24. november 2020

Temperaturmåling: Effektiviseringsarbejdet kører i god gænge – men flere kommuner ønsker at arbejde med øget inddragelse

Borgere og relevante aktører kan bidrage med vigtige perspektiver på, hvordan kommuner tilrettelægger effektiviseringer i forbindelse med budgetprocessen, men det kræver nogle helt særlige greb at få udbytte af inddragelsen.

Nyhedsbrevet Råderum har taget temperaturen på kommunernes effektviseringsarbejde i forbindelse med den nyligt afsluttede budgetproces.

Selvom kommunerne har haft forskellige udgangspunkter for dette års budgetlægning, forskellige behov for at effektivisere samt forskellige tilgange til processen, så er der en række opmærksomhedspunkter, der kan være relevante at adressere forud for det kommende års budgetlægning og effektiviseringsarbejde – uanset kommunens rammevilkår og situation.

Tendenser i kommunernes effektiviseringsarbejde

Kommunerne peger på den ene side på, at effektiviseringsarbejdet knyttet til budgetprocessen fungerer godt, og at det er en god anledning til at udvikle de enkelte opgaver for at sikre den højest mulige kvalitet til gavn for borgeren. Derudover er processen mange steder velkendt og gennemprøvet. Det bidrager til at give tryghed i organisationen samt at skabe et budget i balance.

 På den anden side efterlyser flere af kommunerne nye veje i effektviseringsarbejdet, fordi der er en metaltræthed i forhold til at finde på nye effektiviseringsforslag år for år.

Flere af de adspurgte kommuner giver udtryk for, at de går ’den stille vej’, hvor administrationen tilvejebringer et beløb gennem effektiviseringer og tilpasninger, så der automatisk og uden politisk initiativ hvert år skabes et økonomisk råderum. Det skaber ro for politikerne og en nemmere proces, hvor de ikke skal forholde sig til, hvordan effektiviseringerne skal udmøntes, men kommunerne beretter, at det samtidig ikke bidrager til at bibringe nye perspektiver.

Kommunerne efterlyser inddragelsesprocesser med et længere aftræk

Nogle af de adspurgte kommuner peger på, at de fremadrettet vil arbejde med en proces, hvor der indlægges mere tid til inddragelse af politikere, ledere, medarbejdere og borgere til at finde nye veje til at skabe råderum til mere velfærd.

Det ligger i tråd med en nylig analyse fra KLK (KL’s Konsulentvirksomhed), der peger på, at kommunerne får for lidt input ud af høringen mellem 1. og 2. behandling af budgettet, og at de dermed ikke opnår en forankring af budgettet i den bredere del af civilsamfundet. Høringsprocessen er dog en fast bestanddel af budgetprocessen i de fleste kommuner, selvom KLK peger på, at det ikke er et lovmæssigt krav.

Der er en forventning og kulturbestemt opfattelse i kommunerne af, at der skal være en høring forbundet med budgetprocessen, og det er helt naturligt, for det er sådan processen er bygget op og har forankret sig. Men det er ingen naturlov – og vi kan jo beslutte det anderledes”, siger Jens Vedel Jørgensen, som er chefkonsulent i KLK.

Ifølge chefkonsulent Jens Vedel Jørgensen giver den erkendelse et åbent vindue for at nytænke involveringen i budgetprocessen for at skabe en mere bæredygtig budgetproces, og for at videreudvikle de kommunale tilbud i samspil med dem det drejer sig om – nemlig borgerne, så de oplever en kvalitet, der passer til deres behov.

Læs artiklen: Tid til at gentænke budgetprocessen og gøre den mere demokratisk og værdifuld

Hvad skal der til for at lykkedes med at inddrage borgere og andre relevante aktører i politikudvikling?

Dansk og international forskning viser, at det kan være en udfordring at bruge inddragelsen af eksterne aktører såsom borgere og civile organisationer til at skabe effektiviseringer på den korte bane (Tortzen 2016).

”Dynamikken er ofte sådan, at kommunen lægger forslag frem, hvorefter borgerne kommer på banen. Det kan være vanskeligt at vende den dynamik om og få borgerne til at engagere sig i at finde effektiviseringspotentialer”, siger Anne Tortzen, direktør i Center for Borgerdialog, som er ekspert i borgerinddragelse.

Det skyldes blandt andet, at aktørerne hurtigt kan komme til at opfatte processen som så fastlåst på et bestemt effektiviseringsmål, at de ikke oplever at have et reelt spillerum i processen.

Ifølge Anne Tortzen betyder det dog ikke, at inddragelse ikke kan bruges som værktøj i effektiviseringsprocessen. Der er bare nogle overvejelser og greb, som er vigtige at have in mente, inden man igangsætter en sådan proces.

Anne Tortzen peger på, at det er afgørende, at administrationen har et skarpt blik for, hvornår udbyttet af inddragelse står mål med indsatsen, og hvornår politikere og administration reelt ønsker og oplever et behov for at få input udefra.

For at det skal give mening at inddrage borgere og andre relevante aktører udover høringsprocessen, som mange kommuner lægger ind i budgetprocessen, skal der være et reelt indflydelsesrum, og præmissen skal ligge fast.

Budgetprocessen er typisk meget formaliseret i kommunerne og kører efter en helt bestemt plan, som passer ind i det kommunale årshjul. Hvis man vil åbne processen op, skal processen tilpasses, så der reelt bliver tid til at modtage, drøfte og arbejde videre med borgernes input, inden man går videre til næste fase af processen.”, siger Anne Tortzen og fortsætter:

”Det kan give god mening at inddrage borgerne for at få et indblik i, hvilke konsekvenser de forskellige veje til effektiviseringer vil få for såvel borgere som medarbejdere. Og hvis man skal tale med borgerne om det, så er det vigtigt, at man bliver meget konkret. Det kan fx være, at man inddrager forældre til børn i daginstitutioner og drøfter forskellige scenarier med dem, så de kan være med til at udvikle opgaven ved, at de giver udtryk for deres behov og prioriteringer”, siger Anne Tortzen.

Der ligger således en opgave i at udvælge og beskrive scenarier, som borgerne kan forholde sig til. Derudover medfører inddragelsen af borgere i budgetprocesser også, at administrationen skal tilpasse formidlingen af de enkelte forslag, så borgerne har en chance for at forstå de beregninger, de skal forholde sig til. Der kan ifølge Anne Tortzen fx være en overvejelse omkring at få borgerne til at forholde sig til enkelte dele af budgetforslagene i stedet for det hele.

”Det giver sjældent mening at bede borgerne om at forholde sig til det samlede budget, for det giver som regel kun mening for ganske få borgere, der typisk er vant til at være i kontakt med kommunen. Så at lægge det samlede budget frem, er ikke nødvendigvis den bedste måde at få et bredere perspektiv på eventuelle effektiviseringsforslag”, siger Anne Tortzen.

Læs mere om, hvordan Furesø Kommune har arbejdet med formidlingen omkring effektiviseringsforslag her, for at gøre det lettere for borgere, medarbejdere og politikere at forholde sig til, hvad der er tiltænkt med forslagene.

Politikerne skal forholde sig åbent i en inddragelsesproces omkring effektiviseringer

Administrationen skal dog ikke kun have borgerne, medarbejdere og andre relevante aktører for øje, når de tilrettelægger processen. Inddragelsesprocesser kræver også noget særligt af politikerne, da de får en anden rolle, end de er vant til.

De skal samarbejde med aktører som ikke har den samme bemyndigelse som dem selv i form af et repræsentativt mandat. Det betyder, at politikerne på den ene side skal håndtere rollen som repræsentanter for borgerne, og på den anden side skal give plads til borgernes bidrag i politikudvikling.

Det kan lede til nogle dilemmaer, hvor politikerne på den ene side prøver at distancere sig og undgå dialogen i processen, men på den anden side forsøger at bevare deres autoritet ved at holde fast i deres ret til at træffe de endelige beslutninger (Hansen 2017).

Det er derfor vigtigt, at politikerne er bevidste om, hvordan de vil balancere deres rolle og kommunikere deres synspunkter i processen, så borgere og andre relevante aktører forstår, hvad der ligger til grund for deres endelige prioriteringer, så der ikke opstår overraskelser for de involverede.

Budgetprocessen er naturligvis central i de partipolitiske forhandlinger, hvor politikerne har nogle klare prioriteter. Hvis borgerne skal inddrages, er det vigtigt, at politikerne forholder sig åbne og responsive i mødet med borgerne og ikke lægger sig fast på forhånd. Det er afgørende, at de går ind i processen for at lære af borgerne og gå i dialog med dem om deres synspunkter”, afslutter Anne Tortzen.