27. april 2021

Frederikshavn Kommune: ”Data er et vigtigt greb når ejendomsporteføljen skal optimeres”

Det er vigtigt at have et solidt dataoverblik over den kommunale ejendomsportefølje, når der skal sikres høj kvalitet i de kommunale ejendomme, god udnyttelse af ressourcerne og kunne prioriteres. Frederikshavn Kommune har skabt økonomiske og bæredygtige gevinster ift. arealoptimering og sameksistens af arealer ved deres kortlægning af ejendomsdata. Det har givet kommunen et strategisk fokus på optimering af ejendomsporteføljen.

Ejendomsdata skaber overblik

I KL’s årlige effektiviseringsundersøgelse for 2021 peger kommunerne netop på, at der på ejendomsområdet er et stort potentiale for både at skabe et råderum via effektiviseringer, men i høj også kvalitative gevinster såsom bedre løsninger for borgerne og en reduktion af CO2 niveauet. De fortrukne greb for at skabe bedre rammer på ejendomsområdet er energirenoveringer, bedre brug af data, og arealoptimering. De forskellige tilgange afspejler både politiske prioriteringer og kommunernes forskellige forudsætninger og rammevilkår i forhold til, hvordan opgaven gribes an. Erfaringerne fra kommunerne er, at ejendomsområdet er et komplekst indsatsområde, hvor det ofte kan kræve et langt træk at skabe forandringer.

Arealoptimering og sameksistens af arealer er et greb, som flere kommuner anvender i arbejdet med at skabe råderum på ejendomsområdet. I Frederikshavn Kommune handler det om at arbejde med at skabe kloge kommunale kvadratmeter, så kommunerne primært skal forholde sig til relevante og funktionsdygtige kvadratmeter. Forudsætningen for at lykkedes med arealoptimering har været at have et godt dataoverblik over ejendommene og et blik for, hvilke aktiviteter de skal rumme nu og i fremtiden.

Strategisk og struktureret datakortlægning i Frederikshavn Kommune

Ejendomscenteret i Frederikshavn Kommune har rådgivende funktion overfor direktionen og ansvar for driften af de kommunale bygninger. Derudover har ejendomscenteret budgettet til alle ejendomsformål. Dette gælder bl.a. ift. at arealoptimere således, at der kan frigives økonomiske midler i kommunen.

Frederikshavn Kommune har i en lang årrække arbejdet strategisk og struktureret med kortlægning af data på ejendomsområdet, og har udviklet et stort datasæt. Datasættet indeholder fx oplysninger om bygningsdriftsareal, antal brugere, hvilke centre der anvender arealer samt primær kvadratmeter eller frit gulvareal på daginstitutioner.

”Ejendomscenteret har fået det politiske mandat til at udfordre organisationen ift. arealbehov, for at støtte tværfaglige sameksistens, så de kommunale bygninger anvendes bedst muligt. Hvis man ”rykker sammen” er der ligeledes et økonomisk incitament for centrene, da man får tilbageført de driftsbesparelser der opnås ved at være på færre kvadratmeter”, fortæller Bo Niebuhr, der er afdelingsleder i Ejendomscenteret i Frederikshavn Kommune.

Data er et faktabaseret grundlag for prioriteringer

Datasættet har betydet, at Frederikshavn Kommune har fået overblik over deres samlede ejendomsportefølje. Overblikket har givet kommunen et faktabaseret grundlag for prioritering og identificeringer af muligheder og nye løsninger, der bidrager til bedre udnyttelse af de kommunale ejendomme. På den baggrund, har kommunen iværksat en række forskellige initiativer i et tæt samarbejde mellem fagcentre og ejendomscenteret.

I dag har Frederikshavn Kommune et datasæt, der præciserer hvilke bygninger kommunen råder over, hvem der forvalter hvilke arealer og evt. hvilke lejekontrakter eller driftsaftaler der er indgået på arealerne. Der er ligeledes for skoler, daginstitutioner samt administrationsbygninger opgjort primære og sekundære arealer ift. hvad arealerne bruges til. Rengøringsarealer som kommunen selv håndterer, er ligeledes registreret. Derudover er forbruget af energi fulgt tæt de seneste 20 år, så på dette område haves en stor historik.

”Vi har overblik over hvilke arealer der er registreret som tomgangsbygninger, dvs. bygninger og ejendomme som ikke har været i drift, disse er i ovenstående periode blevet afviklet i stor stil, enten ved frasalg eller ved nedrivning (hvor disse har været i dårlig stand). Endvidere laver vi benchmark på primær kvadratmeter pr. elev eller pr. barn, således vi kan se hvilke skoler der har forholdsvis mange kvadratmeter pr. elev. Herigennem har vi arbejdet med at skabe rum, så man eksempelvis har kunne flytte daginstitutioner ind sammen med skolen. Dette har vi erfaringer med flere steder, i Ravnshøj, Ålbæk, Voerså, Gærum og i Frederikshavn” fortæller Bo Niebuhr.

Frigørelse af ressourcer ved arealoptimering

Frederikshavn Kommune arbejder med arealoptimering og sameksistens af ejendomsfunktioner, så der løbende høstes gevinster på tværs af ejendomsporteføljen. I perioden fra 2014-2018 medførte det en reduktion i ejendomsporteføljen på ca. 40.000 kvadratmeter, svarende til 12,7 pct. af den samlede ejendomsmasse. 

Frederikshavn Kommunes store arbejde med sameksistens af arealer har i de seneste år medført yderligere gevinster for kommunen. Dette ses fx ved at daginstitutionerne er rykket ind på skoler osv. Ifølge dem er fokus på sameksistens, ikke mindst ude i de mindre lokalsamfund er en stor gevinst.

”Der skabes mere bæredygtige kommunale institutioner, da bygninger anvendes mere optimalt, og samtidig giver det gode muligheder for at understøtte hinanden, og trække på fælles ressourcer hvis muligt. Desuden vil der ofte være en anlægsproces som en del af sammenlægningen, hvor de kvalitative bygningsegenskaber opkvalificeres, for at få udnyttet arealerne bedre.”, fortæller Bo Niebuhr.

Budskaber og gode råd til andre kommuner

  • Brugen af data giver det politiske niveau en bedre mulighed for at træffe beslutninger på et oplyst grundlag, og er derved med til at tydeliggøre konsekvenser ved beslutninger – både de der tæller for og imod.
  • Data er essentiel ift. langsigtede planer og strategier for bygningsarbejde, så der træffes gode langsigtede beslutninger.
  • Afdækning af interessenterne er vigtigt, når der arbejdes med en datacase. På den måde fås fokus på hvad de forskellige interessenters behov er – og kan derved arbejde på at indfri deres behov.

Bo Niebuhrs tre gode råd i dataarbejdet på ejendomsområdet

  1. Vent ikke på, at direktion eller politisk niveau begynder at efterspørge det, som Facility Management kan understøtte i en kommunal organisation. Vi er ansat til at have den faglige indsigt, så prøv at præsentere muligheder ved brug af data.
  2. Start i det små, men kan altid bygge ovenpå sit datasæt. Få overblik over bygninger der anvendes, og find ud af hvem der kan hjælpe med at dataene kan vedligeholdes – brug evt. KL’s nøgletalssamarbejde.
  3. Hvis der er strategiske mål eller politikker omkring optimering, bygninger eller evt. besparelseskrav, så vær proaktiv, og anvend data til at tydeliggøre potentialerne – evt. på flere måder. Fx hvis man døjer med vedligeholdsefterslæb pga. lave budgetter pr. kvadratmeter, så vil reduktion af arealer være en vej til at forbedre budgetterne.