23. februar 2021

Sådan vil kommunerne udmønte besparelserne på det eksterne konsulentforbrug

Når kommunerne anvender eksterne konsulenter, er de med til at skabe reel merværdi i den kommunale opgavevaretagelse. Det er derfor en vanskelig opgave at reducere forbruget, men en ny undersøgelse fra KL giver et indblik i, hvordan kommunerne vil gribe opgaven an.

En nylig undersøgelse fra KL viser, at kommunerne har sat det eksterne konsulentforbrug på dagsordenen.

 Det er ikke en ny dagsorden, men den har fået ekstra opmærksomhed i kommunerne efter, at det i økonomiaftalen for 2021 blev aftalt, at kommunerne skal frigøre 1 mia. kr. frem mod 2025, hvoraf 0,5 mia. kr. skal frigøres i 2021. Pengene, der frigøres, skal blive i kommunerne og bruges til udvikling af bedre velfærd.

Definition af eksternt konsulentforbrug

Staten, KL og Danske Regioner er enige om, at en konsulentydelse defineres som: ”en tjenesteydelse, der både kan vedrøre nærmere definerede udviklings-, rådgivnings- og driftsopgaver, som udføres af en ekstern person for en offentlig myndighed”, og nedbringelsen af det eksterne konsulentforbrug går specifikt på følgende kategorier:

  • Managementkonsulenter og øvrige rådgivende konsulenter (fx management-konsulenter, økonomisk analyse, HR og rekruttering, markedsføring, reklame og kommunikationsydelser)
  • IT-konsulenter (fx rådgivende og udførende IT-konsulenter vedrørende udvikling og drift)
  • Juridisk bistand (fx advokatydelser og juridisk rådgivning)

Opgørelsen af konsulentforbruget er baseret på kommunernes indkøbsdata fra SKI’s indkøbsdatasamarbejde, og tager alene udgangspunkt i markedsmæssige erhverv. Det betyder, at ydelser fra andre offentlige virksomheder, fonde, frivillige organisationer mv. ikke medregnes.

Kilde: Afrapportering: Arbejdsgruppe for nedbringelse af konsulenter i den offentlige sektor.

”Det kræver fokus at skære dér, hvor vi får mindst merværdi”

Aftalen tiltrækker sig stor opmærksomhed, og øjnene hviler på kommunerne i forhold til, hvordan de vil gribe opgaven an. Ifølge KL’s cheføkonom Morten Mandøe, er det en dagsorden, der er kommet for at blive, og som sætter fokus på, hvordan kommunerne fortsat kan anvende og udvikle de kompetente medarbejdere, der er i kommunerne, øge samarbejdet på tværs af kommunegrænser og bevare noget af den viden, som ellers risikerer at forsvinde, når konsulenter er færdige med opgaven.

”Når kommunerne bruger konsulenter, indgår de med reel værdi til fx at tænke i nye og innovative løsninger for vores velfærdsområder, og udgifterne er velbegrundede. Der er fx stor forskel på, hvordan og i hvilket omfang kommunerne bruger ekstern konsulentbistand. Det vil sige, at for nogle kommuner kan være nødvendigt at bruge konsulenter i de opgaver, hvor de har svært ved at tiltrække kvalificeret arbejdskraft på anden vis. Det er derfor vigtigt at være helt skarpe på at reducere udgifterne der, hvor det vurderes at give mindst merværdi”, siger Morten Mandøe, cheføkonom i KL.

Han peger derfor på, at det er vigtigt, at de enkelte kommuner skaber et overblik over, hvordan forbruget fordeler sig hos dem, og overvejer, hvad der vil være den mest farbare vej i deres tilfælde.

Læs hvordan Viborg Kommune har opgjort deres forbrug

Ny undersøgelse af kommunernes arbejde med at nedbringe konsulentforbruget

Kommunerne har svaret på en række spørgsmål vedrørende konsulentforbruget i forbindelse den særlige budgetindberetning for 2021. 82 kommuner har deltaget i undersøgelsen.

Undersøgelsen viser, at knap halvdelen af kommunerne efter indgåelsen af økonomiaftalen for 2021 enten allerede har haft eller forventer at skulle have en politisk drøftelse af kommunens konsulentforbrug.

Figur 1: Kommuner, som i efteråret har haft en politisk drøftelse af kommunens konsulentforbrug i 2021 og videre frem

Bemærkning: Baseret på besvarelser fra 82 kommuner.

 Det er i de fleste tilfælde sket i forbindelse med budgetbehandlingen, men i nogle kommuner har der også været generel drøftelse på baggrund af opgørelser af kommunens hidtidige forbrug af konsulenter. Som forklaring på hvorfor der ikke har været en politisk drøftelse af økonomiaftalens punkt om nedbringelse af konsulentforbruget, svarer flere kommuner, at der i tidligere år har været stor politisk opmærksomhed på området, og at der allerede er indarbejdet besparelser og/eller opstillet retningslinjer for brugen af eksterne konsulenter.

Læs om hvordan Svendborg Kommune har arbejdet med at lave retningslinjer for køb af eksterne konsulenter

Derudover viser undersøgelsen, at ca. halvdelen af kommunerne forventer et lavere forbrug af konsulenter i 2021 sammenholdt med niveauet i 2020 (jf. figur 2). Den anden halvdel forventer enten samme niveau eller kan endnu ikke vurdere behovet.

Figur 2: Forventer kommunerne at reducere forbruget af eksterne konsulenter i 2021 ift. 2020?

 

Bemærkning: Baseret på besvarelser fra 82 kommuner

Blandt de kommuner, som forventer et lavere forbrug af konsulenter i 2021, er der kun en enkelt, som forventer en større besparelse. De resterende forventer mere beskedne besparelser. Disse kommuner angiver bl.a., at der er stor bevågenhed på at nedbringe kommunens forbrug, men at forbruget allerede er på et lavt niveau, og at kommunen på nogle områder ikke råder over de nødvendige kompetencer til selv at varetage opgaverne.

Det er samtidig værd at bemærke, at en tredjedel af kommunerne (34 pct.) endnu ikke kan vurdere niveauet af eksterne konsulenter i 2021. Flere af kommunerne har her angivet, at der er igangsat budgetanalyser vedr. konsulentforbruget med henblik på, at der kan træffes beslutninger om det fremtidige niveau.

Besparelser udmøntes via rammebesparelser

Udmøntningen af konsulentbesparelserne sker primært som en indirekte reduktion gennem en rammebesparelse på de enkelte udvalgs rammer, hvor fagområderne selv kan vælge at nedbringe forbruget af eksterne konsulenter som led i rammebesparelsen.

Flere kommunerne bemærker samtidig, at de stadig er i gang med at afdække, hvor og hvordan de kan reducere udgifterne til konsulenter, og at en konkretisering af en generel rammebesparelse derfor godt kan blive aktuel.

Udmøntningen af konsulentbesparelserne i budget 2021 sker i overvejende grad på det administrative område (jf. figur 3), men i en del kommuner er besparelserne udmøntet bredt i organisationen. Det kan indikere, at der også vil ske reduktioner af konsulentydelser på borgernære områder, hvor der i parentes bemærket også indgår en del lovbundne konsulentudgifter.

Figur 3: På hvilke områder er der indarbejdet en reduktion i budget 2021?

Bemærkning: Baseret på besvarelser fra 28 kommuner

Hvordan vil kommunerne udmønte besparelserne?

Flere kommuner har eller planlægger derudover at gennemføre forskellige tiltag. Blandt disse er styringsmæssige tiltag, som fx særlige obligatoriske procedurer og retningslinjer for godkendelse af konsulentkøb og synliggørelse af konsulentkøb på udvalgsniveau, og organisatoriske tiltag, som fx kan omfatte fælleskommunale samarbejder, etablering af interne analyseenheder, styrket indkøb mv.).

 I listen nedenfor ses eksempler på kommunernes tiltag:

  • Hvidovre Kommune: Kommunen udarbejder en årlig redegørelse af konsulentkøb til politisk niveau.
  • Fredensborg Kommune: Kommunen har besluttet, at man i videst mulige udstrækning skal undgå at købe ekstern udbudsfaglig konsulentbistand i forbindelse med gennemførelse af udbud på anlægsområdet. I stedet skal den udbudsfaglige rådgivning varetages af kommunens egen indkøbsafdeling.
  • Holbæk Kommune: Reglerne omkring indkøb af ekstern konsulentbistand er skærpet, så det alene er chefer og direktører, som kan indgå aftaler herom.
  • Odense Kommune: Kommunen har hjemtaget juridiske opgaver ifm. udbuds- og entrepriseretlige opgaver i relation til kommunens drifts- og anlægsprojekter.
  • Langeland Kommune: Kommunen har fokus på, hvordan kommunens IT-set up kan optimeres yderligere for sikre en bedre drift samt reducere forbruget af eksterne konsulenter.
  • Tønder Kommune: Der foreligger en mundtlig aftale om, at ekstraordinær brug af konsulenter skal godkendes i direktionen.
  • Odder Kommune: Kommunens HR-konsulenter skal i højere grad selv stå for ansættelser og via ekstra fælles jurist i administrationen.
  • Randers Kommune: Årlig redegørelse for forbruget af eksterne konsulenter i forbindelse med regnskabsafslutningen.
  • Skanderborg Kommune: Kommunen planlægger at reducere forbruget af ekstern bygherrerådgivning på anlægsområdet ved at ansætte interne bygherrerådgivere.
  • Aarhus Kommune: Der er nedsat arbejdsgrupper til af kigge på områderne, jura, økonomi, HR, IT, det tekniske område samt psykologydelser, som rapporterer løbende til Økonomiudvalget. Der er udarbejdes en årlig statistik baseret på udtræk fra leverandørregisteret, som offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Har I ydereligere eksempler?

Vi vil meget gerne høre fra jer, hvis I har yderligere eksempler på initiativer til lavere konsulentforbrug. Eksempler må meget gerne indsendes til specialkonsulent Kristina Krüger Hansen (krkh@kl.dk).