Køge Kommune: It-systemet Nexus understøtter høj kvalitet og ensartet dokumentation

Områderne Ældre og Sundhed og Træning og Social har hver især en central tovholder, som i tæt samarbejde med systemadministratorer sikrer løbende information, sparring og videndeling til ledere og teamledere. Formålet er at give ledelsen overblik, indsigt og redskaber til at kunne understøtte og sikre lokal efterlevelse af arbejdsgange og dokumentationsmetoder.

Hver enhed har én eller flere superbrugere/ressourcepersoner, som har til opgave at understøtte enhedens dokumentationspraksis ved fx at bidrage til høj kvalitet og ensartethed i dokumentation og undervise kollegaer og ledere i opdateringer.

Som ny superbruger gennemgår man en superbrugeruddannelse. Her får superbrugeren udvidet tekniske rettigheder, en dybere systemforståelse, læring i didaktik og pædagogik og et klart billede af deres rolle i organisationen.

Superbrugerne mødes regelmæssigt for faglig sparring og videndeling.

Denne organisering understøtter en kultur, hvor medarbejdere hurtigt kan få hjælp og vejledning tæt på i praksis.

Køge Kommune har nedsat en arbejdsgangsgruppe, der udvikler og vedligeholder lokale arbejdsgange i tæt samarbejde med systemadministratorer og superbrugere/ressourcepersoner samt relevante faglige repræsentanter.

Arbejdsgangene fungerer som praktiske redskaber for medarbejderne og understøtter stabil drift ved at sikre, at alle arbejder efter samme praksis - både i drift og dokumentation.

Der er især fokus på de forskelle, der kan være mellem driftsområderne, fx arbejdsgange i lokalteams, plejeboliger, midlertidige døgnpladser eller andre specialiserede tilbud. Dette fokus sikrer, at arbejdsgangene er relevante, praksisnære og tilpasset den konkrete driftsform.

Indsatsen har haft positive effekter. Medarbejderne oplever, at de har let adgang til hjælp og vejledning, når der er brug for det og en større tryghed i dokumentationspraksis. I forlængelse fremhæver de, at der er færre fejl og at indsatsen medfører et bedre overblik.

For borgerne betyder brugen af Nexus, at de får mere ensartet og korrekt hjælp og støtte grundet en fagrelevant dokumentation. Dette er med til at styrke koordineringen på tværs af faggrupper.

Samlet set har indsatsen styrket kvaliteten og ensartethed i dokumentationspraksissen. Det har bidraget til et velfungerende, datadrevet grundlag for drift og ledelse.

Kommunen afholder løbende onboardingkurser for nye medarbejdere. Hvis der er ledige pladser, kan teamledere tilmelde medarbejdere til opfriskning. Det bidrager til, at enhederne løbende vedligeholder deres dokumentationskompetencer og er klædt på til at håndtere nye krav og ændringer.

Derudover arbejder Køge Kommune løbende med at udvikle og styrke anvendelsen af Nexus, blandt andet gennem et tværgående innovationsteam med repræsentanter fra alle afdelinger i organisationen.

Kvalitets- og udviklingssygeplejerske Gitte Selby Hervard

Mail: gitte.s.hervard@koege.dk