24. november 2020

Få ny inspiration til budget 2022: Hvordan arbejder kommunerne med effektiviseringer?

Læs med her og bliv klogere på, hvordan kommunerne arbejder med effektivisering anno 2021, samt hvordan man kan skabe ny energi i budgetprocessen og sætte skub i idégenereringen – bl.a. ved at anvende KL’s Idébank for 2021, der netop er lanceret.

Greb, der kan give en vitamin-indsprøjtning til budgetprocessen

Hvert år, når kommunerne skal lægge deres budget, er der behov for at skabe et økonomisk råderum til lokale prioriteringer. Det kan dog være vanskeligt at finde på nye forslag år efter år, og få bragt nye perspektiver og ideer i spil. Derfor stiller denne udgave af Nyhedsbrevet Råderum skarpt på, hvordan man kan gøre netop dette.

Et centralt tema i denne sammenhæng er inddragelse af relevante aktører – fx medarbejdere, borgere og eksterne aktører. KL har gennemført en rundspørge blandt udvalgte kommuner, der viser at kommunerne oplever at effektiviseringsarbejdet generelt fungerer godt, men at der nogle steder arbejdes på at en øget inddragelse med henblik på at understøtte idegenerering. Det kan du læse mere om i artiklen ’Temperaturmåling: Effektiviseringsarbejdet kører i god gænge – men flere kommuner ønsker at arbejde med øget inddragelse’, der også byder på interessante perspektiver fra en ny analyse fra KLK samt Anne Tortzen, direktør i Center for Borgerdialog og ekspert i borgerinddragelse.

Et andet greb til at understøtte en strategisk og offensiv tilgang til effektiviseringsarbejdet er at arbejde med flerårige budgetter og ikke mindst at have det lange lys på, når der skal udarbejdes nye effektiviseringsforslag – herunder tilrettelægge en proces, hvor der er tid til at indsamle og indarbejde input fra relevante aktører. I artiklen ’Furesø Kommune sætter det lange lys på for at skabe råderum til velfærdsprioriteringer’ kan du læse mere om, hvordan Furesø Kommune arbejder med netop dette.

For at understøtte idégenereringen i den enkelte kommune samt videndeling på tværs af kommuner, har KL for tredje år i træk udviklet værktøjet ’Idébanken’, der samler effektiviserings- og investeringsforslag fra de kommunale budgetter i en database. Du kan finde Idébanken for 2021 her, der indeholder hele 430 effektiviserings- og investeringsforslag.

I de følgende afsnit, kan du læse mere om de tendenser Idébanken 2021 viser ift. kommunernes arbejde med effektiviseringer, herunder hvilket fagområde der er flest effektiviseringsforslag inden for, og hvilken type af forslag kommunerne især arbejder med.

Find dette års Idébank her eller i bunden af denne artikel.

Hvordan kan man anvende Idébanken? - eksempel fra Høje-Taastrup Kommune

Idébanken kan bruges både politisk og administrativt til at give nye perspektiver på effektiviseringsarbejdet samt ny inspiration i budgetprocessen.

Eksempelvis har Høje-Taastrup Kommune anvendt Idébanken på politisk niveau. Her gennemgik økonomiforvaltningen alle forslagene i Idébanken og udvalgte de mest relevante, der efterfølgende blev præsenteret for politikerne. Jane Eichenwald Henriksen, økonomichef fra Høje-Taastrup Kommune, beskriver udbyttet således: ”Processen omkring forslagene i Idébanken har udvidet vores mulighedsrum. Når andre kommuner har implementeret et forslag, så skal der jo modargumenter til for at sige, at det ikke kan lade sig gøre i vores kommune”. 

 

 

Kommunerne har stort fokus på administrative effektiviseringer

Alle forslagene i Idébanken er kategoriseret ud fra, hvilket eller hvilke fagområder forslaget vedrører samt hvilken type af forslag der er tale om - fx digitalisering, indkøb, organisering m.fl. 

Nedenstående figur viser, hvordan de 430 forslag i Idébanken for 2021 fordeler sig mellem fagområder. Det er vigtigt at bemærke at et forslag godt kan vedrøre flere fagområder, hvorfor andelene i figuren nedenfor ikke summerer til 100 pct. Eksempelvis vil et forslag om en administrativ effektivisering på skoleområdet blive kategoriseret som et forslag, der omhandler begge fagområder.

Figur 1. Forslag fordelt på fagområde (%)*


*Andelene summerer til over 100%, da ét forslag kan kategoriseres under flere fagområder.

Ovenstående figur viser, at kommunerne især har fokus på administrationsområdet, men at også ældre/sundhedsområdet og udsatte voksne og handicappede fylder en del i kommunernes effektiviseringsarbejde. Det høje antal råderumsforslag på administrationsområdet kan bl.a. være et resultat af, at der har været et længerevarende fokus og indsats i kommunerne på at høste effektiviseringspotentialet på netop dette område.

Organisering og digitalisering er centrale temaer i kommunernes effektiviseringsarbejde

På tværs af alle råderumsforslag ses det, at ’organisering’ og ’digitalisering/automatisering’ er de mest anvendte typer af forslag i de kommunale budgetter.

Figur 2. Type af forslag på tværs alle forslag (%)*


*Andelene summerer til over 100%, da ét forslag kan gøre brug af flere metoder

Det store fokus på digitalisering og automatisering kan bl.a. være relateret til at der, som nævnt, har været et mangeårigt fokus på administrative effektiviseringer. Samtidig har COVID-19 og den kraftige stigning i brug af digitale mødeformer sat stort skub på den digitale transformation i kommunerne. Dette var også konklusionen fra en tidligere rundspørge blandt 36 kommuner, om hvorvidt de har medregnet effektiviseringer på digitale møder i budget 2021 (læs mere her).

Ovenstående figur viser endvidere at 20 pct. af forslagene vedrører borgerrettede indsatser. Dette tyder på at kommunerne også arbejder med at udvikle og omstille den borgernære velfærd, således at der kan skabes mere kvalitet for de tilgængelige ressourcer.

Indkøb – et område med stort potentiale

Kun 7 pct. af forslagene i Idébanken for 2021 udgøres af forslag om indkøb. Dog har området et stort potentiale ift. at høste økonomiske gevinster og samtidig sikre en høj kvalitet i opgaveløsningen til gavn for både medarbejdere og borgere.

Indkøb griber ind i opgaveløsningen på alle fagområder i en kommune. Det gælder alt fra køb af madrasser til barnevognene i vuggestuen, til fødevarer på plejecentrene, til kropsbårne proteser til borgere, it-udstyr og dagbehandling til udsatte børn og unge. Indkøb går på tværs af alle fagområder og har derfor et bredt funderet potentiale i kommunerne.

På tværs af hele den kommunale organisation er der således potentiale for at bruge indkøb som greb til at skabe råderum, men også bedre styring og bedre arbejdsgange. Det er fx tilfældet, når otte kommuner går sammen om at udbyde særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse og opnår faste, lavere priser. Og når sagsbehandlerne på det specialiserede socialområde i Holbæk Kommune oplever, at en standardkontrakt udviklet i samarbejde med indkøbsafdelingen giver tryghed for, at juraen i samarbejdet med leverandøren er på plads.

Kommunerne har gennem en lang årrække professionaliseret arbejdet på indkøbsområdet. Med den nye fælleskommunale indkøbsstrategi tages de næste skrift i professionaliseringen af kommunernes indkøb. Det handler både om at få bragt de indkøbsfaglige kompetencer i spil, når der købes ind for store beløb på velfærdsområderne. Men også om fortsat at samle kommunernes købekraft, tværkommunalt og i regi af SKI, for på den både at påvirke markedet i retning af fordelagtige priser, men også i en mere bæredygtig retning.

Læs KL’s fælleskommunale indkøbsstrategi 2020-2024