21. februar 2020

Ringkøbing-Skjern viser vejen til effektiv drift på botilbud

Det er ikke lige til at implementere nye effektive løsninger og arbejdsgange på kommunale botilbud. Det skyldes til dels at området er komplekst og der findes ikke én løsning på udfordringerne. Ringkøbing-Skjern har udviklet en model ’effektivisering af botilbud’, som har givet gode resultater. Modellen giver mulighed for at bruge forskellige greb, der er tilpasset de konkrete behov på de enkelte botilbud.

Ny model giver Ringkøbing-Skjern gode resultater

Ringkøbing-Skjern Kommune har udviklet én samlet model for, hvordan effektiviseringsarbejdet kan gribes an på kommunens botilbud. Modellen sikrer, at løsningerne tilpasses de lokale kontekster, og at der bliver skabt ejerskab til løsningerne på botilbuddet. Kommunen har indtil videre anvendt modellen på tre centre bestående af en række afdelinger/botilbud med tilsammen 360 ansatte.

Resultaterne er til at få øje på. På det ene center med et underskud på 3 mio. kr. kommer man nu ud af 2019 med et overskud på 700 t.kr. På det andet center har man fået øjnene op for at 1 mio. kr. var placeret forkert i budgettet og dermed fået et langt bedre grundlag for at styre ressourcer og opgaver. Og på det tredje center har man fået et overskud på 800 t.kr. efter i flere år at have kæmpet med at overholde budgettet. I kommunen er man rigtig godt tilfreds med resultaterne. ”Vi oplever virkelig at vi har fået taget livtag omkring et område, som bare er super komplekst” udtaler fagchef Helle Mikkelsen.

Hvordan ser modellen ud?

Modellen indebærer, at der gennemføres et samlet projekt for hvert center, som består af flere afdelinger/botilbud. Projektet gennemføres i tæt samarbejde mellem kommunens centrale HR og Økonomiteam samt centerledelsen. Modellen indeholder en fast køreplan for hvordan effektiviseringsprocessen gribes an og en værktøjskasse med en lang række greb og effektiviseringstiltag, som i forskellige kombinationer bringes i spil ift. det enkelte botilbud.

Fremgangsmåden i de enkelte botilbudsprojekter er skitseret i figur 1 nedenfor.

Figur 1. Proces for botilbudsspecifikke projekter

Projekterne indledes med et møde mellem centerledelsen, hvor de overordnede rammer for projektet aftales (fx tidsplaner, koordinering af mødedeltagere mv.). Derefter går projektet over i en analysefase, hvor der gennemføres analyser af følgende temaer:

  • Medarbejdersammensætning
  • Sygefravær
  • Ferie
  • Medarbejderomsætning                                  
  • Lønniveau og lønudvikling
  • Vagtplanlægning
  • Kommandoveje i centret
  • Ressourceallokering (kobling af visiterede og leverede timer)

Analyserne afgør hvilke tiltag fra projektets værktøjskasse, der skal bringes i spil på det enkelte botilbud/afdeling. Det kan eksempelvis være arbejdsgangsbeskrivelser for rekruttering eller sygefravær, revision af centrets kontoplan, oprydning i udbetalte tillæg, optimering af vagtplaner mv. Når analyserne er tilendebragt, nedsættes en række arbejdsgrupper lokalt, som får til opgave at arbejde videre med konkrete løsninger på de udfordringer, der viser sig i analyserne.

Arbejdsgrupperne sikrer, at medarbejderne føler sig inddragede og tager ejerskab for de endelige løsninger. ”Hvis ikke medarbejderne kan se værdien af tiltagene i forhold til at understøtte deres hverdag og forbedre deres opgaveløsning, er sandsynligheden for at den bliver implementeret efter hensigten meget lille”, uddyber Helle Mikkelsen.

Kobling mellem visiterede og leverede timer giver bedre ressourceudnyttelse

Et af redskaberne i modellens værktøjskasse er et eftersyn af ressourcefordelingen mellem afdelingerne i det enkelte center. Ringkøbing-Skjern anvender en differentieret takstmodel. Det betyder, at den enkelte borger visiteres til tilbuddet med en forudsætning om et bestemt behov for støttetimer. Det er derfor muligt for kommunen at lave en præcis beregning af, hvor mange støttetimer den enkelte afdeling er bestilt til at levere.

Som en del af analyserne gennemføres en undersøgelse af, hvor mange støttetimer den enkelte afdeling/botilbud faktisk leverer. Ved at sammenholde de bestilte og de faktisk leverede ATA timer på den enkelte afdeling/botilbud bliver det tydeligt om ressourcerne er optimalt fordelt eller om der er afdelinger/botilbud, som må aflevere ressourcer til andre.

Et udfald kan også være, at en afdeling/botilbud skal arbejde med at øge den direkte borgerrettede tid inden for den eksisterende ramme. ”Analyserne har medført, at vi i flere tilfælde har flyttet ganske store ressourcer mellem afdelingernes budgetter. Det gør det muligt at spare på vikartimerne” uddyber Helle Mikkelsen. Analyserne har givet et meget faktuelt grundlag for at tage ressourcefordelingen op til revision. Det har også medvirket til at det har været muligt at flytte rundt på afdelingernes budgetter uden den store modstand.

Gode råd til andre kommuner der vil effektivisere driften på botilbud

Nogle afdelingsledere har inden opstart været udfordret af, at deres arbejdsområde bliver genstand for analyse. Det har derfor været vigtigt med tæt dialog og stor inddragelse af den enkelte leder i planlægning og gennemførelse af projektet. Ledernes opbakning er ligeledes blevet styrket ved at tydeliggøre de redskaber og den støtte, som lederne modtager via projektet.

Ringkøbing-Skjern Kommune har følgende gode råd til andre kommuner, der ønsker at effektivisere driften af deres botilbud:

  1. Afsæt den nødvendige tid til projektet. Det tager tid at få medarbejdere og ledere med ombord – men det er godt givet ud.
  2. Forløbet skal planlægges grundigt i samarbejde med fagchefen. Fagchefens aktive deltagelse i opstartsmøde, afrapporteringsmøde og evaluering er afgørende.
  3. Der skal være fokus på dialog og samskabelse mellem projektgruppen og ledergruppen på det enkelte center.