Indkøb kan understøtte borgernes vej mod job og uddannelse

Ny strategisk satsning: Indkøb i kerneforretningen

Med inspiration fra Den Fælleskommunale Indkøbsstrategi og andre kommuners erfaringer, igangsatte Ballerup Kommune i 2019 en strategisk satsning og investering om at arbejde med indkøb i kerneforretningen.

Den Fælleskommunale Indkøbsstrategi (PDF)

Indkøb i kerneforretningen handler om at bruge de indkøbsfaglige kompetencer i endnu højere grad i kerneforretningen, hvor størstedelen af kommunernes forbrug og indkøb er. Dette for at bidrage til eksempelvis udvikling af opgaveløsningen på velfærdsområderne. Her kan indkøbsfagligheden være en hjælp til at styrke fagområdernes muligheder for at indfri deres mål: Relevant service og hjælp til borgerne inden for de økonomiske rammer.

Mere konkret blev Ballerup Kommune inspireret af Rudersdals Kommunes arbejde med kategoristyring, og det blev startskuddet til et pilotprojekt på beskæftigelsesområdet, hvor Ballerup Kommune arbejder med at implementere kategoristyring – se boks 1 nedenfor.

Nyhed i Råderum om Rudersdals Kommunes arbejde med kategoristyring

Beskæftigelsesområdet blev valgt som pilot-område, fordi der var en konkret efterspørgsel og ønske om at deltage fra fagområdet. Dette hang bl.a. sammen med, at der var en ny beskæftigelsesstrategi på vej, hvor man vurderede, at kategoristyringen kunne understøtte realisering af de politiske mål.

Pilotprojektet har afsæt i problemstillingen: ’Hvordan kan indkøb understøtte den kortest mulige vej for borgeren mod job og uddannelse?’ Processen blev igangsat med en analyse af kvantitativ og kvalitativ data, nedsættelse af en styregruppe samt en arbejdsgruppe med deltagere fra både indkøbsafdelingen og Center for arbejdsmarked. Derudover blev der afholdt undervisning i kategoristyring med en ekstern underviser.

Fire centrale udfordringer i kommunens indkøbs-praksis

Med afsæt i analysen af den kvantitative og kvalitative data, så arbejdsgruppen nærmere på, hvilke spørgsmål der var behov for at stille for at blive klogere på udfordringer og muligheder. Herefter blev der afholdt en workshop med deltagelse fra både indkøbsafdelingen og Center for arbejdsmarked. På workshoppen blev analysens resultater drøftet og konsolideret. Dette mundede ud i identificeringen af følgende fire udfordringer i kommunens indkøbs-praksis på beskæftigelsesområdet:

1. Proces: Analysen viste, at der var behov for at gøre rolle- og ansvarsbeskrivelserne for de medarbejdere, der var involveret i visitation og indkøb på beskæftigelsesområdet mere ensartede og tydelige. Derudover var der behov for at udvikle understøttende og ensartede redskaber til medarbejderne, der kunne anvendes i arbejdet med borgerens forløb – herunder procesbeskrivelse for borgerens forløb og et værktøj til at måle borgerens progression. De uensartede og uhensigtsmæssige processer betød endvidere at der skete et tab af viden.
2. Ledelse: Ud fra analysen blev det klart, at der var behov for en mere klar prioritering af medarbejdernes arbejdstid og opgaver, så ressourcerne i højere grad blev brugt, hvor de skaber mest værdi. Analysen viste derudover, at der var potentialer ved at udvikle det tværgående samarbejde. Dette kom til udtryk ved, at der var en oplevelse af, at viden, effektivitet og momentum til tider gik tabt, når en borger bevæger sig mellem flere enheder. Der var således behov for en mere entydig strategi for tværfaglig proces, kommunikation og samarbejde.
3. Indkøb: Analysen viste, at kommunens leverandørportefølje (intern og ekstern) ikke var tilpasset det aktuelle behov blandt borgerne. Samtidig var der ikke et entydigt overblik over tilgængelige interne og eksterne leverandører. Der manglede derudover en struktureret tilgang til samarbejdet med og opfølgningen på leverandørerne. Ud fra analysen blev det endvidere klart, at der var behov for en mere ensartet tilgang og interessent-involvering ifm. udbud.
4. HR: Et fund i analysen var, at selv en almindelig medarbejderomsætning kan være en central udfordring på beskæftigelsesområdet, da det kan føre til videnstab såfremt, de interne arbejdsgange, processer og mandater ikke er ensartede, tydelige og handlingsorienterede.

En kombination af tiltag skal hjælpe de rette løsninger på vej

Med udgangspunkt i de fire identificerede udfordringer, arbejdede Center for arbejdsmarked og indkøbsafdelingen med at omsætte den indsamlede viden til konkrete handlinger, der kunne bringe dem tættere på realiseringen af målet om at hjælpe borgere hurtigere i uddannelse eller beskæftigelse. Denne proces mundede ud i etableringen af syv projekter, der hvert har fokus på et konkret indsatsområde – fx at skabe proces for samarbejde på tværs af enheder i Center for arbejdsmarked.

Som led i de syv projekter arbejder indkøbsafdelingen og Center for arbejdsmarked i fællesskab med en række tiltag – fx:

• Udarbejdelse af nye kontraktskabeloner
• Forberedelse af udbud, herunder kravspecifikation
• Udarbejdelse af tydeligere arbejdsgangsbeskrivelser for medarbejdere i Center for arbejdsmarked, herunder en gennemgang af de eksisterende arbejdsgange og udvikling af nye, hvor der er behov
• Udvikling af beslutningstræ, der kan understøtte sagsbehandlernes arbejde med at visitere til ydelser.

Udover ovenstående, arbejdes der med at udvikle et koncept for progressionsmåling for borgerne samt en struktur for, hvem der følger op på hvad i henholdsvis indkøbsafdelingen, økonomifunktionen og Center for arbejdsmarked. Der arbejdes derudover med at nedbringe antallet af leverandører og styrke samarbejdet med dem. Mette Kongsgaard Jensen, der er indkøbschef i Ballerup Kommune, beskriver det således: ”Hvis vi samarbejder med få leverandører, kan vi få et udviklingssamarbejde. Sammen med leverandørerne skal vi kunne tale om, hvordan tingene går og give dem feedback på deres service. Leverandørerne skal have en oplevelse af, at der er en struktur, når man samarbejder med Ballerup Kommune med det formål at spille hinanden stærkere. Vi skal altså være tydelige i forventningen mellem kommune og leverandør.”

Et kulturforandringsprojekt for hele organisationen

Både indkøbschef Mette Kongsgaard Jensen og Centerchef i Center for arbejdsmarked, Jannik Nielsen fremhæver, at det er helt afgørende at se implementering af kategoristyring som et kulturforandringsprojekt. Det er ikke blot en ny måde at købe ind på, men et helt nyt mindset og kultur, der skal implementeres.

Kommunaldirektør Eik Møller, beskriver det også således:

"Det er et helt nyt mindset, der skal implementeres, hvor både ledere og medarbejdere tænker at ”alt er indkøb” – både varer og tjenesteydelser. Og så handler det lige så meget om, at vores fagprofessionelle skal øve sig i at tænke, at økonomi og faglige afgørelser ikke er hinandens modsætninger. De skal vejes af på samme vægt. Det handler ikke kun om økonomi og ikke kun om faglighed. Hvis en indsats koster 1. mio. kr., skal det være det værd for både borgeren og kommunen.”

Både Jannik Nielsen og Mette Kongsgaard Jensen pointerer, at det er vigtigt, at man er villig til at gå ind i det rum hvor indkøb, økonomi og beskæftigelsesfaglighed bliver drøftet sammen. Samtidig er det afgørende, at der arbejdes med at udvikle kulturen, så denne type drøftelser bliver set som noget positivt og noget, der udvikler den faglige praksis, samt at det bliver legitimt for indkøbsafdelingen at stille udfordrende, nysgerrige spørgsmål til den faglige praksis. Målet er at understøtte ambitionerne om at skabe de bedste og mest effektive indsatser til gavn for borgere og virksomheder, og her er det vigtigt at se på, hvordan atypiske perspektiver kan bidrage til udvikling af kerneopgaven.

Erfaringen i Ballerup Kommune er, at det er afgørende at investere de nødvendige ressourcer og tid i at udvikle medarbejdernes kompetencer og klæde dem på til opgaven. Derudover skal man drøfte med medarbejderne, hvad der er vigtigst for dem i forhold til deres opgaveløsning. Samtidig skal der investeres tid og energi i at udvikle det tværgående samarbejde – fx via fælles undervisning, workshops og møder – så medarbejderne i indkøbsafdelingen og kerneforretningen får opbygget en gensidig forståelse og respekt samt udviklet et fælles sprog. Jannik Nielsen fremhæver bl.a. ”At både indkøbsafdelingen og Center for arbejdsmarked har investeret rigtig meget tid i at lade ’de andres’ perspektiver fylde i dialogen, har i den grad bidraget til nye og bedre løsninger”.

Der har desuden været stort fokus på at det er et fælles projekt, hvor indkøbsafdelingen og Center for arbejdsmarked er lige parter, der arbejder mod samme mål. For at understøtte dette, blev der ved projektets start ikke talt om ressourcefordelingen. Dette med henblik på at sikre, at fokus var på de faglige mål og ikke hvem, der gjorde hvad. Mette Kongsgaard Jensen beskriver samarbejdet ”Det her projekt har virkelig føltes som et samarbejde, hvor vi har hjulpet hinanden på tværs. At vi ikke har talt om hvem, der skal gøre hvad, har været godt. Ellers bliver det nemt en snak om ressourcer. Det skal handle om de faglige bidrag og opgaven.” Som led i implementeringsprocessen, bliver det dog i fællesskab aftalt, hvem der fremadrettet har ansvar for hvad.

Det har været afgørende, at der i Ballerup Kommune har været stort ledelsesmæssigt fokus. Eik Møller udtrykker det således ”Det er jo lidt en gammel traver, men det er klart, at hvis man, som vi gerne vil, implementere mindsettet om, at ”alt er indkøb”, så kræver det, at det budskab bliver gentaget igen og igen, at ledelsen følger op på det og tager en drøftelse af det i mange forskellige sammenhænge. Ellers kan det ende med ikke at få tilstrækkelig impact.”

En central læring i Ballerup Kommune har været, at det tager tid at implementere kategoristyring, men at det samtidig er en vigtig prioritering at tage sig tid. Jannik Nielsen fortæller: ”Det har taget længere tid end vi troede fra start af, men det vigtigste er at gøre det ordentligt, så det kommer til at virke i sidste ende, og medvirker til at vi kommer i mål med vores ambitiøse beskæftigelsesstrategi.”

Forventer store gevinster – både kvalitativt og økonomisk

På baggrund af analysen af kommunens indkøbspraksis samt erfaringer fra Rudersdal Kommune, forventer Ballerup Kommune store gevinster af arbejdet med kategoristyring. For det første forventer kommunen, at der kan skabes kvalitative gevinster, ved at flere borgere kommer hurtigere i uddannelse eller job. Gevinsterne forventes realiseret via eksempelvis bedre match mellem borgerens behov og indsatsen samt højere grad af opfølgning på, om indsatserne skaber den ønskede progression.

Der er samtidig en forventning om betydelige økonomiske besparelser på sigt på ca. 1-1,5 pct. af kommunens samlede forbrug til indkøb af tjenesteydelser på beskæftigelsesområdet. Dette som følge af at flere borgere kommer i uddannelse eller beskæftigelse. Der har været fuld åbenhed i processen omkring, at man forventede økonomiske gevinster. Samtidig blev der dog truffet en beslutning om ikke at trække effektiviseringsgevinsten med det samme, da det kræver tid og investering at få tilvejebragt de økonomiske resultater. Der er i stedet fastsat nogle måltal og en tidsramme for, hvornår de forventes at være indfriet, som der følges løbende op på.

Næste skridt

Implementeringen af kategoristyring er godt i gang på beskæftigelsesområdet, og planen er herefter, at det skal udbredes til andre fagområder, herunder det specialiserede socialområde. Ledere og medarbejdere i Center for arbejdsmarked fungerer som ambassadører overfor resten af organisationen og udbreder kendskabet til deres kollegaer.

Tre gode råd fra Ballerup Kommune

1. Det er vigtigt at følge løbende og hyppigt op på implementeringen på alle niveauer i organisationen. Tal allerede tidligt i processen om implementering og opfølgning så det hele tiden er præsent
2. Invester de nødvendige ressourcer og tid i det – det kræver det
3. Det er vigtigt at tænke over timingen med denne type kulturforandringsprojekter. Man skal ramme et tidspunkt, hvor ledere og medarbejdere er motiverede, og der kan skabes sammenhæng til de politiske mål.