen konstant er på forkant med de udfordringer, der måtte opstå.

Et byråd, som arbejder godt sammen og øget involvering af borgere sikrer den fælles fremtid

For Varde Kommune har det gode samarbejde i byrådet været en central forudsætning for at kunne arbejde mere langsigtet og reformorienteret, hvilket også understøttes af, at det er en enig kommunalbestyrelse, der igen stod bag budgetaftalerne for 2024 og 2025. Karin Esmarch fremhæver, at processen har medvirket til at skabe en øget bevidsthed blandt politikerne om de udfordringer, kommunen står over for, både nu og i fremtiden og derved gjort det lettere at opnå en fælles forståelse og enighed om de nødvendige forandringer. Udvalgene drøfter næsten månedligt 2030-planen med støtte fra en udviklingskonsulent, og det er et krav, at en økonomikonsulent også deltager i drøftelserne. Tillige afholdes der løbende møder mellem stabscheferne for at sikre fremdrift. Denne proces er med til at forankre arbejdet dybt i organisationen, hvilket skaber tryghed og gennemsigtighed – også ift. efter kommunalvalget i 2025.

Den samme logik omkring inddragelse gør sig gældende ift. borgere. Allerede i december 2023 inviterede Varde Byråd alle borgere i Varde Kommune til at høre mere om, hvad byrådet konkret mener, når der bliver sagt Varde 2030. På den måde fik borgerne indblik i det politiske maskinrum og er med til at sikre, at alle interessenter føler sig hørt og inddraget i beslutningsprocesserne. Desuden peger Karin Esmarch på, at det også har været med tanke på at skabe en bedre forventningsafstemning om fremtiden for velfærden i Varde Kommune.

En proces, der ikke har været uden udfordringer og vigtig læring

Selvom den nye tilgang til budgettet i Varde Kommune både har været positivt for metaltrætheden i organisationen og gjort kommunen bedre rustet til at imødekomme fremtidens udfordringer, så har processen hidtil ikke været uden udfordringer. Det har bl.a. krævet en stor omstilling af både medarbejdere og politikere, hvortil Karin Esmarch bemærker, at det har været nødvendigt at opbygge nye kompetencer og styrke samarbejdet på tværs af fagområder og stabe. ”Vi har virkelig lagt skinnerne, mens vi kørte”, siger hun og fortæller, at det både har krævet en høj grad af fleksibilitet og tilpasningsevne.

For at lette overgangen har kommunen implementeret forskellige initiativer, der understøtter fagområderne i deres arbejde. Der er f.eks. blevet udarbejdet faktaark for alle fagområder, som giver en grundlæggende forståelse af udfordringerne og mulighederne inden for hvert område. Dertil er der afsat midler til en investeringspulje, som skal støtte og sikre, at de igangsatte initaver kommer i mål. Men som Karin Esmarch bemærker, er der stadig stor forskel på, hvor langt de enkelte fagområder er nået i processen. De områder, der er længst fremme, er typisk dem, hvor udfordringerne er størst, såsom social- og sundhedsområdet. Her har man måttet tackle udfordringer som rekruttering, sygefravær og en høj andel af deltidsansatte – problemer, der kræver en langsigtet og strategisk tilgang. ”Fagudvalgene er forskellige – og man kan godt stille forskellige krav til dem”, afslutter hun.

Fra en vision til konkrete indsatser

I budgetarbejdet for 2026 har Varde Kommune arbejdet for at blive konkrete på de indsatser, som kommunen vil investere i frem mod 2030. Indsatser, der bidrager til at løse de komplekse udfordringer, som kommunen har identificeret i det indledende analysearbejde, og som samtidig kan bidrage til at skabe råderum.

Et eksempel på denne type indsats er kommunens nye vagt- og ruteplanlægningssystem, som kommunen har udviklet i samarbejde med Deloitte. Indsatsen er bl.a. valgt, da den understøtter Varde Kommunes udfordringer på ældreområdet. Her oplever kommunen den samme udfordring som resten af landet – nemlig en kombination af et stigende antal ældre og udfordringer med at rekruttere personale.

Vagt- og ruteplanlægningssystemet bruger kunstig intelligens til at indkapsle den kompleksitet, der ligger i vagt- og ruteplanlægningsopgaven, både ift. medarbejderkompetencer, ruteoptimering, tilpasning af bilflåden mv. Hør bl.a. om casen på et KL-webinar om kunstig intelligens fra d. 25. februar 2025, der kan ses gratis her (casen præsenteres fra 34:00).

Det har taget halvandet år at udvikle i samarbejde med Deloitte, og indsatsen er derfor et godt eksempel på en case, der ville have svært ved at igangsætte, hvis råderummet skulle realiseres inden for en et- eller toårig periode. Indsatsen er finansieret gennem en intern digitaliseringspulje på 6 mio. kr., som blev aftalt i budgettet. Kommunen forventer, at indsatsen på sigt vil understøtte en bæredygtig økonomi, da man har estimeret et markant potentiale på ca. 16 mio. kr. årligt ved fuld indfasning. Dette evalueres løbende i implementeringsfasen.

Varde Kommune arbejder fortsat videre med at konkretisere indsatser i 2030-planen i løbet af 2025.