22. juni 2020

Fælles udbud af Den Særligt Tilrettelagte Ungdomsuddannelse giver mere værdi for pengene

Otte nordsjællandske kommuner har i samarbejde udbudt Den Særligt Tilrettelagte Ungdomsuddannelse (STU) og i fællesskab sikret faste lavere priser og en højere kvalitet i de gennemførte forløb. Læs mere om processen og resultatet af udbuddet og bliv klogere på, hvordan der kan skabes både økonomiske og kvalitative gevinster, når indkøbsfagligheden bringes i spil i kerneopgaven.

Tværkommunalt samarbejde om udbud

Med Furesø Kommune som tovholder valgte Allerød, Fredensborg, Frederikssund, Halsnæs, Hillerød, Hørsholm og Rudersdal Kommuner i 2018 at gå sammen om at udbyde STU. Det fælles udbud er et eksempel på, hvordan indkøbsfagligheden kan løfte kerneopgaven kvalitetsmæssigt, samtidig med at der sikres en økonomisk gevinst.

Den udbudte opgave er individuelt tilrettelagte uddannelsesforløb/ungdomsuddannelse for unge med særlige behov (STU). STU skal planlægges individuelt ud fra deltagernes forudsætninger, behov og interesser. Formålet med STU er, at den unge opnår personlige, sociale og faglige kompetencer til en så selvstændig og aktiv deltagelse i voksenlivet som muligt og eventuelt til videre uddannelse og beskæftigelse. Uddannelsesforløbet er på 840 timer pr. år i 3 år.

Et udbud med stort potentiale

STU er et udgiftstungt område i den kommunale økonomi, og kommunerne brugte i 2019 mere end 1,4 mia. kr. på området. Dette svarer til 14,7 mio. kr. pr. kommune i gennemsnit.

”Målet fra start var at få klare kvalitets-beskrivelser for hver STU-institution, samtidig med at forbedre de økonomiske og kontraktlige forhold.”
Carsten Lehrmann, Udbudschef i Furesø Kommune

Udover at de samlede udgifter til STU er forholdsvis høje, er udgiften pr. elev betydelig. En evaluering af STU viser, at den gennemsnitlige udgift per elev var 228.509 kr. i 2016. Den gennemsnitlige udgift per elev varierer mellem kommunerne og spænder fra ca. 213.635 kr. til 292.270 kr. (25. til 75. percentil). I flere kommuner ligger udgiften pr. elev endvidere et stykke over 300.000 kr.[i]

Samtidig er STU et forholdsvis uopdyrket område ift. udbud, og det var derfor ny grund, der skulle betrædes for de otte kommuner. Forud for udbuddet gennemførte de otte kommuner derfor en analyse af de eksisterende STU-institutioner, for at klarlægge potentialet ved et udbud. Analysen viste bl.a. at fire af kommunerne betalte forskellige priser for et tilbud til den samme målgruppe og på samme STU-institution.

Analysen viste også, at det juridiske aftalegrundlag mellem kommunen og den enkelte STU-institution var mangelfuldt, samt at de fleste STU-institutioner manglede kvalitative beskrivelser af det enkelte tilbud. Samtidig blev det vurderet at resultatet af den 3-årige STU-uddannelse ofte ikke gav de ønskede resultater ift. målet om placering på jobmarkedet.

Resultatet af analysen gav således anledning til at undersøge kommunernes muligheder for at optimere aftaleindgåelsen med STU-institutionerne. På den baggrund blev der truffet beslutning om at lave ét fælles udbud.

Tværkommunal projektgruppe ansvarlig for udbuddet

Processen blev indledt med et opstartsmøde med deltagelse fra kommunernes socialchefer, relevante fagpersoner, UU-vejledning og udbudsansvarlige. Derudover blev det besluttet, at Furesø Kommune skulle fungere som tovholder for gennemførelsen af udbuddet.

Herefter blev der etableret en tværkommunal projektgruppe bestående af . 12 -14 personer – bl.a.:

  • UU-vejledningen
  • Fagpersoner: Ledere og medarbejdere på socialområdet
  • Jurister
  • Tovholder for gennemførelsen af udbuddet.

For at sikre en tæt koordination og god fremdrift i processen mødtes projektgruppen hver uge.

Socialcheferne i alle otte kommuner var endvidere tæt involveret i projektet. Denne ledelsesmæssige opbakning var afgørende for en velfungerende udbudsproces, herunder at det var muligt at have hyppige møder i projektgruppen.

Efter at have skabt rammerne for udbuddet ved etablering af projektgruppen, blev der gennemført markedsdialog – dvs. en dialog med STU-institutioner. Markedsdialogen havde til formål at informere om og drøfte kommunernes planer, samt indhente input ift. udbuddet. Markedsdialogen var central, da de fleste STU-institutioner ikke havde prøvet at være i udbud før. Udbudsmaterialet blev herefter sendt i høring.

Udbuddet blev gennemført som et offentligt udbud efter udbudslovens afsnit lll, der er kendt som udbud efter ”light-regimet”. Rammeaftalen trådte i kraft 1. april 2018 og løber i 3 år med mulighed for yderligere forlængelse på 3 år.

Gode resultater på både den økonomiske og faglige bundlinje

Som følge af udbuddet har de otte kommuner opnået faste lavere priser på STU-forløb sammenlignet med før udbuddet. Samtidig er der opnået en større ensartethed i de priser, kommunerne betaler samt en højere grad af sammenhæng mellem pris og kvalitet.

Udover de økonomiske gevinster, har udbuddet betydet, at STU-institutionerne har udarbejdet mere fyldestgørende kvalitetsbeskrivelser – fx af metode, uddannelsesplan, progression, personaleuddannelse og egenkontrol.

”STU-institutionernes egne kvalitetsbeskrivelser bidrager til at højne niveauet og sikre en dialog med udgangspunkt i samme.”
Carsten Lehrmann, Udbudschef i Furesø Kommune

Derudover er der fastsat krav om, at STU-institutionerne skal:

  • Foretage registrering af den unges fremmøde/deltagelse i uddannelsesforløbet. Denne registrering skal sendes til UU-vejledningen kvartalsvis.
  • Afholde møder løbende med den unge borger, forældre, UU-vejleder, eventuelt sagsbehandler og eventuelle øvrige netværkspersoner
  • Underrette kommunen og UU hurtigst muligt ved manglende progression og såfremt uddannelsesplanen ikke forløber som planlagt,
  • Udarbejde status og dialog om den unges muligheder på jobmarkedet ved afslutning af forløbet.

De mere fyldestgørende kvalitetsbeskrivelser og de fastsatte krav sikrer tilsammen, at de unge opnår et større fagligt udbytte af STU-forløbene.

En anden stor gevinst ved udbuddet har været, at kommunerne har fået en mere styrende rolle i forbindelse med køb af STU-forløb og den løbende opfølgning på forløbenes udbytte. Dette som følge af at det juridiske grundlag er blevet styrket, hvilket giver kommunerne en langt bedre mulighed for at følge op og sætte krav til leverandørerne.

Tre gode råd til den gode udbudsproces

Carsten Lehrmann, Udbudschef i Furesø Kommune, der har været ansvarlig for at gennemføre udbuddet, har tre gode råd til andre kommuner, som har lyst til at påbegynde en lignende udbudsproces: 

  1. Skab forpligtende, ledelsesmæssig opbakning hos de relevante fagchefer
  2. Nedsæt en projektorganisering, der omfatter alle relevante kompetencer, herunder både juridiske, indkøbsmæssige og fagspecifikke kompetencer
  3. Lav en markedsanalyse, for at klarlægge markedsstruktur, indkøbsmønstre mv.

[i] Kilde: Undervisningsministeriet & Epinion (2017): Evaluering af særligt tilrettelagt ungdomsuddannelse.