Sekretariatsopgaver

Kommunerne bruger meget tid på dokumentation og journalisering i flere jobfunktioner. Topledelsen i Varde Kommune så derfor gevinster ved at digitalisere denne proces. Varde Kommune valgte derfor at indføre et talegenkendelsesprogram i tandplejen. Som tandlæge arbejder man både med patient og computer samtidig under en behandling, og derfor var der flere fordele ved talegenkendelse i form af en mere effektiv arbejdsproces, bedre hygiejne og patientsikkerhed samt bedre ergonomi for tandlægerne.

På baggrund af den succesfulde implementering af talegenkendelse i tandplejen er ambitionen nu, at talegenkendelse skal udbredes til mange andre jobfunktioner, eksempelvis hos jobcenteret, hvor dokumentation og journalisering af møder med borgerne er en tidskrævende, manuel proces. En vurdering fra en anden kommunes jobcenter er, at besparelsen kan ligge på en time pr. dag pr. jobkonsulent.

Der bruges ofte mange ressourcer på at behandle ansøgninger om sags- eller aktindsigt, da kommunen skal bruge tid på at udsøge borgernes sager ved bl.a. at indhente oplysninger i mange forskellige systemer. Derudover er der i de senere år kommet et større fokus på at åbne den offentlige sektor op for borgerne, eks. med borger.dk og sundhed.dk m.v., der skal give større gennemsigtighed og rådighed over egen data. Digitaliseringen af aktindsigt i Silkeborg Kommune skal ses i lyset af disse dagsordner og derfor valgte direktionen at indføre en RPA-løsning, der automatiserer processen omkring aktindsigt.

Digitaliseringen har bl.a. medført en hurtigere aktindsigt gennem færre manuelle processer og bedre workflow (fra 7 dage til én dag) samt ændret arbejdsgange ved dokumentation til fordel for både borgere og medarbejdere.

Syddjurs Kommune har udviklet og implementeret en digital platform, der giver borgere og virksomheder adgang til at se indholdet i kommunale byggesager på nettet. Udviklingen af løsningen skete med afsæt i et politisk ønske og en stærk vilje hos topledelsen om større åbenhed i forvaltningen.

Den digitale platform bliver brugt flittigt af brugerne (12.000 gange årligt bliver der trukket oplysninger fra platformen). Siden implementeringen får Teknik og Miljø færre henvendelser fra borgerne, og det frigør tid til manuel sagsbehandling. Platformen har bidraget til, at Syddjurs Kommune er gået fra at være en af de langsomste til en af de hurtigste kommuner i landet til behandling af byggesager.

Lyngby-Taarbæk Kommune har en digitaliseringsstrategi, hvor der er opsat mål for udbredelsen af RPA-løsninger. Her er ambitionen at udbrede én RPA-løsning pr. afdeling inden 2020. Målet er drevet af en forventning om, at det er en vigtig teknologi at mestre i fremtiden. Lyngby har også et digitaliseringsråd bestående af frivillige medarbejdere, der drøfter den teknologiske udvikling.

Et område, hvor der var potentiale i en RPA-løsning, omhandlede håndtering af helbredstillæg. En landsdækkende undersøgelse vedr. helbredstillæg synliggjorde den store og komplekse administrative opgave for de 2-3 medarbejdere i kommunen, der sad med behandlingen af ca. 3.000 helbredstillæg pr. år. Lyngby-Taarbæk Kommune valgte derfor en RPA-løsning til håndtering af helbredstillæg.

Robotten håndterer i dag ca. 86% procent af opgaver ved udbetaling af helbredstillæg, der letter medarbejderne for den manuelle arbejdsbyrde ved opgaverne. Arbejdet med kontrol og gennemførelse af de resterende opgaver kan nu klares uden nyansættelser, og afdelingen er robust over for sygdom og afgang.