24. november 2020

Furesø Kommune sætter det lange lys på for at skabe råderum til velfærdsprioriteringer

Det kan være en udfordring at blive ved med at finde på nye effektiviseringsforslag år efter år, og derfor har Furesø Kommune tilrettelagt en proces, hvor der er tid og mulighed for at involvere bredt og få nye perspektiver i spil.

I Furesø Kommune har de siden 2010 arbejdet med proaktivt med effektiviseringer, og det er politisk besluttet, at der skal findes effektiviseringer for 20 mio. kr. årligt. For at indfri denne målsætning, er der både for 2019 og 2021 vedtaget to-årige budgetter, og økonomiforvaltningen arbejder allerede nu på at finde råderumsforslag til budget 2023 og 2024, så der skabes rum til politiske prioriteringer.

Det kommer sig af en erkendelse af, at det er svært at finde forslag, som giver effekt på den korte bane, fordi mange af de lavthængende frugter allerede er høstet. Der er derfor behov for et længere tidsperspektiv, som gør det muligt at skabe nogle mere radikale og grundlæggende forandringer til gavn for borgeren, og som også bidrager til at understøtte den politiske strategi for kommunen frem mod 2030.

Bred forankring i organisationen

I Furesø er der en ambitiøs og klar ramme for effektiviseringsarbejdet, som kræver at hele organisationen - lige fra kommunalbestyrelsen til udførende medarbejdere - tænker med, når der skal findes nye forslag.

Det kommer blandt andet til udtryk i budgetprocessen, hvor ledere, hovedmedarbejderudvalget (HovedMED) og borgere indtænkes i alt fra idéudvikling af effektiviseringsforslag til konkrete råd og sparring med kommunalbestyrelsen omkring udmøntningen af forslagene.

Budgetprocessen for 2021 og 2022 blev derfor skudt i gang med, at 140 ledere og HovedMED-repræsentanter var samlet til en workshop, hvor de genererede idéer til effektiviserings- og besparelsesforslag.

Formålet med workshoppen var at få et bredt indblik i, hvor det var muligt at hente effektiviseringer – og kvalificere idéer til, hvordan det konkret kan lade sig gøre. ”Når ledere og HovedMED er med i processen, får vi både nye vinkler, opbakning og kvalificering, og det giver en stærk implementeringskraft, når vi skal omsætte arbejdet”, fortæller Ane Plouman Hag, konstitueret økonomichef i Furesø Kommune.

Ifølge Ane Plouman Hag, sker effektiviseringsarbejdet dog også gennem dialog i hverdagen.

”Vi griber de gode forslag, der kommer fra medarbejderne i hverdagen, hvor vi hurtigt afklarer om forslagene har potentiale. Vi sætter stor pris på alle forslag, for det bliver sværere og svære at finde på nye idéer, når man arbejder så intenst med effektiviseringsarbejdet, som vi gør, så må man virkelig vride hjernen hvert år”, fortæller Ane Plouman Hag.

Noget af det, som der fx helt konkret er peget på fra kommunens institutioner har været, at de bruger meget tid på at registrere kørsel og fravær, hvor de skal sende papirer frem og tilbage. Derfor bliver der med Budget 2021-2024 nu implementeret en app-løsning, som skal gøre hverdagen nemmere og spare ressourcer.

”Det er et eksempel på, at vi får et input ind, kvalificerer og omsætter det til konkrete forslag – og det gør, at vi hele tiden kan bruge ressourcerne bedst muligt, så vi kan levere en bedre, billigere og smartere service til gavn for borgere og brugere”, siger Ane Plougman Hag.

Beskrivelsen af forslagene er vigtig

Inputtene fra ledere, medarbejdere og hovedMED bliver samlet i et effektiviseringskatalog, som er kategoriseret efter, om forslaget er henholdsvis et effektiviserings-, budgetreduktions- eller budgetudvidelsesforslag.

Netop denne distinktion mellem forskellige typer af forslag er vigtig i udarbejdelsen af kataloget, fordi det blandt andet skaber gennemsigtighed for politikerne, som bedre kan forholde sig til konsekvenserne af deres beslutninger.

”Politikerne synes, at vi er blevet bedre til at kalde en spade for en spade, fordi vi forsøger meget nøgternt at beskrive tingene, som de er. Vi har i det hele taget arbejdet med vores beskrivelser af forslagene i kataloget, som også gør det nemmere at gennemskue, hvad der er tiltænkt med de enkelte forslag”, fortæller Ane Plouman Hag.

Ifølge Ane Plouman Hag er det også nødvendigt at være klare i spyttet, når man kører en meget åben effektiviseringsproces, hvor medarbejdere og borgere kan læse med i de enkelte effektiviseringsforslag. For det kan skabe uro om, hvad der skal ske, og om det har konsekvenser for medarbejderne eller de ydelser, som borgerne modtager. Ane Plouman Hag mener dog, at man skal reducere risikoen for uro, men ikke helt undgå den.

”Det er også den, der kan skabe dialogen og debatten med ledere, medarbejdere og borgere om, hvad der giver mening, og det er helt afgørende for, at vi leverer de rigtige løsninger”, afslutter Ane Plouman Hag. Derfor inviterer Furesø Kommune også borgerne til et møde i september, hvor borgere, administration og politikere belyser og drøfter den økonomiske situation, og de udfordringer, der kan være forbundet med de fremlagte budgetforslag. Det bidrager ifølge Ane Plougman Hag, at kommunen har nemmere ved at lave forslag, som fungerer i praksis for borgere og andre relevante aktører.

Se det samlede katalog for budgetforslag 2020-2024 her.