Digitalisering og Teknologi Arbejdsgange, forretningsviden og informationshåndtering

KL Emnesystematik (KLE)

Journalisering er et vigtigt fundament for sikring af kommunens dokumentation og vidensdeling, hvad enten sager og dokumenter opbevares på digital form (i ESDH systemer) eller på papir.

Om KL Emnesystematik

KL Emnesystematik (KLE) er en retskildebaseret kommunal taksonomi (journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven (handlingsfacetterne) på den enkelte sag. KL Emnesystematik tilstræber til enhver tid at reflektere den del af den danske lovgivning, der omfatter den kommunale forvaltning. 

Databeskyttelsesforordning og KLE

Kobling mellem KLE emne og anbefalet tidsfrist for sletning efter databeskyttelsesforordningen.

KLE-online 

KL stiller en online version til rådighed som supplement til brug i ESDH. Databasen har intelligent søgefunktion og hierarkisk navigation i indhold. Gå til KLE-online.dk her.

Forskellige varianter af KLE

KLE leveres til ESDH-leverandører i to varianter af XML: Version 1.1 og Version 2.0. Version 2.0 giver mulighed for ekstra funktionalitet i ESDH-systemet.

Mulighederne er

  • Understøttelse af kassation af dokumenter fra ESDH ved produktion af arkiveringsversioner, og det deraf mulige rationale.
  • Et "delplan filter" der giver mulighed for visning af en tematisk delmængde af KLE, dvs. færre viste emner for brugeren. Kan udbygges med andre delplaner efter behov.
  • Vejledende sletningsfrister efter fællesanmeldelserne.
  • Bedre understøttelse af KLE servicetekster. 

Forskellene mellem de to XML varianter er vist herunder.

Understøttelse af funktionaliteten forudsætter at leverandøren indbygger det i systemet. Kontakt gerne KLE redaktionen for spørgsmål eller hjælp.

KLE Emneplan KLE data leveret efter 
  Version 1.1 
XML skema
Version 2.0 XML Skema
Hovedgrupper
Grupper
Emne
Vejledning
Retskilde referencer
KLE AdministrativInfo (dato historik)
Delplan filter (*)  
BevaringJaevnfoerArkivloven (**)  
SletningJaevnfoerPersondataloven (***)  

* Delplan filter giver mulighed for visning af et reduceret antal emner, fremfor hele KLE. Funktionen er målrettet bestemte fagområder, fx skole, dagtilbud og jobcenter.

** Bevarings- og kassationskoder på emner åbner for kassation af dokumenter fra kommunale ESDH / IT systemer i overensstemmelse med Statens Arkivers cirkulæreskrivelse og det deraf mulige rationale.

*** På hvert emne er sat en vejledende sletningsfrist, som – med enkelte undtagelser - er 5 år. Elementet er en operationalisering af fællesanmeldelserne, hvor kombinationen slettefrist + cpr nummer + sagsafslutning gør det muligt at sætte et flag på sagen for, hvornår den bør slettes, eller frist forlænges.

KLE Handlingsfacetter KLE data leveret efter 
  Version 1.1 
XML skema
Version 2.0 XML Skema
Handlingsfacet Kategori
Handlingsfacet
Vejledning
KLE AdministrativInfo (dato historik)
BevaringJaevnfoerArkivloven
Delplan filter (*)
 

 

KLE Stikord KLE data leveret efter 
  Version 1.1 
XML skema
Version 2.0 XML Skema
KLValideredeStikord
RetskildeStikord
RetskildeReference
KLEAdministrativInfo
Sagsguider  
Delplan filter  


Ud over import af XML filer i ESDH systemet, kan KLE leveres i en såkaldt REST Webservice, hvor data er indpakket på samme måde som KLE XML 2.0 versionen.  

KL specifikation af krav 

KL Emnesystematik er en opgavetaksonomi, der giver kommuner mulighed for at tilknytte emne (opgave) og handlingsfacet som sagsoplysninger (meta-data) på sager ud fra en veldefineret og vedligeholdt systematik.


  • PDF

    KL specifikation af krav - Understøttelse af KL Emnesystematik (KLE) i esdh systemer.pdf

 

Principper for oprettelse af egne KLE numre

KLE redaktionen disponerer over KLE numre i bestemte intervaller. Kommuner der ønsker at udvide systematikken med lokale numre kan disponere over følgende numre:

• Hovedgrupper (##.) - Ingen. KLE redaktionen disponerer over alle numre fra 00 til 99

• Grupper (##.##) - Kommunerne kan frit oprette numre på gruppeniveau over 79 (Større end 79 (< 79)) (fra 80 til 99) fx ##.80.## - ##.99.##. Ved egne grupper kan 5 og 6 ciffer gå fra ##.##.00-99, fx ##.80.01 - ##.80.99

• Emner (##.##.##) - Kommunerne kan frit oprette numre på emneniveau over 79 (Større end 79 (< 79)) (fra 80 til 99) fx ##.##.80 - ##.##.99

KLE-abonnementsbreve

Abonnementsbrevene indeholder information om de væsentligste ændringer i emner og facetter. Brevene udkommer kvartalsvist.

Hvis du ønsker at modtage en orienteringsmail om publicering af abonnementsbrev eller tidligere versioner kontakt Joachim Eriksson (JOE@kl.dk)

Abonnement og vilkår

KL Emnesystematik

  • KL Emnesystematik omhandler en ”Administrativ taksonomi” til brug i den kommunale forvaltning.
  • KL Emnesystematik er en dynamisk og struktureret systematik, som tilstræber til enhver tid at reflektere den del af den danske lovgivning, der omfatter den kommunale forvaltning.

Vedligeholdes af

KL, Center for Digitalisering og Teknologi.

Abonnementsbetingelser

  • Anvendelse af KL Emnesystematik kræver i alle forhold et skriftligt samtykke. KL forbeholder sig alle rettigheder til den administrative taksonomi og deraf følgende systematik, jf. Bernerkonventionen, og den deraf følgende gældende danske lov om ophavsret.
  • Et abonnement giver fuld adgang for alle kommunens medarbejdere.

Abonnementsaftale

Opdatering

  • KL Emnesystematik opdateres 4 gange årligt. Opdateringer udsendes februar, maj, august og november.

Dataleverance

  • Opdateringer af KL Emnesystematik stilles til rådighed for kommunens ESDH-leverandør.
  • Efter aftale stilles data også til rådighed for kommunen selv til opdatering.
  • Data levereres som XML filer eller som REST webservice.
  • Data kan leveres i dedikeret format efter aftale.

Webudgave

  • Med abonnementet følger en webudgave af KL Emnesystematik, KLE-online, der ligeledes opdateres 4 gange årligt.

Brugerservice og support

Med abonnementet følger en brugerservice. Kommunen har adgang til at stille spørgsmål om konkret brug. Kontaktpersoner er Flemming Nielsen (FLN@kl.dk) og Joachim Eriksson (JOE@kl.dk).

Betaling

Betaling af abonnement opkræves en gang årligt i februar måned.

Tilkøb

Redaktionen kan tilbyde tilkøbsprodukter til KL Emnesystematik.

Prisindex

Abonnementsprisen følger KL's pris- og lønskøn.

KL aftale med ESDH leverandører og andre IT leverandører

  • KL indgår særskilt aftale med systemleverandører, som anvender KL Emnesystematik i deres løsninger, i forbindelse med kommunens tegning af abonnement, med mindre en aftale allerede er indgået.
  • I KL-aftalen med leverandøren gælder det, at systemleverandøren skal stille en simpel procedure til rådighed for opdatering af KL Emnesystematik i kommunen med henblik på, at kommunen selv foretager opdateringer af KL Emnesystematik i deres system. Proceduren skal være dokumenteret, og resultatet af opdateringen af KL Emnesystematik i systemet skal kunne testes for validitet.
  • ESDH-leverandøren er ansvarlig for at proceduren er til rådighed, men kan ikke drages til ansvar for fejl i XML-filerne, som leveres og produceres af KL.

Opdatering i ESDH systemer

Kan systemleverandøren ikke stille en simpel KLE opdateringsprocedure til rådighed for kommunen, skal leverandøren levere mindst en årlig vederlagsfri opdatering af KL Emnesystematik i sit system til kommunen.

Arkiveringsversion

Kommunen kan i forbindelse med arkivudtræk rekvirere en arkiveringsversion af KL Emnesystematik som en del af abonnementet. Arkiveringsversionen indeholder fuld historik tilbage fra 1988.

Opsigelsesbetingelser

Ønskes abonnementet opsagt, meddeles dette skriftligt til KLE redaktionen, senest d. 1. november det pågældende år. Abonnementet vil efter opsigelse løbe indtil årets udgang. Leverandøren af et evt. ESDH system er ved udløbet forpligtet til at fjerne muligheden for at bruge KL Emnesystematik ved sagsoprettelse. KL kontakter den pågældende leverandør herom ved modtagelsen af opsigelsen. 

Kurser og konsulentydelser

Kurser

Kurserne henvender sig til brugere, superbrugere og ESDH-ansvarlige, der arbejder med journalisering og ESDH. De kan afholdes i forbindelse med implementering af nye rutiner for sagsdannelse, nyt ESDH eller blot ud fra et behov for genopfriskning eller lignende.

Kurserne kan målrettes de konkrete behov i kommunen og kan fx tage afsæt i bestemte fagområder eller eksempler fra egen hverdag. Det fulde kursusprogram herunder kan derfor bruges som udgangspunkt for en nærmere aftale om et eller flere konkrete kurser.

Sagsdannelse og KL Emnesystematik (3,5 t)

Standard-kursusprogrammet med de spørgsmål, som kurset giver svar på:

Journalisering (lovkrav, journaliseringspligt og nytteværdi)

  • Hvorfor skal man journalisere?
  • Hvad skal man journalisere?
  • Hvornår skal man journalisere?

 
KL Emnesystematik (opbygning, principper for brug)

  • Hvad er KLE?
  • Hvad skal KLE gøre godt for?
  • Hvordan finder man rundt i de mange KLE-emner?
  • Hvordan vælger man det rette KLE-emne?

 
KLE Facetter (funktion, principper for brug)

  • Hvad er facetterne i KLE?
  • Hvordan kan facetterne hjælpe med sagsdannelsen?
  • Hvordan finder og vælger man de rigtige facetter?

 
Sagsdannelse og enkeltsagsprincippet

  • Hvad er 'enkeltsager' egentlig?
  • Hvilke fordele giver enkeltsagsprincippet?
  • Hvordan hjælper KLE med at danne enkeltsager?

 
Bevaring og kassation

  • Hvad skal man være opmærksom på ift. bevarings- og kassationskoder på sager?


KLE Online

  • Hvad er KLE Online?
  • Hvordan søger og navigerer man i KLE Online?

Der indgår øvelser på kurset, blandt andet journaliseringsøvelser.

Konsulentydelser

Vi tilbyder ligeledes konsulentydelser vedrørende:

  • Konkret anvendelse af KL Emnesystematik
  • Journalisering og sagsdannelse
  • Specificering af krav til integration af KLE i ESDH ved anskaffelse eller tilpasning
  • PDF

    Kursus i journalisering, KLE og sagsdannelse

 

×

Log ind