Journalisering er et vigtigt fundament for sikring af kommunens dokumentation og vidensdeling, hvad enten sager og dokumenter opbevares på digital form (i ESDH systemer) eller på papir.
KL Emnesystematik (KLE) er en retskildebaseret kommunal taksonomi (journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven (handlingsfacetterne) på den enkelte sag. KL Emnesystematik tilstræber til enhver tid at reflektere den del af den danske lovgivning, der omfatter den kommunale forvaltning.
Kobling mellem KLE emne og anbefalet tidsfrist for sletning efter databeskyttelsesforordningen.
KL stiller en online version til rådighed som supplement til brug i ESDH. Databasen har intelligent søgefunktion og hierarkisk navigation i indhold.
KLE leveres til ESDH-leverandører i to varianter af XML: Version 1.1 og Version 2.0. Version 2.0 giver mulighed for ekstra funktionalitet i ESDH-systemet.
Mulighederne er
Understøttelse af funktionaliteten forudsætter at leverandøren indbygger det i systemet. Kontakt gerne KLE redaktionen for spørgsmål eller hjælp.
| KLE Emneplan | KLE data leveret efter | |
|---|---|---|
| Version 1.1 XML skema |
Version 2.0 XML Skema | |
| Hovedgrupper | • | • |
| Grupper | • | • |
| Emne | • | • |
| Vejledning | • | • |
| Retskilde referencer | • | • |
| KLE AdministrativInfo (dato historik) | • | • |
| Delplan filter (*) | • | |
| BevaringJaevnfoerArkivloven (**) | • | |
| SletningJaevnfoerPersondataloven (***) | • | |
* Delplan filter giver mulighed for visning af et reduceret antal emner, fremfor hele KLE. Funktionen er målrettet bestemte fagområder, fx skole, dagtilbud og jobcenter.
** Bevarings- og kassationskoder på emner åbner for kassation af dokumenter fra kommunale ESDH / IT systemer i overensstemmelse med Statens Arkivers cirkulæreskrivelse og det deraf mulige rationale.
*** På hvert emne er sat en vejledende sletningsfrist, som – med enkelte undtagelser - er 5 år. Elementet er en operationalisering af fællesanmeldelserne, hvor kombinationen slettefrist + cpr nummer + sagsafslutning gør det muligt at sætte et flag på sagen for, hvornår den bør slettes, eller frist forlænges.
| KLE Handlingsfacetter | KLE data leveret efter | |
|---|---|---|
| Version 1.1 XML skema |
Version 2.0 XML Skema | |
| Handlingsfacet Kategori | • | • |
| Handlingsfacet | • | • |
| Vejledning | • | • |
| KLE AdministrativInfo (dato historik) | • | • |
| BevaringJaevnfoerArkivloven | • | • |
| Delplan filter (*) | • | |
| KLE Stikord | KLE data leveret efter | |
|---|---|---|
| Version 1.1 XML skema |
Version 2.0 XML Skema | |
| KLValideredeStikord | • | • |
| RetskildeStikord | • | • |
| RetskildeReference | • | • |
| KLEAdministrativInfo | • | • |
| Sagsguider | • | |
| Delplan filter | • | |
Ud over import af XML filer i ESDH systemet, kan KLE leveres i en såkaldt REST Webservice, hvor data er indpakket på samme måde som KLE XML 2.0 versionen.
KL Emnesystematik er en opgavetaksonomi, der giver kommuner mulighed for at tilknytte emne (opgave) og handlingsfacet som sagsoplysninger (meta-data) på sager ud fra en veldefineret og vedligeholdt systematik.
KLE redaktionen disponerer over KLE numre i bestemte intervaller. Kommuner der ønsker at udvide systematikken med lokale numre kan disponere over følgende numre:
Abonnementsbrevene indeholder information om de væsentligste ændringer i emner og facetter. Brevene udkommer kvartalsvist.
Gældende abonnementsbetingelser for KL Emnesystematik
Vedligeholdes af KL, IT-Arkitektur & Standarder.
Kontakt KLE redaktionen for tegning af en abonnementsaftale. Se kontaktperson nederst på siden.
Med abonnementet følger en webudgave af KL Emnesystematik, KLE-online, der ligeledes opdateres 4 gange årligt.
Med abonnementet følger en brugerservice. Kommunen har adgang til at stille spørgsmål om konkret brug. Kontaktpersoner er angivet nederst på siden.
Betaling af abonnement opkræves en gang årligt i april måned.
Redaktionen kan tilbyde tilkøbsprodukter til KL Emnesystematik.
Abonnementsprisen beregnes ud fra 2 trin. Trin 1 en enhedspris pr. borger for de første 100.000 indbyggere, og trin 2, en enhedspris for den andel, der overstiger 100.000 indbyggere. Abonnementsprisen reguleres årligt efter KL's pris- og lønskøn, og modregnes befolkningstilvæksten på landsplan.
Kommunen kan i forbindelse med arkivudtræk rekvirere en arkiveringsversion af KL Emnesystematik som en del af abonnementet. Arkiveringsversionen indeholder fuld historik tilbage fra 1988.
Ønskes abonnementet opsagt, meddeles dette skriftligt til KLE redaktionen, senest d. 1. november det pågældende år. Abonnementet vil efter opsigelse løbe indtil årets udgang. Leverandøren af et evt. ESDH system er ved udløbet forpligtet til at fjerne muligheden for at bruge KL Emnesystematik ved sagsoprettelse. KL kontakter den pågældende leverandør herom ved modtagelsen af opsigelsen.
KL afholder kurser i sagsdannelse og KL Emnesystematik, herunder enkeltsagsprincippet, journalisering og den tilhørende forvaltningslovgivning.
Kurserne henvender sig til brugere, superbrugere og ESDH-ansvarlige, der arbejder med journalisering og ESDH. De kan afholdes i forbindelse med implementering af nye rutiner for sagsdannelse, nyt ESDH eller blot ud fra et behov for genopfriskning eller lignende.
Kurserne kan målrettes de konkrete behov i kommunen og kan fx tage afsæt i bestemte fagområder eller eksempler fra egen hverdag. Det fulde kursusprogram herunder kan derfor bruges som udgangspunkt for en nærmere aftale om et eller flere konkrete kurser.
Standard-kursusprogrammet med de spørgsmål, som kurset giver svar på:
Journalisering (lovkrav, journaliseringspligt og nytteværdi)
Vi tilbyder ligeledes konsulentydelser vedrørende:
