Socialfaglige indkøb: Sådan kommer I i gang

Stor volumen – stort potentiale

”Til en start havde jeg svært ved at se, hvordan indkøb og socialområdet kun-ne optræde i samme sætning, men det giver så god mening at trække på hinandens forskellige fagligheder og perspektiver på data og opgaveløsningen.”

Indkøbsområdet kan i langt højere grad end det er tilfældet i dag indgå som vigtig samarbejdspartner og støttefunktion for chefer og sagsbehandlere på de store velfærdsområder, der foretager mange, komplekse og ofte dyre køb. Indkøbsafdelingen i en kommune forbindes ofte med udbud af kuglepenne, madrasser og tablets, og der har historisk set været et begrænset samarbejde mellem indkøbsfunktionen og fagområderne om køb af komplekse ydelser tæt på borgeren. Men det er der god grund til at lave om på.

Ca. 80 pct. af en gennemsnitskommunes indkøb udgøres af tjenesteydelser, herunder en lang række tjenesteydelseskøb knyttet direkte til opgaveløsningen på de store velfærdsområder – fx botilbud, mentorforløb og dagbehandling. Med temaet ”Indkøb er en del af kerneforretningen” i den fælleskommunale indkøbsstrategi 2020-2024 sættes der fokus på, hvordan et styrket samarbejde mellem indkøb og fagområderne kan skabe værdi, når der indkøbes ydelser, der direkte berører borgeren. Ved at bringe indkøbsfaglige kompetencer i spil i processerne omkring køb af disse ydelser kan det bl.a. bidrage til: 

• Øget kvalitet
• større ensartethed i opgaveløsningen
• bedre processer og arbejdstilrettelæggelse
• gennemsigtige og mere fordelagtige kontraktvilkår
• øget økonomisk råderum.

Det afgørende er at sikre, at borgeren får den rigtige ydelse, men samtidig også at der er det rigtige match mellem ydelse, kvalitet og pris. 

I artiklen ”Sådan skaber systematiseret indkøb på det forebyggende område stor værdi i Odense Kommune” kan du læse om hvordan Odense Kommune gennem flere år arbejdet med at matche indkøb på børne- og familieområdet med positive resultater.

Fra behov til kontrakt – hvor i processen kan indkøbskompetencer understøtte fagområdet?

”Det var afgørende for vores projekt og samarbejde, at indkøbsafdelingen fx ikke kom med en dagsorden om, at der skulle spares penge. Undervejs i pro-jektet er vi sammen blevet skarpere på potentialerne ved at samarbejde og se på data fra nye vinkler, og ikke mindst fået en større forståelse for hinandens fagligheder. Det har været givende og sikret et godt fælles udgangspunkt.”

Uafhængigt af om man som kommune står overfor at indkøbe sygeplejeartikler eller et tilbud til en udsat borger, skal der defineres et behov, gennemføres en afklaringsproces forud for valget af konkret leverandør/tilbud, der skal indgås en kontrakt, og der skal løbende følges op på, om formålet med og kravene i kontrakten/samarbejdet indfries.

Figuren nedenfor illustrerer processen for. et køb på socialområdet set ift. borgerens sagsforløb. Her er det overordnet skitseret, hvor i processen de socialfaglige kompetencer er altafgørende, og hvor i processen chefer og medarbejdere med fordel kan trække på kollegaer i indkøbs- og/eller økonomiafdelingen.

Det handler nemlig ikke om, at indkøbs- og økonomiafdelingen skal involveres i beslutningen omkring, hvad der fagligt er bedst for den enkelte borger. Derimod handler det om, at indkøb og økonomi kan bidrage på forskellige tidspunkter i processen – fx ift. at udarbejde understøttende redskaber til ydelsesbeskrivelser og kontrakter samt ift. at understøtte, at processerne omkring et køb og den efterfølgende dialog med leverandøren gennemføres ensartet, med afsæt i eksisterende data og de samme dokumenter og vilkår.

Figur 1: Indkøbssituationen ifm. en borgers sagsforløb: Hvor kan samarbejdet styrkes? 

I artiklen ”Data skaber fundament for styrket indkøbspraksis på socialområdet i Varde Kommune” kan du blive klogere på hvordan et skærpet fokus på de borgernære indkøb, og en mere datainformeret tilgang har skabt værdi for både borgere, medarbejdere og kommunens økonomi.

Hvad er de foreløbige erfaringer?

De foreløbige erfaringer fra de kommuner, der arbejder systematisk med at styrke deres indkøbspraksis på socialområdet, viser at der er en lang række gevinster forbundet med at prioritere et styrket samarbejdet på tværs af økonomi- og indkøbsafdelingen og fagområderne. Det handler først og fremmest om kvaliteten for den enkelte borger, men også om bedre processer og arbejdsgange for den enkelte sagsbehandler samt om øget råderum som følge af bl.a. bedre leverandøroverblik og kontraktgrundlag samt forhandling, der sikrer det rigtige match mellem ydelse, kvalitet og pris.

Som led i at understøtte kommunerne i arbejdet med at bringe fagligheder sammen om indkøbsopgaverne på særligt velfærdsområderne samler KL i et nyt inspirationsmateriale op på en række af de erfaringer, der er høstet blandt kommunerne indtil nu. Opsamlingen er struktureret ud fra en række gode råd til arbejdet med at styrke praksis i den enkelte kommune, ligesom der optræder konkrete cases til inspiration.

5 råd til at komme godt i gang med at styrke indkøbsopgaverne på velfærdsområderne

På baggrund af eksisterende erfaringer blandt de kommuner, der har arbejdet med at bringe indkøbsfaglige kompetencer i spil, når der købes ind på de store velfærdsområder, præsenterer inspirationsmaterialet 5 råd til et styrket samarbejde og praksis ift. indkøbsopgaverne:

1. Skab ledelsesmæssig opbakning som afsæt for prioritering af ressourcer og forankring af løsninger
2. Gå nysgerrigt til værks – gensidig forståelse og dialog er afgørende
3. Definer formål og opstil fælles mål for, hvad et tættere samarbejde skal bidrage til
4. Skab overblik over jeres praksis, data og forbrug
5. Tag med afsæt i praksis og data stilling til, hvad I kan ændre for at styrke jeres processer og sikre et bedre afsæt for indkøbet.

I inspirationsmaterialet udfoldes og konkretiseres de 5 råd, ligesom der fremgår eksempler på relevante data og løftestænger, der kan anvendes i arbejdet med at styrke socialfaglige indkøb.

Vil du gerne læse mere om socialfaglige indkøb? Dyk ned disse kommunale cases

I det netop publicerede inspirationsmateriale, denne måneds nyhedsbrev og i tidligere udgaver af nyhedsbrevet kan du læse om konkrete erfaringer i kommuner, der er lykkedes med at styrke deres praksis ift. socialfaglige indkøb til gavn for både borgere, medarbejdere og kommunens økonomi. Se oversigt nedenfor:

• Systematiseret indkøb på det forebyggende område skaber stor værdi i Odense Kommune
• Data skaber fundament for styrket indkøbspraksis på socialområdet i Varde Kommune
• Halsnæs Kommune vinder ved at skrue op for forhandling og kontraktstyring (video).
• Ballerup Kommune: Indkøb kan understøtte borgernes vej mod job og uddannelse
• Furesø Kommune: Fælles udbud af Den Særligt Tilrettelagte Ungdomsuddannelse giver mere værdi for pengene
• Faaborg-Midtfyn Kommune lykkedes med bedre styring på socialområdet
• Fredensborg Kommune: Bedre kvalitet, lavere udgifter, mindre administration gennem fokus på den visiterede kørsel
• Holbæk Kommune styrker køberrollen på det specialiserede socialområde og vinder på bundlinjen