22. oktober 2020

Effektiviseringsgevinst ved digitale møder: Go eller no go i budget 2021?

Coronas ankomst til Danmark og den efterfølgende nedlukning og hjemsendelse af medarbejdere har for alvor sat fokus på effektiviseringspotentialet ved digitale møder i den kommunale sektor. Men hvilke handlinger har det givet anledning til i budgetprocessen for 2021?

Ny rundspørge fra KL viser stor variation blandt kommunerne

I juni måned gennemførte Momentum en undersøgelse blandt landets kommunale digitaliseringschefer, der viste, at 94 procent af de adspurgte chefer vurderer, at flere af deres interne møder vil blive afholdt virtuelt i stedet for fysisk, mens det gælder for 96 pct. af cheferne ift. eksterne møder[i]. Samtidig har flere kommuner, herunder Aarhus Kommune, regnet på de potentielle økonomiske gevinster ved at omstille møder fra fysisk til digitalt format[ii]. Men har den forventede udvikling og det økonomiske potentiale ved digitale møder sat aftryk på de kommunale budgetter for 2021?

For at blive klogere på netop dette har KL gennemført en rundspørge i oktober 2020 blandt 36 kommuner. Rundspørgen viser, at der er stor forskel på, om kommunerne har valgt at indregne en effektiviseringsgevinst for øget brug af digitale møder i budget 2021, og det er der flere gode grunde til.

Rundspørgen er gennemført blandt 36 kommuner, der varierer ift. geografisk placering, demografi og størrelse. Ud af de 36 har en tredjedel, 12 kommuner, lagt en effektiviseringsgevinst ind i budgettet for 2021, mens de resterende 24 kommuner enten slet ikke har lagt en effektiviseringsgevinst ind eller har gjort det indirekte.

Favrskov Kommunes beregning af effektiviseringsgevinsten

Favrskov Kommune har indregnet en årlig besparelse i budget 2021, som følge af en omstilling fra fysiske til virtuelle møder.

På det administrative område er der indregnet en besparelse på 300.000 kr. Beregningen er baseret på omfanget af møder i administrationen. Favrskov Kommune har 4 administrationsbygninger, og det er forudsat i beregningerne, at omfanget af møder mellem administrative medarbejdere med arbejdsplads i forskellige administrationsbygninger kan reduceres med ca. 25 pct. I besparelsen indgår lavere udgifter til befordringsgodtgørelse samt sparet tid på kørsel mellem møderne. På baggrund af afstanden mellem administrationsbygningerne, er det beregnet, at den sparede tid ca. udgør en dobbelt så stor besparelse som de lavere udgifter til befordringsgodtgørelse.

Favrskov Kommune forventer også, at der kan opnås besparelser på andre områder som følge af øget brug af virtuelle møder. Derfor er der indregnet en besparelse på 200.000 kr. på de øvrige områder i budget 2021.

Har du spørgsmål til beregningen? Kontakt Søren Vestergaard, Leder af Budget og Analyse i Favrskov Kommune: sve@favrskov.dk

Forskellige beregningsmetoder ligger til grund for den forventede gevinst

Blandt de 12 kommuner, der har indregnet en effektiviseringsgevinst i budget 2021, er der forskel på, hvordan de har beregnet gevinsten. Nogle kommuner har lavet et overordnet skøn, mens andre kommuner har lavet en konkret beregning.

Uanset om kommunerne har lavet et skøn eller en beregning, har parametre såsom reducerede udgifter og tidsforbrug til transport samt reducerede udgifter til deltagergebyr ifm. konferencer og kurser indgået i vurderingen. Derudover har flere kommuner også beregnet ekstra udgifter i form af investering i software og IT-udstyr.

Tønder Kommunes beregning af effektiviseringsgevinsten

Tønder Kommune har indregnet et effektiviseringsforslag fra administrationen på netto 1,65 mio. kr. Forslaget er sammensat af en reduktion på udgiften til kørselsgodtgørelse og tidsforbrug til kørsel på 2,05 mio. kr. og et udgiftsbudget til investering i og fremtidig drift af videoløsninger på 0,4 mio. kr.

Effektiviseringen er beregnet som 15 pct. af udgiftsniveauet til kørselsgodtgørelse før Corona-nedlukningen. Derudover er der beregnet et tidsforbrug til den reducerede kørsel med udgangspunkt i en gennemsnitsfart på 60 km. i timen og en timeløn på 250 kr. Beregningen giver 0,95 mio. kr. i besparelse på kørselsgodtgørelse og 1,1 mio. kr. i sparet tidsforbrug.

Har du spørgsmål til beregningen? Kontakt Erling Jørgensen, Afdelingsleder i Økonomi og Løn i Tønder Kommune: erjo@toender.dk

Hvorfor har kommunerne ikke indregnet en effektiviseringsgevinst?

Som nævnt har 24 ud af de 36 kommuner i rundspørgen angivet, at de ikke har indregnet en effektiviseringsgevinst ved digitale møder i budget 2021. Blandt de 24 kommuner, er der imidlertid forskellige årsager til hvorfor.

”Beregningerne er nok noget usikre endnu, så vi vil ikke kunne lægge en besparelse ind i budgettet. Men der er helt klart et potentiale, vi skal arbejde videre med.”
Jacob Bundsgaard, Borgmester i Aarhus Kommune (Kilde: Danske Kommuner)

Kommunerne nævner bl.a. følgende årsager til, at de ikke har indregnet en effektiviseringsgevinst i budgettet:

  • Usikkerhed omkring beregning: I nogle kommuner, herunder Aarhus Kommune, vurderes beregningen af effektiviseringsgevinsten at være for usikker til at kunne lægges ind i budgettet på nuværende tidspunkt – bl.a. fordi det fremtidige omfang af digitale møder er svært at estimere
  • Forventer ingen eller kun meget lille gevinst: I enkelte kommuner forventer man at kunne hente ingen eller en meget lille effektiviseringsgevinst, da omlægningen til flere digitale møder også omfatter en række udgifter – fx til hardware og licenser – der ikke nødvendigvis opvejer besparelserne på transport, deltagergebyr mv.
  • Vanskeligt at konstruere en fair fordelingsnøgle: I en enkelt kommune vurderes det at være svært at lave en ”fair” fordelingsnøgle ift., hvordan effektiviseringsgevinsten skal fordeles mellem forvaltningerne
  • En analyse og/eller drøftelse pågår: I flere kommuner er der igangværende analyser og/eller drøftelser af effektiviseringspotentialet ved digitale møder, hvorfor det på nuværende tidspunkt vurderes at være for tidligt at lægge en eventuel effektiviseringsgevinst ind i budgettet. Dog angiver en del af disse kommuner, at der muligvis vil blive lagt en effektiviseringsgevinst ind i budgettet for 2022
  • Effektiviseringsgevinsten er tidligere hentet ind: I enkelte kommuner er der ikke blevet lagt en effektiviseringsgevinst ind i budget 2021, da gevinsten ved øget brug af digitale møder er hentet ind i budget 2020 eller tidligere.

I en del af de 24 kommuner, hvor der ikke er lagt en effektiviseringsgevinst ind i budgettet, har man valgt at indlægge en ”indirekte effektiviseringsgevinst” på digitale møder. Det kan eksempelvis være ved at indregne en generel administrativ effektivisering i budgettet på et fast beløb eller på 0,35-0,5 pct. af budgettet, hvor øget brug af digitale møder forventes at være en ud af flere løftestænger til at realisere effektiviseringen.

Et eksempel på en ”indirekte effektiviseringsgevinst” i budget 2021 ses bl.a. i Fredericia Kommune, hvor der er blevet vedtaget en reduktion i driftsudgifter på 10,7 mio. kr. Puljen på 10,7 mio. kr. skal udmøntes på en række udgiftstyper, som erfaringerne fra 2020 viser at der er reducerede udgifter til under Corona.

KL’s rundspørge viser således, at digitale møder i den grad er på dagsordenen i kommunernes arbejde med at effektivisere og skabe råderum – uanset om det kan aflæses direkte af budgetforliget eller ej.

[i] http://www.danskekommuner.dk/Nyhedsarkiv/2020/Juni/23/Ny-analyse-Kommunale-chefer-forventer-flere-digitale-moder-efter-corona/

[ii] http://www.danskekommuner.dk/Nyhedsarkiv/2020/September/15/Aarhus-Kommune-kan-spare-millioner-pa-Teams/