Nedenfor er det muligt at finde inspiration, nøgletal, redskaber, cases m.m. til, hvordan man kan arbejde med at skabe effektiviseringer på konkrete områder:
Mange kommuner og botilbud har de senere år arbejdet aktivt med at optimere driften af de sociale botilbud. For de fleste kommuner og botilbud vil der dog fortsat være endnu uafprøvede veje til reducere omkostninger og højne kvaliteten.
KL har i 2016 og 2017 deltaget i to projekter, som har haft til formål at opsamle og udbrede kommunernes og botilbuddenes gode erfaringer med at optimere driften af de sociale botilbud. Projekterne har resulteret i en lang række anbefalinger til konkrete tiltag, som driftsherrer eller botilbudsledere kan lade sig inspirere af, hvis de ønsker at optimere og effektivisere driften.
Du kan søge inspiration om konkrete effektiviseringstiltag på sociale botilbud her.
Du kan sammenligne dit botilbud med andre via KL's Botilbudsbenchmarking her.
| 1. Skab en præcis og sammenhængende dokumentation |
| 2. Skab en fokuseret tilrettelæggelse af vagtoverlap |
| 3. Skab en effektiv koordinering og opfølgning på indsatsen |
| 4. Anvend fælles funktioner på tværs af tilbud |
| 5. Anvend ressourcestyring på tværs af tilbud |
En kortlægning af kommunernes arbejde med facility management-ydelser viser, at der er store potentialer forbundet med at arbejde systematisk og målrettet med området. Potentialet er både kvantitativt i form af effektiviseringer og kvalitativt i form af øget kvalitet. Kommuner der arbejder systematisk med facility management oplever således at skabe bedre og mere passende rammer omkring velfærden i deres kommune, og at frigøre ressourcer til lokalpolitiske prioriteringer.
Nogle kommuner har allerede hentet væsentlige besparelser ved, at:
Læs Ernest og Youngs kortlægning af facility management i danske kommuner her
Kommunerne har dog forskellige forudsætninger for at arbejde med facility management, og der er derfor også mange forskellige veje til at opnå potentialerne.
Læs KL's råd til, hvordan man kommer i gang med at fremtidssikre den kommunale bygningsmasse her
På denne side kan du finde mere inspiration til, hvordan din kommune kan arbejde videre med facility management.
| 1. Skab en bevidst opgavefordeling for opgaver og budgetter |
| 2. Sæt mål for fm-opgaver i form af en strategi |
| 3. Skab overblik over data |
| 4. Tænk borgere og fagprofessionelle ind |
| 5. Ha' tålmodighed - det betaler sig |
En samlet enhed med budgetansvar
Læs hvordan KLK kan hjælpe din kommune videre med FM
Effektiv løn- og økonomiadministration handler om at få kommunens organisering og digitale procesunderstøttelse til at understøtte hinanden. Det er særligt vigtigt, når der skal håndtere mange tusinde fakturaer eller når vagtplanerne fra kommunens mange institutioner skal omsættes til lønsedler. Den øgede digitalisering og nye teknologi åbner op for nye muligheder i forhold til at effektivsere løn- og økonomiadministrationen.
Flere kommuner har gennem de senere år hentet betydelige effektiviseringer gennem reorganisering og optimering af løn- og bogholderiområdet, og nogle af disse er kortlagt og analyseret i vedlagte rapport inden for tre overordnede kategorier: Organisering, simplificering og optimering og automatisering LINK
KL's benchmarkingværktøj inden for løn- og økonomiadministration viser også, at der er stor forskel på, hvorvidt de 46 kommuner, som har anvendt værktøjet har kommunerne har udnyttet de muligheder, der ligger i at digitalisere og centralisere de administrative processer.
| 1. Identificere processer med det største forbedringspotentiale |
| 2. Kortlæg hvor digitale I er i jeres processer |
| 3. Vurdere om kommunens organisering understøtter en effektiv løsning af opgaverne |
| 4. Undersøge om I har de rigtige kompetencer decentralt og centralt |
| 5. Kortlæg udviklingen af |
Kommunerne har over en lang årrække haft fokus på it-effektivisering, så der både kan sikres lave it-omkostninger og størst muligt afkast af it-investeringerne på de serviceområder, som gør brug af it-løsningerne.
Men den teknologiske udvikling skaber hele tiden nye muligheder. It-løsninger forældes hurtigere end nogensinde.
Arbejdskraftmangel og økonomisk pres øger behovet for effektive it- og digitale løsninger. Borgerne forventer en effektiv, fleksibel og brugervenlig adgang til digital selvbetjening, og kravene til it-sikkerhed og databeskyttelse lægger et stort pres på kommunernes it-udgifter.
Optimering af hver eneste it-krone er derfor en vigtig disciplin i en tid, hvor it-budgetterne ellers kun har én retning – opad.
I de senere års økonomiaftaler mellem regeringen og KL har der været fokus på at understøtte kommunernes muligheder for optimering af it-driften. I aftalen for 2018 blev det aftalt, at der skulle følges op på tidligere analyser.
PwC har i den forbindelse udarbejdet en analyse for KL og Finansministeriet, som afdækker kommunernes it-omkostninger, effektiviseringspotentialer og mulige effektiviseringsinitiativer.
Selv om der er generelt er gode udsigter for dansk økonomi, vil den offentlige økonomi stadig være presset i mange år frem. Det forstærker behovet for nytænkning og effektiviseringer i forhold til at skabe et økonomisk råderum. Og der er mange forskellige veje at gå. Nedenfor præsenteres emner, værktøjer, cases m.m., som kan understøtte arbejdet med at skabe råderum.
For at kunne prioritere på tværs er det relevant at vide, hvor højt kommunens serviceniveau er på forskellige områder, sammenlignet med andre kommuner. Afspejler et højt udgiftsniveau på ældreområdet fx en politisk prioritering? Ellers kan der være behov for at korrigere i budgettet?
Borgere med komplekse udfordringer har mange indgange til kommunen. Men er det muligt at tilrettelægge en bedre, mere sammenhængende og overskuelig indsats for borgere og familier med mange kontaktpunkter til kommunen? Ja – siger mange kommuner. Men det svære spørgsmål er hvordan.
Kommunerne arbejder på flere fronter med automatisering. Et af grebene er arbejdet med Robotic Process Automation (RPA).
13 kommuner har nu sammen med KL afsluttet et projekt om, hvordan kommunerne kan understøtte økonomistyringen på det sociale område ved at bruge data for borgernes udvikling.
Projektet viser, at der er store udfordringer herved, fordi:
• der mangler data om borgernes udvikling, som kan bruges i en styringskontekst
• data ikke er samlet i ét IT-system, men er spredt ud i flere fagsystemer
• fagsystemerne ikke understøtter udtræk af aggegeret data
• data ikke er tilgængelige for alle, for hvem data har styringsmæssig relevans
• der er forskellige dokumentationspraksis mellem kommuner, private og regionale institutioner, hvilket udfordrer tværgående og sammenlignelige data.
Projektets rapport giver på trods af udfordringerne en række idéer og anbefalinger til, hvordan kommunen kan forbedre styringen på området.
KL har siden foråret 2016 igangsat en række styrings- og effektiviseringsprojekter. De første 11 projekter er afsluttet, og projektet er nu inde i tredje bølge.
Effektiviseringerne finder sted på alle områder i kommunerne og ved mange forskellige greb.
Se eksempler på initiativer her
Læs om regelforenklinger i Herning her
Læs om Odense og Gladsaxes fælles udvikling af arbejdsgange her
Det indgår i økonomiaftalen for 2016, at der igangsættes et nyt frikommuneforsøg i perioden 2016 - 2020, hvor udvalgte kommuner får vidtgående muligheder for at afprøve nye måder at varetage de kommunale opgaver på.
Formålet er at få ny viden og praktiske erfaringer, som kan bidrage til forenkling af statslige regler og erfaring med nye løsninger, der samlet understøtter en bedre og mere effektiv lokal styring.
Regeringen har den 10. oktober 2016 udpeget i alt otte frikommunenetværk til frikommuneforsøg II. Netværkene omfatter i alt 44 kommuner. Læs mere om frikommuneforsøg II på Økonomi- og Indenrigsministeriets hjemmeside.
Der er løbende dialog mellem staten og KL om regelforenkling på de områder, hvor kommunerne har udtrykt interesse for frikommuneforsøg. Kontakt KL for spørgsmål herom.