Til de hardcore: Inspiration til opgørelse af kommunens eksterne konsulentforbrug

Regeringen og KL lavede i sommeren 2020 en aftale om, at kommunerne i de kommende år skal have fokus på at reducere forbruget af eksterne konsulenter. I økonomiaftalen for 2021 er det aftalt, at kommunerne kan frigøre 1 mia. kr. frem mod 2025, hvoraf 0,5 mia. kr. frigøres i 2021.

I forbindelse med økonomiaftalen for 2020 nedsatte Regeringen, KL og Danske Regioner en arbejdsgruppe. Den skulle se på veje til at nedbringe konsulentforbruget i den offentlige sektor.

Arbejdsgruppen konkluderede blandt andet, at der er usikkerhed forbundet med kommunernes opgørelsesmetode (www.kl.dk/konsulentforbrug). Men hvis man skal vide, hvor man skal hen, er det godt at vide, hvor man starter og kommer fra. Derfor er det en god idé at kende det faktiske forbrug.

KL har derfor bedt en række kommuner om at gennemgå deres SKI-baserede konsulentopgørelse for 2019, som de modtog i efteråret 2020.

Sådan har Viborg Kommune gennemgået forbruget

Viborg Kommune har gennemgået deres indkøbsdata fra SKI på varelinjeniveau. Det har taget to arbejdsdage at rense data og udarbejde analysen.

”Vi havde som udgangspunkt ca. 8.000 varelinjer fordelt på 362 leverandører. Jeg har gennemgået varelinjerne ved at starte med den leverandør, som vi havde højest forbrug ved. Jeg har dog ikke kigget på leverandører med et årligt forbrug på under 90.000 kr.”, siger Line Nielsen, der er controller i kommunens indkøbs- og udbudsenhed.

Hun forklarer uddybende, at nogle af varelinjerne og/eller leverandørerne hurtigt kunne kategoriseres som ’relevante’ eller ’ikke relevante’ i forhold til konsulentdefinitionen fra den fællesoffentlige arbejdsgruppe. Men Line Nielsen peger på, at konsulentydelsesområdet er svært at kategorisere, da hun mener, at der fortsat mangler en mere præcis definition af, hvad en konsulentydelse er i relation til det offentlige forbrug.

I andre tilfælde var det nødvendigt med en mere grundig undersøgelse af varelinjerne/leverandørerne for at finde ud af, hvordan de skulle kategoriseres.

Det kunne fx være ved at google leverandøren for at finde ud af, hvad det er for en type virksomhed, og hvilke varer/ydelser de kan levere, eller at se på 

hvilke af kommunens afdelinger, som bruger leverandøren for at give varelinjebeskrivelsen en kontekst, som giver mening. I andre tilfælde har det været nødvendigt at slå fakturaen op i økonomisystemet for at undersøge posteringstekst, bilag eller kontering, fortæller Line Nielsen og uddyber:

”Jeg har trukket på viden fra tidligere dialoger med nogle afdelinger omkring deres konsulentforbrug. Jo længere der skal dykkes ned, jo mere tidskrævende en opgave bliver det.”, siger Line Nielsen.

Viborg Kommunes faktiske forbrug

På baggrund af analysen af SKI-dataene vurderer Viborg Kommune, at en del af konsulentforbruget er fejlplaceret.

De fejlplacerede ydelser og varekøb på tværs af de oprindelige kategorier fordeler sig som vist i følgende tabel.

Figur 1: Forbrug der burde være placeret på andre kategorier

Langt hovedparten af det fejlplacerede forbrug på tværs af de oprindelige kategorier er software, licenser, hosting samt It-supportaftaler. Det bekræfter dermed også dét, som blev påpeget i rapporten fra den fællesoffentlige arbejdsgruppe, om at it-området er komplekst og et godt sted at kigge nærmere på for at skabe et overblik over det faktiske forbrug

Viborg Kommune peger på, at der er en række UNSPSC-koder (se tabellen nedenfor), der kan overvejes ikke at skulle indgå i analysen fremadrettet. Det skyldes, at størstedelen af forbruget placeret på disse kategorier reelt ikke er konsulentydelser.

Det er dog vigtigt at have in mente, at analysen er baseret på SKI-data, som fokuserer på den smalle konsulentdefinition. Der kan derfor også ligge faktisk konsulentforbrug fejlplaceret andre steder, som datasættet dermed ikke medtager, hvilket kan trække i den anden retning. 

Tabel 1: UNSPSC-koder der kan udgå

Der er dog nogle UNSPSC-nr. på niveau 4, som ikke er relevante, fx ”81112201 Vedligeholdelse- og supportgebyrer”. På dette UNSPSC-nr. kategoriseres gebyrer for vedligeholdelse og support af it-systemer og dermed ikke konsulentydelser. Kategoriseringen af data herpå kan derfor godt være korrekt, men det UNSPSC-nr. burde ikke være medtaget i aftalen om, hvad der er en konsulentydelse.

Det samme gælder fx for ”81161704 Mobiltelefon-supporttjeneste”, som i Viborg Kommune fx er montering af panserglas på en mobiltelefon, hvilket ikke kan anses for at være en konsulentydelse, og forbruget bør derfor ikke medtages, men det er egentlig kategoriseret på korrekt UNSPSC-nr.

Et tredje eksempel kunne være ”81112005 Dokumentscanningstjeneste”, hvor vi fx betaler PostNord for scanning af nogle dokumenter, og det er derfor placeret korrekt på dette UNSPSC-nr., men UNSPSC-nr. burde ikke indgå som en konsulentydelse.

De tre eksempler er niveau 4 UNSPSC-numre. KMD placerer forbrug på både niveau 1, 2, 3 og 4, men det akkumuleres op på overordnede niveauer.

Som eksempel fra oversigten på et UNSPSC-nr., der er at betegne som en konsulentydelse, men hvor en stor del af forbruget er fejlkategoriseret på dette UNSPSC-nr. er ”81111600 Computerprogrammører” eller ”81111500 Software- eller hardwareudvikling”. Det er særligt software, hosting og licenser, som ved en fejl er kommet herpå, og det skal flyttes over på varekøbskategorien software.

Oprydningen har givet bedre overblik

Overblikket over det fejlplacerede forbrug har således bidraget til at skabe et mere retvisende billede af det faktiske eksterne konsulentforbrug, så fokus kan rettes mod de områder, hvor der er grund til det.

Klaus Christiansen, Direktør for Beskæftigelse, Økonomi og Personale i Viborg Kommune er glad for, at de har fået et bedre overblik, men samtidig peger han på, at han ikke synes, at det er hensigtsmæssigt med bestemte udgiftsmål for anvendelse af ekstern konsulentbistand. ”Vores fokus er den bedste opgaveløsning. Derfor vil vi bruge vores sunde fornuft i vurderingen af, hvornår opgaveløsningen kræver ekstern bistand, og hvornår vi selv ansætter personer med de rette faglige kompetencer”, siger Klaus Christiansen og tilføjer:

”I Viborg Kommune er der nu snart styr på data. Vores brug af ekstern bistand er væsentlig lavere end den første opgørelse viste. Vi vil fortsætte vores dialog med at hjælpe og også udfordre de områder, der benytter ekstern konsulentbistand.”, siger Klaus Christiansen.

På trods af, at der er ved at være styr på data, så forklarer Line Nielsen, at det er en opgave, som kræver fortsat opmærksomhed: ”Selvom vi får ryddet op i et område og forsøger at gøre vores indkøbsanalyseleverandørs kategoriseringsmotor bedre, så kræver det stadig en løbende indsats at skabe retvisende data.”, siger Line Nielsen, som dog ikke tror på, at man nogensinde vil kunne sikre en fuldstændig nøjagtig konsulentopgørelse, fordi det ville være alt for ressourcekrævende at skulle gå alle varelinjer kritisk igennem. 

KL har nedsat en arbejdsgruppe bestående af syv kommuner, som arbejder med at skabe bedre rammer, viden og cases omkring opgørelsen af kommunernes konsulentforbrug.