25. maj 2021

I Kolding Kommune går økonomisk og faglig styring hånd i hånd

Er det specialiserede socialområde ustyrbart? Ikke hvis man spørger Kolding Kommune, der ved brug af styringsredskaber, hyppig opfølgning og ikke mindst en tæt kobling mellem økonomi og faglighed formår at holde udgifterne i skak.

Det faglige og strategiske afsæt på socialområdet

På det specialiserede socialområde har Kolding Kommune gennem flere år arbejdet efter strategien ’Selvværd og sammenhæng’. Strategien understøtter en kultur og et mindset, i den måde medarbejdere i Kolding Kommune møder borgerne. Fokus i strategien er at bruge sin faglighed til at stille spørgsmål til borgerne fremfor at give svar, samt at sætte borgerens egne ønsker i spil. Med denne tilgang skal sagsbehandleren sammen med borgeren skabe mening og sammenhæng, så borgeren oplever, at samarbejdet er personligt og relevant.

Den økonomiske styring har fokus på at sikre, at det politiske serviceniveau kan overholdes, samtidig med at der hele tiden er overblik over og styr på udgiftsudviklingen – dvs. sikre at der skabes mest mulig værdi med de ressourcer, der er til rådighed. Ifølge Helle Damgaard, økonomichef i Kolding Kommune, lykkedes Kolding Kommune netop med dette ”fordi vi har fået opbygget et styringsunivers, der passer til vores kultur og som løbende giver os de nødvendige indsigter ved at pege på udvikling og tendenser”.

Ifølge Helle Damgaard, handler faglig og økonomisk styring om hvordan man skaber de bedste løsninger til borgerne – dels ift. den faglige kvalitet og dels ift. hvordan ressourcerne anvendes bedst muligt. Borgernes behov ændres løbende og derfor er opsamling og vidensdeling om udvikling og tendenser en vigtig brik i god styring, ifølge Helle Damgaard. Af denne årsag, har socialforvaltningen i Kolding Kommune stort fokus på tæt og løbende opfølgning samt samarbejdet mellem myndighed og udfører. Dette for at sikre at den samlede ressourcestyring og løbende udvikling af indsatser/tilbudsviften matcher borgernes behov.

Styring med tæt økonomisk opfølgning og gennemsigtighed

Socialforvaltningen i Kolding Kommune har fokus på at forene krav om budgetoverholdelse og styring på et område med komplekse problemstillinger og øget efterspørgsel på forvaltningens ydelser. De komplekse borgerforløb gør det til et omkostningstungt område, der let påvirkes af ændringer i borgernes behov og svingende tilgang af nye og dyre sager. Ifølge Helle Damgaard er forvaltningen derfor særligt optaget af at skabe sammenhæng mellem den faglige og økonomiske styring. Helle Damgaard uddyber ”Det er en god intention og noget vi tit siger inden for socialområdet. Men det er samtidigt noget forvaltningen konstant skal prioritere og være vedholdende omkring for at det lykkes”. Sammenhængen mellem den økonomiske og faglige styring handler i høj grad om at understøtte en kobling mellem det politiske niveau, myndighed og udfører samt økonomi – se figur nedenfor.

Figur 1: Faglig og økonomisk styring

Nøglen til at sikre budgetoverholdelse og lovmedholdenhed er ifølge Helle Damgaard gode styringsværktøj og realistiske budgetforudsætninger: ”Styringsredskaberne gør at vi kan italesætte, forklare, forsvare og skabe nogle realistiske budgetforudsætninger. Desuden medvirker styringsværktøj til at skabe gennemsigtighed”.

Systematik, gennemsigtighed og understøttende værktøjer

I Kolding Kommune sætter den faglige og økonomiske styring fokus på tre niveauer:

  1. Registreringspraksis og validitet.
  2. Opfølgning, vurderinger og controlling.
  3. Styringsværktøjer og ledelsesinformation.

De tre niveauer sikrer ifølge Helle Damgaard en høj grad af validitet og gennemsigtighed: ”Vores registreringspraksis skal komme nedefra. Det er rådgivere og udførere der genererer både vores data og vores udgiftsniveau. Derfor har vi udviklet en praksis, hvor vi følger det tæt og ofte - og derved opnår en høj validitet og gennemsigtighed”.

For at understøtte udviklingen af den faglige og økonomiske styring, har Kolding Kommune eksempelvis implementeret følgende initiativer:

  • Udfører-områderne: Månedlig afrapportering til budgetopfølgningerne via en fælles skabelon og dialog. Den ensartede afrapportering understøtter den rette indsigt og gennemsigtighed.
  • Myndighedsområderne:
    • Månedlig sagsgennemgang med alle rådgivere, hvor alle sager gennemgås på individniveau med udgangspunkt i en spørgeguide.
    • Månedlig gennemgang med faglige ledere og koordinatorer samt på chefniveau. Her gennemgås ledelsesinformation i samarbejde med controllere med henblik på at skabe indsigt og bidrage til faglige drøftelser.
    • Løbende rapportering til politisk niveau og på teammøder.

Et afgørende element i Kolding Kommunes praksis handler således om, at der i høj grad prioriteres ressourcer til den løbende opfølgning på alle niveauer. Opfølgningerne er nøje planlagt og sat i system på alle niveauer i organisationen for hele året.

Indsatstrappen kobles med økonomi

Siden 2019 har Socialforvaltningen i Kolding Kommune koblet indsatstrappen, der anvendes i det faglige arbejde, med økonomi. Indsatstrapperne er en del af de socialfaglige værktøjer, som anvendes i arbejdet med borgerne på det specialiserede socialområde. Indsatstrappen anvendes til at sætte fokus på de indsatser, som løbende tilbydes borgerne samt bevægelser over tid.

I det socialfaglige arbejde bidrager indsatstrappen til at sætte fokus på, hvordan udviklingen sker i samspil med borgerne, og hvordan både egne og andres ressourcer anvendes bedst muligt omkring borgerne. Sammenhængen mellem faglighed og økonomi sker via en ny tilgang med ”Indsatstrappens udgifts- og aktivitetsmodel”, som anvendes både på det politiske niveau samt på andre niveauer i organisationen i forbindelse med den løbende opfølgning på Socialforvaltningens områder. 

I modellen oversættes relevante data fra Socialforvaltningens forskellige økonomi- og aktivitetsstyringssystemer, til de forskellige trin på indsatstrappen. Herigennem opnås der indsigt i udgifter, aktiviteter, varighed samt bevægelser over tid.

Modellen opgøres i to forskellige scenarier.

  • Det samlede antal borgere samt gennemsnitlige udgifter og varighed på det enkelte trin på indsatstrappen.
  • Udviklingen for de borgere, som har bevæget sig inden for trinene på indsatstrappen.

Helle Damgaard beskriver formålet med modellen således: ”Vi vil vise hvordan borgernes støttebehov fordeler/ændrer sig samt følge tæt, om vi bevæger os i den retning vi ønsker. Derfor har vi sat alle vores udgifter og mængder ind på indsatstrappen”. Nedenfor ses et eksempel på indsatstrappen for voksen-handicap området.

Figur 2: Indsatstrappen koblet med økonomi

Målgruppen for den nye model for indsatstrappen er i høj grad det politiske niveau. Herigennem skal modellen give indsigt i anvendelse af kommunes indsatser samt understøtte at kommunen lykkedes med det overordnede mål om at få borgerne ned af indsatstrappen. Modellen anvendes løbende i praksis og giver ligeledes anledning til drøftelser og prioriteringer både faglige og politisk.

Succes med at holde udgifter i ro

Som følge af arbejdet med Selvværd og Sammenhæng, systematisk fokus på den faglige og økonomiske styring samt gode erfaringer med at anvende tidligt, forebyggende og helhedsorienterede indsatser efter §82, er Kolding Kommune lykkedes med at holde udgifterne på socialområdet i ro. På nogle områder er udgifterne endda faldet en smule. Dette mønster i udgiftsudviklingen står i kontrast til tendensen i mange andre kommuner, hvor udgiftsniveauet på socialområdet er stødt stigende.

Tre gode råd fra Kolding Kommune omkring styring

  • Lav ofte og tæt opfølgning på borgersager.
  • Prioriter at skabe et validt og gennemsigtigt datagrundlag og beram løbende tid til bearbejdning af indsigter og faglige drøftelser.
  • Del indsigter så det skaber sammenhæng - Tag bestik af dem og handl på dem.