IT

Frederikshavn Kommune ønskede en bedre integration mellem intranettet og det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, så det blev nemmere at vidensdele og lave søgninger på tværs af organisationen. Med inspiration fra Gentofte Kommune blev en digital portal (Samarbejdsportalen) for vidensdeling på tværs af alle medarbejdere i kommunen derfor implementeret.

Samarbejdsportalen bidrager til, at brugerne vidensdeler på tværs af organisationen i ét system frem for flere, hvilket har reduceret internetredaktørernes opgaver væsentligt. Dertil er der færre vedligeholdsopgaver samt sikring af sager ift. GDPR.

Vesthimmerlands Kommune har implementeret en RPA-løsning, der effektiviserer processen ved autorisationskontrol og sikrer, at opgaven fortsat løses indenfor de lovgivningsmæssige rammer.

Opdateringen af Persondatalovgivningen har skabt fornyet fokus på håndtering af data og kontroller i alle danske organisationer, herunder kommunerne. Vesthimmerlands Kommunes tidligere proces var meget tung med kopi af skærmbilleder fra CICS, der viste medarbejderens adgange, der blev indsat i et excel-ark og sendt til den respektive leder. Lederen returnerede så mailen med bekræftelser og evt. korrektioner, der skulle laves manuelt af IT.

Implementeringen af RPA-løsningen har bl.a. medført en automatisering af en meget tung, manuel arbejdsgang og derved sparet tid for medarbejdere og ledere. Dertil sikres det, at løsningen fortsat løses inden for de lovgivningsmæssige rammer.

Kommunalbestyrelsen i Ballerup Kommune har sat en dagsorden for digitalisering af arbejdsgangene i kommunen. Den er blevet fulgt op af en strategi besluttet af direktionen, hvor digitalisering er valgt som indsatsområde. Den grundlæggende præmis for strategien er, at digitalisering skal anses som en integreret del af udviklingen i Ballerup Kommune og de dertilhørende politikker.

Kommunen har på den baggrund etableret en digital taskforce, der skal være med til at accelerere digitalisering af arbejdsgangene. Der er i det første år startet 60 projekter og sparet ca. 7300 timer. For hvert projekt udarbejdes der et gevinstrealiseringskort med en før- og eftermåling.