Arbejdsgange, forretningsviden og informationshåndtering

KL Emnesystematik (KLE)

Journalisering er et vigtigt fundament for sikring af kommunens dokumentation og vidensdeling, hvad enten sager og dokumenter opbevares på digital form (i ESDH systemer) eller på papir.

Om KL Emnesystematik

KL Emnesystematik (KLE) er en retskildebaseret kommunal taksonomi (journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven (handlingsfacetterne) på den enkelte sag. KL Emnesystematik tilstræber til enhver tid at reflektere den del af den danske lovgivning, der omfatter den kommunale forvaltning. Du kan læse flere detaljer om KLE her.

KL stiller en online version til rådighed som supplement til brug i ESDH. Databasen har intelligent søgefunktion og hierarkisk navigation i indhold. Gå til KLE-online.dk her.

Kurser i KL Emnesystematik

KL afholder kurser i sagsdannelse og KL Emnesystematik, herunder enkeltsagsprincippet, journalisering og den tilhørende forvaltningslovgivning.
Læs mere om kurser i KL Emnesystematik og sagsdannelse.

KL tilbyder også et heldagskursus i journalisering, KL Emnesystematik og GDPR. Du kan læse mere og melde dig til herunder.

Arrangement

Kurser Kursus i journalisering og GDPR

Forvaltningsretlige regler og principper, KLE og enkeltsagsprincippet, persondatabehandling er nogle af de emner, der bliver behandlet på kurset. Næste kursus - den 13. maj.

Databeskyttelsesforordning og KLE

Kobling mellem KLE emne og anbefalet tidsfrist for sletning efter databeskyttelsesforordningen. Læs mere her.

Forskellige varianter af KLE

KLE leveres til ESDH-leverandører i forskellige varianter af XML. Version 2.0 giver mulighed for ekstra funktionalitet i ESDH-systemet. Læs mere her.

Bevaring og kassation ud fra KLE

Den 1. september 2010 trådte bekendtgørelse 995 om bevaring og kassation af arkivalier fra kommunerne i kraft. Det har betydning for kassation fra ESDH ved hjælp af bevarings- og kassationskoder på KLE-emner og -facetter. Læs mere her.

KL specifikation af krav 

KL Emnesystematik er en opgavetaksonomi, der giver kommuner mulighed for at tilknytte emne (opgave) og handlingsfacet som sagsoplysninger (meta-data) på sager ud fra en veldefineret og vedligeholdt systematik.


  • PDF

    KL specifikation af krav - Understøttelse af KL Emnesustematik (KLE) i esdh systemer.pdf

 

KLE-abonnementsbreve

Abonnementsbrevene indeholder information om de væsentligste ændringer i emner og facetter. Brevene udkommer kvartalsvist.

Hvis du ønsker at modtage en orienteringsmail om publicering af abonnementsbrev eller tidligere versioner kontakt Joachim Eriksson (JOE@kl.dk)

Abonnement og vilkår

 KL Emnesystematik

  • KL Emnesystematik omhandler en ”Administrativ taksonomi” til brug i den kommunale forvaltning.
  • KL Emnesystematik er en dynamisk og struktureret systematik, som tilstræber til enhver tid at reflektere den del af den danske lovgivning, der omfatter den kommunale forvaltning.

Vedligeholdes af

KL, Center for Digitalisering og Teknologi.

Abonnementsbetingelser

  • Anvendelse af KL Emnesystematik kræver i alle forhold et skriftligt samtykke. KL forbeholder sig alle rettigheder til den administrative taksonomi og deraf følgende systematik, jf. Bernerkonventionen, og den deraf følgende gældende danske lov om ophavsret.
  • Et abonnement giver fuld adgang for alle kommunens medarbejdere.

Abonnementsaftale

Opdatering

  • KL Emnesystematik opdateres 4 gange årligt. Opdateringer udsendes februar, maj, august og november.

Dataleverance

  • Opdateringer af KL Emnesystematik stilles til rådighed for kommunens ESDH-leverandør.
  • Efter aftale stilles data også til rådighed for kommunen selv til opdatering.
  • Data levereres som XML filer eller som REST webservice.
  • Data kan leveres i dedikeret format efter aftale.

Webudgave

  • Med abonnementet følger en webudgave af KL Emnesystematik, KLE-online, der ligeledes opdateres 4 gange årligt.

Brugerservice og support

Med abonnementet følger en brugerservice. Kommunen har adgang til at stille spørgsmål om konkret brug. Kontaktpersoner er Flemming Nielsen (FLN@kl.dk) og Joachim Eriksson (JOE@kl.dk).

Betaling

Betaling af abonnement opkræves en gang årligt i februar måned.

Tilkøb

Redaktionen kan tilbyde tilkøbsprodukter til KL Emnesystematik.

Prisindex

Abonnementsprisen følger KL's pris- og lønskøn.

KL aftale med ESDH leverandører og andre IT leverandører

  • KL indgår særskilt aftale med systemleverandører, som anvender KL Emnesystematik i deres løsninger, i forbindelse med kommunens tegning af abonnement, med mindre en aftale allerede er indgået.
  • I KL-aftalen med leverandøren gælder det, at systemleverandøren skal stille en simpel procedure til rådighed for opdatering af KL Emnesystematik i kommunen med henblik på, at kommunen selv foretager opdateringer af KL Emnesystematik i deres system. Proceduren skal være dokumenteret, og resultatet af opdateringen af KL Emnesystematik i systemet skal kunne testes for validitet.
  • ESDH-leverandøren er ansvarlig for at proceduren er til rådighed, men kan ikke drages til ansvar for fejl i XML-filerne, som leveres og produceres af KL.

Opdatering i ESDH systemer

Kan systemleverandøren ikke stille en simpel KLE opdateringsprocedure til rådighed for kommunen, skal leverandøren levere mindst en årlig vederlagsfri opdatering af KL Emnesystematik i sit system til kommunen.

Arkiveringsversion

Kommunen kan i forbindelse med arkivudtræk rekvirere en arkiveringsversion af KL Emnesystematik som en del af abonnementet. Arkiveringsversionen indeholder fuld historik tilbage fra 1988.

Opsigelsesbetingelser

Ønskes abonnementet opsagt, meddeles dette skriftligt til KLE redaktionen, senest d. 1. november det pågældende år. Abonnementet vil efter opsigelse løbe indtil årets udgang. Leverandøren af et evt. ESDH system er ved udløbet forpligtet til at fjerne muligheden for at bruge KL Emnesystematik ved sagsoprettelse. KL kontakter den pågældende leverandør herom ved modtagelsen af opsigelsen.