Bevaringsværdige data i AULA

I orienteringen gør Rigsarkivet kommunerne opmærksomme på, at AULA forventes at indeholde bevaringsværdige data.

En arbejdsgruppe i regi af Rigsarkivet med deltagelse af repræsentanter fra Organisationen Danske Arkiver, KOMBIT og KL foretager en vurdering af indholdet mhp. at fastlægge hvilke data og dokumenter, der skal afleveres til offentligt arkiv.

Forventningen er, at der udstedes nærmere bevaringsbestemmelser om omfanget af bevaringsværdige data fra AULA i løbet af 3. kvartal 2021.

 Orienteringen fra Rigsarkivet er gengivet nedenfor.

Sendt til hovedpostkassen 26. Maj 2021

Orientering om status på bevaringsvurdering af data og dokumenter i AULA

Til kommunerne, § 7-arkiverne og KL

Hovedpointer

• I denne mail gives der en status på arbejdet med afklaring af omfanget af bevaringspligtige data og dokumenter i AULA.
• Konklusionen er, at der forventes at være/er bevaringspligtige data og dokumenter i AULA.
• Der bliver udstedt en bevaringsbestemmelse, som fastlægger, hvilke data og dokumenter der skal afleveres til arkiv.
• Kommuner må ikke slette data og dokumenterer i AULA, før bevaringsbestemmelsen er udstedt.

 
Uddybning

Den fælleskommunale kommunikationsplatform AULA understøtter kommunikationen i folkeskoler og i kommunale og selvejende dagtilbud, dvs. for de fleste børn mellem 0-16 år. Løsningen er udrullet i flertallet af skoler efter efterårsferien 2019 og i de fleste dagtilbud i løbet af vinteren 2019/2020.
 
AULA kan indeholde materiale, der allerede er bevaringspligtigt efter Rigsarkivets regler i bekendtgørelse nr. 183 af 20. januar 2018, pkt. 8:

• Vedtægter, interne politikker, retningslinjer m.v.
• Dagsordener til og referater fra f.eks. skolebestyrelse, MED-udvalg, personalemøder osv.
• Årsberetninger, personaleblade, nyhedsbreve m.v.
• Fortegnelser over elever, der ikke findes i elevadministrationssystemer
• Materiale, som i særlig grad belyser skolens virksomhed, herunder forsøgs- og udviklingsarbejder samt billedmateriale

 
Derudover kan AULA indeholde andre typer af data og dokumenter, som kan have historisk værdi.
 
Efter aftale med KL er der derfor nedsat en arbejdsgruppe, som foretager en vurdering af indholdet i AULA, og som skal komme med en indstilling om, hvilke dele af AULA der skal afleveres til arkiv.
 
Arbejdsgruppen består af repræsentanter for:

• KL
• KOMBIT
• Organisationen af Danske Arkiver (ODA)
• Rigsarkivet

Rigsarkivet vil – på baggrund af arbejdsgruppens indstilling – udstede en bestemmelse, der fastlægger, 1) hvilke data der har historisk værdi, og som derfor skal afleveres til arkiv inden sletning, og 2) hvilke data der ikke har historisk værdi, og som derfor slettes uden aflevering til arkiv.
 
Det er forventningen, at Rigsarkivet kan udstede bestemmelsen i løbet af 3. kvartal 2021. Rigsarkivet vil derefter udsende en orienteringsmail til kommuner, § 7-arkiver og KL med bestemmelsen samt tilhørende vejledningsmateriale.
 
Indtil Rigsarkivet har udstedt bevarings- og kassationsbestemmelsen, må kommunerne ikke slette data og dokumenter i AULA. Hvis kommunen har overført dokumenter til kommunens ESDH-system, så dokumenterne afleveres fra ESDH-systemet, må kommunen dog godt slette de pågældende dokumenter.