Økonomi

Økonomisk ledelsestilsyn er en opgave, som kommunale ledere skal varetage, hvor bilagskontrol indgår. For Holbæk Kommune var det gamle system til kontrol af regninger i forbindelse med ledelsestilsyn meget lidt brugervenligt og krævede derfor en del manuelt arbejde og indgående kendskab til systemet for at kunne benytte det ordentligt. Derudover var ledelsestilsynet baseret på Excel-ark, som medførte risiko for fejl. Det blev derfor besluttet centralt at købe et tilføjelsessystem til økonomisystemet, der automatiserer en del af den månedlige ledelsestilsyn.

Implementeringen har bl.a. medført, at der bliver brugt færre ressourcer fra Løn- og Regnskabsafdelingen på udarbejdelse af ledelsestilsynet samt øget sikkerheden i ledelsestilsynet, da systemet, og ikke lederen selv, udvælger bilagene på baggrund af nogle på forhånd definerede kriterier.

I Billund Kommune var økonomistyringen præget af mange manuelle processer og manglende gennemsigtighed. Brugen af regneark i budgetopfølgningen medførte et manglende overblik og indsigt i kommunens samlede økonomi. Direktionen valgte derfor indføre Nem Økonomi, som er et digitalt økonomi- og budgetstyringsværktøj.

Implementeringen har fjernet brugen af manuelle regneark, reduceret fejl ved indtastninger og givet ensartet data, hvilket styrker datavaliditeten. Derudover har de decentrale budgetansvarlige fået større ejerskab til økonomistyringen og har derved bedre mulighed for at gribe tidligere ind, præge udviklingen og rettidigt informere næste ledelsesniveau.

Hedensted Kommune har implementeret en digital løsning, der gør, at borgere kan se deres tilgodehavende på nettet og selv betale deres gæld via betalingskort m.m. Løsningen er valgt, fordi kommunen ønskede at gøre forvaltningen mere åben overfor borgeren. Hertil kommer, at der blev brugt mange ressourcer på at sende overblik til borgerne over deres tilgodehavende.

Implementeringen har fået positiv feedback fra borgerne, da de nemt kan tilgå egne gældsforhold og betale givne regninger, og platformen oplever et stigende antal besøgende. Debitor har oplevet en reduktion i borgerhenvendelser, og kommunens tilgodehavender fra borgerne bliver hurtigere indfriet.

Nordfyns Kommune har digitaliseret bogføringen gennem brug af automatisk bogføring (betalingsplaner), hvor det blev vurderet, at der var digitaliseringsgevinster. Kommunen har et mål om løbende at effektivisere deres borgføringsopgaver, så der anvendes mindre tid på regningsbetaling, og der spares tid centralt samt sikkerheden omkring rettidig betaling øges. Den opnåede effektivisering indgår i at realisere de generelle effektiviseringsmål på 0,5% af driften hvert år.

Implementeringen af den digitale løsning har bl.a. medført, at 12 % af regningerne betales automatisk, svarende til ca. 9000 fakturaer, og at flere regninger betales rettidigt.

Ringkøbing-Skjern har indført et system til automatisk bogføring gennem anvendelse af betalingsplaner, så de samlede omkostninger til bogføring reduceres. Kommunen har som strategi, at kommunen gerne vil digitalisere og automatisere arbejdsgange. Tidligere har kommunen gennemført en centralisering af bogføringen, hvor kontoplanen blev forenklet, hvilket førte til en forenkling af bogføringen.

Implementeringen har bl.a. medført en mere professionaliseret og systematiseret budgetopfølgning. Derudover er tidsforbruget på bogføring mindsket, da 20% af alle faktura automatisk går igennem betalingsplaner. Centralisering af bogføringen samt indførelsen af betalingsplaner har medvirket til besparelsen af 5 årsværk.

Rudersdal Kommune har implementeret en digital løsning til match og bogføring af regninger på det sociale område. Formålet var at reducere mandetimer til regningsbetaling, skabe øget trivsel gennem frigørelse af tid og øge kvaliteten gennem en mere struktureret bogføring.

Rudersdal Kommune besluttede i 2017 at udbrede brugen RPA-løsninger i kommunen. Strategien var at få 15 processer i gang ved brug af software-robotter. Målet var at få software-robotter op at køre, der skulle være selvfinansierende. På det sociale område blev robotten til betaling af regninger sat i drift i november 2018, og i dag betales 38% af de modtagne regninger automatisk af robotten. Det har givet en lettelse af arbejdsbyrden i administrationen.

Fakturabehandling er en af de mest ressourcekrævende processer, når de samlede bogføringsopgaver bliver taget i betragtning. I Esbjerg Kommune vedtog byrådet i forbindelse med budgettet for 2019-2022, at der skulle indføres automatisk fakturahåndtering på alle områder ved hjælp af Machine Learning og RPA. Formålet var at lette processen omkring fakturabehandling og frigive tid til andre opgaver samt øge kvaliteten, sikre moms og undgå dobbeltbetalinger.

Esbjerg Kommune så potentiale i at automatisere 125.000 ud af 220.000 mulige fakturaer og havde som målsætning at opnå en gradvis automatisering fra 20% til 50% over en periode på fire år. Selvom det har taget længere tid end forventet at nå målene, kommer kommunen tættere på målet, særligt efter inddragelsen af Børn & Kultur og Sundhed & Omsorg er blevet automatiseret.

Nordfyns Kommune ønskede at effektivisere administrationen med håndtering af udbetaling af kørselsgodtgørelse og samtidig sikre, at der var en effektiv håndhævelse af reglerne på området. Det blev derfor besluttet centralt fra Lønkontoret med opbakning fra direktionen at implementere en app-løsning.

Formålet var at skabe en bedre og billigere administration gennem afskaffelse af papirblanketter gennem brugen af en app, hvor medarbejderen selv registrerer sin kørsel. Sideordnet med mere effektive processer var formålet at få en mere automatisk kontrol af reglerne på området, hvor der var en manuel kontrol, der kunne erstattes af en digitalkontrol.

App-løsningen bliver brugt af 99% procent af medarbejderne efter seks måneders drift, hvilket bevidner om en succesfuld udbredelse af løsningen. Derudover har kommunen opnået en tidsbesparelse ved at undgå dobbeltindtastninger, reduceret antallet af fejl ved indtastninger og kan løbende følge udgifterne til kørselsgodtgørelse gennem appen.

Holbæk Kommune er en af de kommuner, hvor processen omkring indkøb og udlæg var ugennemsigtig, og hvor der ofte manglede dokumentation for indkøbene. Derudover var det svært at identificere, hvem der havde foretaget indkøbene. Holbæk Kommune har derfor valgt at digitalisere en del af bilagshåndteringen gennem en app-løsning, der har til formål at reducere manuelle indtastninger og fejl, samt lette dokumentationsprocessen omkring indberetning af bilag. Potentialet for den tidsmæssige besparelse blev vurderet til 1,5 årsværk.

Implementeringen har medført, at der er et bedre overblik over indkøb samt hurtigere betjening af indberetning af bilag. Det har betyder færre opgaver for Løn- og Regnskabsafdelingen.

Vallensbæk Kommune har en overordnet digitaliseringsstrategi og et ønske om at digitalisere manuelle processer. Et af stederne er opkrævning af kontanthjælpskravet, hvor Vallensbæk Kommunes samlede restance på kontanthjælpskrav er omkring 8.400.000 kr. fordelt på 289 borgere.

Gennem implementering af KMD Opus Debitor, Aftaleadministration har kommunen opnået en mere effektiv opkrævning af kontanthjælpskrav, en frigivelse af ressourcer til faglig sagsbehandling og skabt ensartet procedurer for kontanthjælpsopkrævning.

Hedensted Kommune har implementeret en digital løsning til opkrævning af for meget udbetalt kontanthjælp. Kommunen ønskede med løsningen at skabe en effektivisering af arbejdsgangene omkring opkrævning med borgeren i centrum.

Gennem implementeringen har kommunen opnået en reduktion i manuelle processer ved opkrævning af kontanthjælpskrav, en mere effektiv arbejdsgang samt en reduktion i borgerhenvendelser på området.