Viborg Kommune har satset strategisk på indkøbsområdet og hentet 120 mio. kr.

Viborg Kommune har igennem de seneste 10 år haft fokus på at skabe en effektiv indkøbskultur. Det har krævet investering i området i form af flere medarbejdere, og et langt sejt træk for at ændre indkøbskulturen i hele organisationen.

Strategisk fokus på indkøbsområdet

• Udvikling af et indkøbsanalysesystem
• Flere ressourcer til indkøbsområdet
• Ledelsesmæssig fokus i direktionen og økonomiudvalget ved opfølgning og præsentation af besparelser
• Ændring af indkøbsadfærden i hele organisationen gennem dialog med alle kommunens afdelinger
• Strategisk samarbejde med andre om indkøb
• Stort fokus på at opnå en høj compliance
• Indsatserne har givet Viborg et stærkt fundament at stå på i forhold til konstant at videreudvikle og forfine praksis på indkøbsområdet.

Næste skridt på vejen – gennemsigtighed omkring potentialer på de enkelte områder

Selvom Viborg Kommune er kommet langt med deres indsatser og fx har opnået en compliance på 90 pct., hviler de ikke på laurbærrene.

De benytter i dag det overblik de har skabt gennem de sidste 10 års indsatser til at holde fokus på området. Det gør de blandt andet ved at gøre deres indkøbsdata tilgængelige for alle i organisationen. Hvor de før sendte de enkelte ledere en rapport med indkøbsdata på deres område, så ligger indkøbsdataene på alle områder nu tilgængeligt for alle i deres BI-system.

Det skaber synlighed omkring potentialerne, og bidrager til at holde fokus. For som indkøbschef Tina Bjørnholdt siger, så "er der ingen, der har lyst til at købe forkert ind, for det er penge lige ud af vinduet. Alle vil gerne have gode resultater".

Indkøbsafdelingen får kommunikeret deres budskaber og er tilgængelige via hotline

En væsentlig del af at lykkes med at skabe en god indkøbsadfærd i hele organisationen, handler således om kommunikation. Indkøbsafdelingen formidler deres budskaber gennem flere forskellige kanaler, som fx nyhedsbreve og animationsvideoer. "Vi ved godt, at 'det gode indkøb' er et svært budskab i en travl hverdag og i forhold til konkurrerende dagsordner, men der er behov for at holde et vedvarende fokus på at købe rigtigt ind", fortæller Tina Bjørnholdt.

Når der ansættes nye ledere i kommunen, får de også en introduktion til, hvordan de skal købe ind. Det er en introduktion, som lederne tager positivt i mod. I introduktionen lærer de, at de ikke skal bruge for meget tid på indkøb: "Hvis lederne bruger mere end 2 minutter på at købe ind, så har de i princippet allerede brugt for meget tid. Derfor skal de ringe til os med det samme i hotlinen. Hvis de har spørgsmål, så kan vi hurtigt hjælpe dem videre, så de kan koncentrere sig om at bruge tid på deres kerneopgaver", siger Tina Bjørnholdt.

Gode råd til andre kommuner, der vil arbejde videre med effektivisering af indkøbsområdet

Viborg Kommune har samlet en række gode råd til, hvad andre kommuner kan tage fat i, hvis de vil effektivisere indkøbsområdet yderligere.

• Ledelsesmæssig fokus, på alle niveauer, fra politikere, direktører og decentrale ledere.
• Kommunikation er meget vigtig, anvend nyhedsbreve, animationsfilm, hotline, og lav intro til nye ledere.
• Sørg for at de decentrale indkøbere ikke bruger for meget tid på indkøbene. Vi siger max 2 minutter, ellers ring til vores hotline.

Anvend data til at synliggøre jeres resultater og potentialerne i indkøbsaftalerne.