Hvordan kan styrket indkøbspraksis skabe værdi på socialområdet?
Hver dag foretager chefer og medarbejdere i kommunerne køb af komplekse ydelser tæt på borgeren. Det drejer sig fx om botilbud, specialundervisning og forebyggende indsatser til børn og unge. Køb der med fordel kan gennemføres med støtte fra kommunens indkøbsfunktion eller kollegaer, der har indgående viden om kontraktindgåelse, forhandling og dialog med leverandører samt tilbud.
Hver dag foretager chefer og medarbejdere i kommunerne køb af komplekse ydelser tæt på borgeren. Det drejer sig fx om botilbud, specialundervisning og forebyggende indsatser til børn og unge. Køb der med fordel kan gennemføres med støtte fra kommunens indkøbsfunktion eller kollegaer, der har indgående viden om kontraktindgåelse, forhandling og dialog med leverandører samt tilbud. På den måde bringes erfaringer i spil, der kan bidrage til at styrke indkøbet, og sikre kvalitet i indhold og processerne før, under og efter en kontrakt er indgået. Netop kontrakten er omdrejningspunktet for mange af de kommuner, der arbejder målrettet med at styrke indkøbspraksis på det specialiserede socialområde.
Det er også tilfældet i Lyngby-Taarbæk Kommune. Læs med, og bliv klogere på, hvordan kommunen gennem fokus på kontrakter og forhandling har arbejdet med at styrke deres indkøbspraksis på det specialiserede børn, unge og voksenområde og skabt resultater for både borgerne og kommunens økonomi.
Et overordnet blik på kommunernes indkøb af sociale indsatser
KL har gennemført en survey blandt socialcheferne, der bl.a. giver indblik i kommunernes arbejde med indkøb på socialområdet. Samlet set svarer 65 pct., at KL’s standardkontrakter anvendes ved alle eller de fleste køb og salg af botilbud og bostøtte. 2/3 svarer, at kontrakterne på botilbudsområdet normalt indeholder en beskrivelse af, hvor mange ugentlige timer efter hhv. § 83 og § 85, der er omfattet aftalen.
Når det kommer til forhandling, har lige knap 9 ud af 10 i høj grad fokus på forhandling med leverandører af sociale indsatser ved det indledende køb, mens det gælder for 7 ud af 10, når det kommer til fokus på handling i den løbende opfølgning. I 1/4 af kommunerne er der ansat en forhandler, mens sagsbehandlerne i lige knap 2/3 af kommunerne selv foretager forhandling.
På baggrund af surveyet har KL udviklet et styringsoverblik på det specialiserede voksenområde, som alle kommuner kan tilgå på KL’s hjemmeside. Find linket i bunden af artiklen.
Lyngby-Taarbæk Kommune styrker deres indkøbspraksis på socialområdet
Siden 2019 har Lyngby-Taarbæk Kommune haft fokus på at styrke deres praksis ift. indkøb på det specialiserede børn, unge og voksenområde. Formålet har været dels at skabe øget kvalitet for borgerne og dels at sikre effektiv ressourceudnyttelse, hvor der skabes mest mulig værdi for de tilgængelige ressourcer.
Forhandlings- og udviklingskonsulent med samarbejde mellem indkøb, økonomi og myndighedsafdelingen
Det første tiltag, kommunen iværksatte i 2019 var at ansætte en forhandlings- og udviklingskonsulent, der skulle styrke forhandlingen i de enkelte sager og bidrage til kvalitetsudvikling på området – bl.a. via sparring og kompetenceudvikling for myndighedsrådgiverne. Forhandlings- og udviklingskonsulent har et tæt samarbejde med myndighedsrådgiverne og sidder endvidere på samme fysiske lokation i det daglige. Ifølge forhandlings- og udviklingskonsulent, Mona Mortensen, har det stor betydning: ”Når vi har vores daglige gang det samme sted, får vi nemmere en snak over kaffemaskinen – og det betyder rigtig meget for vores samarbejde og for hvor meget rådgiverne trækker på mig ift. fx sparring”. I Lyngby-Taarbæk Kommune opleves det som en fordel, at forhandlings- og udviklingskonsulenten kan bistå myndighedsrådgiverne i forhandling med leverandører. Det gør nemlig, at myndighedsrådgiverne kan undgå at have ”to kasketter” på i samarbejdet med leverandørerne.
Derudover deler forhandlings- og udviklingskonsulenten kontor med den økonomikonsulent, der har ansvar for området. Det bidrager til at forhandlings- og udviklingskonsulenten har et tæt indblik i økonomien både på sagsniveau og for området som helhed. Der er endvidere etableret et struktureret samarbejde mellem forhandlings- og udviklingskonsulenten og kommunens indkøbsafdeling, hvor der er udpeget en nøgleperson fra indkøbsafdelingen, som forhandlings- og udviklingskonsulenten løbende sparrer med.
Som noget nyt, skal forhandlings- og udviklingskonsulenten fremadrettet deltage på visitationsmøder på det specialiserede voksenområde. Forhandlings- og udviklingskonsulent, Mona Mortensen, beskriver formålet således ”Det gør at jeg kommer tættere på processen fra start af og kan arbejde mere praksisnært – fx hvis en leverandør søger om takstforhøjelse”.
Andre tiltag, der kan styrke kommunens indkøbspraksis
Lyngby-Taarbæk Kommune arbejder endvidere med en række andre tiltag, der har til formål at skabe øget kvalitet og bedre ressourceudnyttelse i indkøbene:
Forhandlings- og udviklingskonsulenten underviser i samarbejde med nøglepersonen fra indkøbsafdelingen alle myndighedsrådgivere i brug af KL’s standardkontrakt. Undervisningen gennemføres løbende i takt med at der onboardes nye medarbejdere. Derudover er det vedtaget, at KL’s standardkontrakt skal anvendes i alle nye kontraktforhold. Formålet er at sikre et mere klart aftaleforhold i de indgåede aftaler.
Både myndighedsrådgivere og forhandlings- og udviklingskonsulenten arbejder med forhandling ved alle nyindgåede aftaler. Et særligt fokus i forhandlingsprocessen er særtakster, hvor man i Lyngby-Taarbæk Kommune er begyndt at fastsætte klare rammer. Det kan eksempelvis være ved at fastsætte en dato for, hvornår særtaksten afsluttes, eller at det skrives ind i kontrakten, at der følges månedligt op på særtaksten.
I nogle tilfælde beder Lyngby-Taarbæk Kommune leverandører om at lave tidsregistrering, hvor de i en periode på fx 3 uger registrerer hvad der bruges tid på ift. den pågældende borger. Oplevelsen er at både kommunen og leverandøren er glade for arbejdet med tidsregistreringen. Det skyldes, at der opbygges en større fælles forståelse af borgerens behov, og det giver et godt afsæt for en kvalificeret dialog om borgerens støttebehov og tilrettelæggelsen af støtten. Når Lyngby-Taarbæk Kommune modtager tidsregistreringen fra en leverandør trækker de på kommunens egne tilbud for at få sparring.
I alle de sager, hvor der er uklare forhold i kontrakterne ift. prisregulering, har Lyngby-Taarbæk Kommune kortlagt om leverandøren prisregulerer under eller over niveauet for prisregulering fastsat af KL. I de sager, hvor leverandøren prisregulerer på et højere niveau, har kommunen skrevet et brev og bedt leverandøren om at redegøre for årsagen hertil via nogle formularer. På baggrund heraf, igangsætter forhandlings- og udviklingskonsulenten en dialog med leverandøren med henblik på forhandling af prisreguleringen.
Der er blevet udarbejdet en samarbejdsaftale, der beskriver rammerne for samarbejdet mellem kommunen og en leverandør som kommunen har et stort samarbejde med. Derudover er det aftalt, at leverandøren har en fast kontaktperson i kommunen, hvilket leverandøren er rigtig glade for.
Opdatering af KL’s standardkontrakt på det specialiserede voksenområde
På det specialiserede voksenområde har KL i samarbejde med en række kommuner og rammeaftalesekretariaterne opdateret standardkontrakterne hertil. På baggrund af evaluering af de hidtil kontrakter er kontrakterne blevet justeret.
De væsentlige ændringer i kontrakterne er:
- Afregningsfrister
- Regulering af takster
- Manglende levering af indsatsen
- Erstatningspligt
- Forsikringsforhold
- Udarbejdelse af boligdokument ved § 108
- Sproglige og redaktionelle justeringer.
De opdaterede standardkontrakter på det specialiserede voksenområde kan findes nederst på siden og her:
Gevinster for både borgerne, medarbejderne og kommunens økonomi
En central gevinst med Lyngby-Taarbæk Kommunes arbejde, er at kommunen har fået et tættere samarbejde med leverandørerne samt en mere kvalificeret dialog om borgernes behov – fx via samarbejdsaftaler og tidsregistrering. Dette er i høj grad også til gavn for borgerne, idet kommunen i højere grad kan lykkedes med at sikre det rette match mellem borgerens behov og den støtte som leverandøren yder til borgeren. Forhandlings- og udviklingskonsulent, Mona Mortensen, udtrykker det således ”Når vi har et tæt samarbejde med leverandørerne får vi også meget større indsigt i hvilken kvalitet leverandørerne kan tilbyde borgerne, og det gør at vi i langt højere grad kan sikre, at borgerne får den støtte de har brug for”.
Derudover betyder forhandlingsprocesserne, at der generelt forhandles bedre aftaler og vilkår for borgerne end tidligere. Heraf skabes der mere værdi for de tilgængelige ressourcer. Dette kommer også til udtryk ved, at der hentes konkrete økonomiske gevinster, samtidig med at det sikres at borgeren modtager den rette støtte. På børn- og ungeområdet ses det eksempelvis at man i 3 af de dyreste sager i gennemsnit har opnået en tastnedsættelse på 30,9 pct. pr. år. På voksenområdet har man i 3 af kommunens dyreste sager opnået en takstnedsættelse på 21,9 pct. om året. Idet der er tale om nogle af de dyre sager, giver den procentmæssige besparelse en stor økonomisk gevinst.
De næste skridt i det videre arbejde med at styrke indkøbspraksis
I 2024 og frem vil Lyngby-Taarbæk Kommune bl.a. arbejde med implementering af følgende tiltag:
- Undervisning i og implementering af KL’s standardkontrakt på udsatte børn- og ungeområdet
- Opfølgning 3-4 gange om året på de dyreste sager efter Servicelovens §107, §66.6.7 og §76
- Udarbejdelse af leverandørkatalog, hvor der samles viden om alle de leverandører kommunen anvender – fx information om pris, ydelser, kontaktpersoner, tilsynsrapporter mv. Formålet med kataloget er, at skabe et samlet overblik med vidensdeling for myndighedsrådgiverne over, de tilbud der er kendt og anvendt af kommunen og deres kendte rammer for målgruppe og indsats. Så når rådgiverne står og skal finde fx et botilbud, at de kan starte med at kigge i kataloget.
Har du spørgsmål?
Kontakt Forhandlings- og udviklingskonsulent, Mona Mortensen på mail momor@ltk.dk.
Ny KL standardkontrakt på udsatte børn-og ungeområdet
I fællesskab med kommunale repræsentanter samt repræsentanter fra rammeaftalesekretariaterne har KL udarbejdet standardkontrakter på det udsatte børn- og ungeområde.
KL anbefaler, at kontrakterne anvendes i forbindelse med nye køb på det udsatte børn- og ungeområde mellem bøde kommuner og regioner samt private tilbud.
Standardkontrakterne skal sikre et sikkert, genkendeligt og juridisk bindende grundlagt for samarbejdet mellem to parter omkring et konkret køb. Formålet med standardkontrakterne er at støtte op om et gnidningsfrit samarbejde mellem køber og leverandør samt skabe gennemsigtighed i forhold til indsats, pris og vilkår for både sælger og køber.
Kontrakterne på børn- og ungeområdet kan anvendes til aftaler vedr. servicelovens § 52 stk. 3 nr. 4 i døgnophold for hele familien på en døgninstitution, jf. servicelovens §§ 66, aflastningsordning på institution jf. § servicelovens 53, stk. 3. nr. 5, jf. servicelovens § 66 samt 52, stk. 3 nr. 7 anbringelse af barnet eller den unge uden for hjemmet på anbringelsessted jf. servicelovens § 66.
Kontrakterne og vejledningerne på børn- og ungeområdet opdateres 1. januar 2024 og bliver tilpasset barnets lov.
Kontrakterne på børn- og ungeområdet kan findes nederst i artiklen.
Sidst opdateret: 30. november 2023