22. oktober 2020

Husk effektmåling i forbindelse med digitaliseringsprojekter

Mange kommuner har allerede godt fat i at måle effekterne af digitaliseringsprojekter, men i en travl hverdag glider dette aspekt sommetider i baggrunden, og det kan være problematisk, når de økonomiske gevinster er hentet på forhånd.

I FN’s seneste E-Government Report (2020)[i] toppede Danmark endnu engang listen, som det land i verden, der er bedst til offentlig digitalisering. Her fremhævede FN det tætte samarbejde mellem stat, regioner og kommuner ift. at udbyde helhedsorienteret digitale løsninger til borgerne.

En rapport fra PwC viser, at den offentlige sektor generelt har et godt indblik i, hvilke effekter der er ved de digitale løsninger. På tværs af myndigheder i den offentlige sektor bliver der fulgt op på effekter i 81 pct. af alle digitaliseringsprojekter.[ii]

Digitaliseringsprojekter kræver dog oftest store økonomiske investeringer, og derfor ligger der stadig et potentiale i at få de sidste 19 pct. af digitaliseringsprojekterne med ift. opfølgning på effekter. 

Effektiviseringskatalog i Aarhus Kommune

Til at understøtte en systematisk opfølgning har Aarhus Kommune udviklet et overblikark over alle effektiviseringstiltag.[i] Arket giver et overblik over de forventede gevinster, og arket opdateres løbende med reelle gevinster, så det kan vurderes, om forventede og reelle gevinster stemmer overens. Samtidig er det tilgængeligt for alle og brugervenligt, og det skaber en transparens omkring gevinsterne ved kommunens effektiviseringstiltag.

 

Systematisk opfølgning er særligt vigtigt, når økonomiske gevinster hentes på forhånd 

Formålet med digitaliseringsprojekter kan både være at realisere økonomiske gevinster, men også at øge medarbejdertrivsel, forbedre kvalitet i service eller indfri nye lovkrav, fx GDPR.

En sammenligning på tværs af offentlige myndigheder viser, at kommunerne, når de sætter mål, i højere grad sætter økonomiske mål for digitaliseringsprojekter (98 pct.) sammenlignet med staten (76 pct.) og regionerne (57 pct.).[iii] Endvidere indhenter kommunerne (50 pct.) i højere grad gevinsterne i budgettet, inden implementeringen er gennemført, sammenlignet med staten (11 pct.).[iv]

Derfor spiller systematisk opfølgning en særligt vigtig rolle, både løbende og efter implementeringen, så man kan justere implementeringen til kommunens organisatoriske forudsætninger. En systematisk opfølgning på de mål, der er opstillet i business casen, understøtter muligheden for at prioritere, tilpasse løbende eller nedlægge projekter, hvis faktiske gevinster ikke stemmer overens med de forventede gevinster. 

De økonomiske effekter af et digitaliseringsprojekt stiger ofte i takt med den organisatorisk tilpasning i tiden efter implementeringen.[v] Derfor kan en effektmåling i slutningen af implementeringen undervurdere den samlede gevinststørrelse og måske bidrage til nedlæggelsen af projekter, der faktisk har et gevinstpotentiale. Derfor er en effektmåling, gerne 6-12 måneder efter projektets afslutning, en vigtig tilføjelse til gevinstrealiseringen. 

Grader af målopfyldelse

Om man har opnået de ønskede effekter, er oftest ikke bare et ja/nej-spørgsmål, men en proces. Derfor kan det hjælpe at sætte mål, der angiver, om projektet er på rette vej. I forbindelse med implementering af digital bogføring i Esbjerg Kommune var målsætningen f.eks., at andelen af faktura, der skulle automatiseres, gik fra 20 pct., 30 pct., 40 pct. og 50 pct. henover en fireårig periode. Dermed havde man et klart, kvantitativt mål for projektet, der gav plads til løbende tilpasning i organisationen.

 

Gode råd til at arbejde med effektmåling 

Gennem kortlægning af digitaliseringsprojekter på tværs har KL samlet viden om, hvordan man kan optimere måling af effekter, om end målet er en økonomisk eller kvalitetsmæssig gevinst.

Her er tre gode råd fra KL’s rapport om gevinstrealisering[vi], der kan understøtte arbejdet med effektmåling: 

1. Systematisér og afsæt ressourcer til effektmåling: Når projektet er implementeret, kan forskellige styringslogikker, organisering, kultur og kompetencer i organisationen have en tendens til at modarbejde hinanden i arbejdet med effektmåling.[vii]. Derfor er det vigtigt at afsætte ressourcer til effektmåling, så det er en naturlig del af et hvert digitaliseringsprojekt. Effektmåling skal allerede tænkes ind i implementeringsprocessen, men det kræver et grundigt forarbejde - bl.a. med at opstille kvantificerbare mål i business casen, der er udarbejdet gennem grundig analyse af organisationens arbejdsgange. 

2. Sæt få, realistiske mål: Der skal være den rigtige balance mellem vigtigheden af og arbejdsbyrden ved effektmåling, så effektmåling ikke skaber en unødvendig følelse af bureaukrati hos medarbejderne, der undergraver lysten til at arbejde med effektmåling. Derfor hjælper det at sætte få, realistiske mål for digitaliseringsprojektet, som der følges systematisk op på, så organisationen ved præcist, hvilke mål projektet forventes at realisere og hvordan der følges op herpå. 

 3. Udpeg gevinstejer: Udpeg en gevinstejer i starten af projektet, så gevinstejerskabet ikke falder mellem to stole. En gevinstejer står for at lede gevinstrealiseringsprocessen, hvilket bl.a. inkluderer effektmåling, så man sikrer, at effektmåling bliver gennemført. Det er dog stadigvæk hele organisationen/de berørte medarbejdere, der er ansvarlige for projektet. 

[i] United Nations (2020). E-Government Survey 2020. https://publicadministration.un.org/egovkb/Portals/egovkb/Documents/un/2020-Survey/2020%20UN%20E-Government%20Survey%20(Full%20Report).pdf

[ii] https://www.pwc.dk/da/publikationer/2016/offentlig-digitalisering.pdf

[iii] https://www.pwc.dk/da/publikationer/2016/offentlig-digitalisering.pdf 

[iv] https://www.pwc.dk/da/publikationer/2016/offentlig-digitalisering.pdf

[v] https://www.pwc.dk/da/publikationer/2016/offentlig-digitalisering.pdf

[vi] https://videncenter.kl.dk/media/24077/gevinstrealisering-og-metodevejledning-juni-2017.pdf 

[vii] Peak Consulting Group (2020). Gevinstrealisering.

[viii] https://ledelsesinformation.aarhuskommune.dk/aarhus-i-tal/default.aspx?doc=vfs://global/AARHUS-I-TAL/Driftsoekonomi-Effektiviseringskatalogerne.xview