Løn og personale

Vagtplanlægning skal sikre, at der er det nødvendige personale til at løse opgaverne. Det kan være en kompleks opgave at vagtplanlægge, da det kræver indsigt i mange forskellige arbejdstidsaftaler. Hertil er vagtplanlægning ofte en opgave, der specielt finder sted indenfor social- og sundhedsområdet samt ældreplejen, hvor der i øjeblikket er mangel på arbejdskraft i kommunerne, og hvor optimeringen af brugen af medarbejderressourcerne derfor er vigtig. Holstebro Kommune havde tidligere et vagtplanlægningssystem, der besværliggjorde en fremadrettet vagtplanlægning for medarbejderne, der er nødvendig for at håndtere området bedst muligt.

Holstebro Kommune indførte derfor et vagtplanlægningsmodul, som er integreret med lønsystemet. Modulet har effektiviseret vagtplanlægningen, så vagtplanlægningen planlægges fremadrettet og optimerer udnyttelsen af personalemæssige ressourcer. Dertil har implementeringen sikret en ensartethed i planlægningen og reduceret antallet af fejl.

Rudersdal Kommune ønskede en mere bedre styring af arbejdstidsplanlægningen. Det betyder bl.a., at medarbejderne er på arbejde på de tidspunkter, hvor borgerne har allermest brug for støtten. Der skal samtidig være tillid til, at medarbejderne selv kan understøtte en god planlægning af arbejdstiden. Det understøttes af et nyt webbaseret tidsplanlægningssystem, hvor medarbejderne selv kan indtaste ændringer til arbejdstiden.

Implementeringen af digital arbejdstidsplanlægning har medført en markant frigivelse af tid hos lederne fra 10 timer til 2-3 timer ugentligt samt bedre økonomisk styring på området ved lavt sygefravær, reduktion i vikarudgifter og bedre ledelsesinformation.

Når kommunerne skal ansætte nye medarbejdere, skal der indhentes straffeattester, og hvis medarbejderne skal arbejde med børn og unge, skal der samtidig indhentes en børneattest. Specielt i de større kommuner kan det løbe op i mange attester om året, hvor der bruges meget tid, da processen er administrativ tung og rutinepræget. I Aalborg Kommune indhentes omkring 12.000-13.000 attester om året, og derfor har Aalborg Kommune i samarbejde med leverandøren udviklet en RPA-software robot, der automatiserer store dele af processen omkring indhentning af straffe- og børneattester. Digitaliseringen af straffeattester er koblet op på Aalborg Kommunes digitaliseringsstrategi om øget automatisering og digitalisering generelt.

Implementeringen har bl.a. medført en kortere sagsproces, færre arbejdsgange samt en nemmere tilgang til indhentning af straffeattester. Dertil er sikkerheden i opgaveløsningen er højnet, da indhentning af straffeattester sker rettidigt samtidig med, at Lønkontoret får en tilbagemelding, hvis straffeattest ikke er ren.

I Hjørring Kommune brugte det administrative personale meget tid på indberetning og kontrol af tid for vikarer på skoler og daginstitutioner samt for aflastningsfamilier. Vikarerne og aflastningsfamilierne brugte også selv meget tid på at udfylde papirer. For både vikarer og aflastningsfamilier var det samtidig svært at gennemskue grundlaget for deres lønudbetalinger. Før kom der mange kuverter med forskellige papirer til aflastningsfamilierne. Disse kom ikke altid rettidigt og blev nogle gange væk under forsendelse (og derefter gensendt), hvilke skabte forvirring om, hvad der var behandlet.

Hjørring Kommune valgte derfor at bruge appen ”MinLøn” til arbejdstidsplanlægning for vikarer og aflastningsfamilier, som de tidligere har haft gode erfaringer med og opnået besparelser ved digitalisering af arbejdstidsplanlægning for fastansatte i kommunen. Fordelen ved appen er, at data registreres direkte fra kilden, og at brugerne får et bedre overblik over deres indberettede oplysninger.

Implementering har bl.a. medført en hurtigere og mere sikker indberetning for aflastningsfamilierne samt en mere effektiv administrativ proces, da sekretærerne nu bare skal godkende ændringer i systemet.

Københavns Kommune selvbetjeningsunivers og backend-sagssystem var baseret på forældet teknologi med begrænsede muligheder for udvikling. Hertil kommer et behov for at understøtte øgede krav ift. de administrative services processer. Københavns Kommune har derfor valgt at implementere en Serviceplatform, der samler en del de administrative services.

Formålet var en bedre og billigere administration med procesoptimering end-to-end, bedre understøttelse af den decentrale administration samt bedre systemunderstøttelse af den centrale opgavevaretagelse.

Implementeringen har bl.a. medført besparelse af 3-5 årsværk ved procesoptimering, 12 årsværk gennem automatisering, 30% besparelser på IT-driften samt kvalitative effekter, herunder øget brugertilfredshed, forbedret compliance og mere gennemsigtighed i sager.

Ansættelse af nye medarbejdere er ofte en tung proces i mange kommuner, der involverer flere personer, og der kan hurtigt opstå fejl og forsinkelser. Dertil er processen ofte præget af mange manuelle processer, hvor information i form af fysiske dokumenter og mails (personoplysninger, oplysninger om løn, anciennitet, overenskomst og brugerrettigheder) bliver udvekslet mellem den ansættende afdeling, lønkontoret og IT-afdelingen. Udfordringen for kommunerne er, at processen er meget personafhængig og dermed afhængig af, at alle medarbejdere i de forskellige led ikke laver fejl og derudover husker at videregive oplysninger til det næste led i ansættelsesprocessen.

Frederiksberg Kommune har implementeret et IDM-system (Identity Management System), der fjerner de fleste manuelle processer ved ansættelser og fratrædelser. Det har bl.a. medført en hurtigere ansættelsesproces, færre fejl i data samt en ensartethed i forbindelse med ansættelser.

Thisted Kommune har implementeret en robotløsning til beregning og udbetaling af fleksløn, da processen er meget ressourcekrævende. Udbetaling af fleksløn er et område, hvor antallet af sager er steget betydeligt, da kommunens ambition er, at alle borgere skal arbejde de timer, som de kan. Over få år er sager med flekslønsudbetalinger steget fra 300 sager til 750 sager i Thisted Kommune. Stigningen i antal sager er et resultat af, at flere benytter sig af fleksjob, hvilket samtidig har øget behovet for en mere effektiv proces ved beregning og udbetaling af fleksløn.

Implementeringen har bl.a. medført, at stigningen i flekslønssager kan håndteres uden nyansættelser, da robotten beregner og bogfører 55-60 procent af flekslønssagerne.