25. november 2019

Hvor og hvordan kan der skabes nyt råderum? Få svar via redskabet ’Tre trin til råderum’

Kommunernes råderum skal skabes indefra. Det kan dog være en udfordrende proces at identificere hvor, og hvordan der kan skabes råderum i en presset økonomi. KL har derfor udviklet redskabet ”Tre trin til råderum”, der understøtter en lokal dialog om råderum.

Redskabets opbygning og indhold

’Tre trin til råderum’ er et værktøj, der har til formål at understøtte en undren og dialog om, hvor og hvordan, der kan skabes økonomisk råderum.

Værktøjet består af tre trin, der udfoldes i de følgende afsnit:

  • Trin 1: Analysér og drøft hvor der er potentiale for at skabe råderum ved hjælp af KL’s RåderumsBenchmark og tilhørende mødeguide med refleksionsspørgsmål
  • Trin 2: Analysér centrale nøgletal i FLIS Styringscockpit
  • Trin 3: Gennemgå greb, cases og materialer inden for 10 centrale temaer i KL’s Inspirationsbank til råderum.

Redskabet er udformet således at kommuner kan anvende det på egen hånd, og det er gratis tilgængeligt på KL’s hjemmeside. KL kommer dog også meget gerne på besøg og faciliterer anvendelse af redskabet.

Figuren nedenfor viser en oversigt over redskabets tre trin.

Det samlede redskab kan findes på KL’s hjemmeside

Trin 1: Analysér og drøft hvor der er potentiale for at skabe råderum

Arbejdet med ’Tre trin til råderum’ indledes med at analysere, hvor i den kommunale forvaltning, der er det største mulighedsrum for at skabe et nyt økonomisk råderum.

Analysen foretages i værktøjet ’RåderumsBenchmark’, som er en BI-rapport, der udregner mulighedsrummet for alle fagområder i den kommunale forvaltning. Mulighedsrummet udregnes ved at:

  1. Kommune A’s udgiftsniveau på alle fagområder rangeres i forhold til de øvrige 97 kommuner
  2. Derefter identificeres mulighedsrummet for råderum ved at udregne differencen mellem kommune A’s udgiftsniveau og udgiftsniveauet i den kommune, som har den rangering, som kommune A ønsker at sammenligne sig med.

 Begge trin gennemføres automatisk i Power BI-rapporten på baggrund af regnskabsdata (2018) fra FLIS.

Hvad er FLIS?

FLIS er et Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem, der i dag anvendes af 90 kommuner. FLIS trækker data direkte fra kommunernes egne økonomi- og fagsystemer og integrerer disse i et samlet ledelsesinformationssystem. FLIS indeholder over 1200 nøgletal, der dækker de centrale velfærdsområder – fx skole-, ældre-, børn og unge- samt beskæftigelsesområdet.

Via FLIS kan kommunerne dels analysere nøgletal for den enkelte kommune og dels lave analyser, hvor nøgletal for kommunen sammenlignes med andre kommuner, regioner og landsgennemsnittet. FLIS indeholder desuden historiske data, og kan derfor anvendes til at beskrive udviklingen over tid.

Klik her, hvis du vil læse mere om FLIS: kombit.dk/flis

Det er vigtigt at bemærke, at det mulighedsrum, der udregnes i RåderumsBenchmarket ikke er lig med et 1:1 effektiviseringspotentiale. Mulighedsrummet kan dog være med til at skabe en undren over kommunens udgiftsniveau og medvirke til at der stilles nysgerrige spørgsmål til, hvorfor udgiftsniveauet er af den størrelse og hvad der driver det.

I RåderumsBenchmark kan man både se et samlet overblik over mulighedsrummet for alle fagområder og et mere detaljeret overblik over de enkelte fagområder – se skærmbilleder nedenfor. I værktøjet kan man endvidere vælge hvilken benchmarkplacering, man ønsker at anvende til at udregne mulighedsrummet.

Samlet overblik i RåderumsBenchmark

Eksempel på overblik over et fagområde i RåderumsBenchmark

For at understøtte den lokale dialog med udgangspunkt i resultaterne fra RåderumsBenchmark, har KL udarbejdet en mødeguide med refleksionsspørgsmål. Mødeguiden er sat op i Power Point format, så den nemt kan anvendes i forbindelse med møder i forvaltningen eller på politisk niveau.

Drøftelserne på baggrund af RåderumsBenchmark og mødeguide skal gerne munde ud i, at der udvælges et par fagområder eller tværgående indsatsområder, som man ønsker at analysere nærmere med henblik på at identificere hvor og hvordan der kan skabes råderum.

 Både RåderumsBenchmark og mødeguide er tilgængelige på KL’s hjemmeside: Tre trin til råderum

Trin 2: Analysér centrale nøgletal i FLIS Styringscockpit

For at blive klogere på både udgifter og aktiviteter på de udvalgte fagområder eller tværgående indsatsområder, er næste trin at analysere centrale nøgletal i FLIS Styringscockpit.

Kommunerne har adgang til en uendelige mængde data og nøgletal, som kan anvendes i den løbende styrings- og effektiviseringsdagsorden, men det kræver en prioritering i mængden af data og rangering i forhold til styringsbehovet igennem hele styringskæden, hvor omfanget og niveauet af ledelsesinformation varierer.

FLIS styringscockpit giver svaret på, hvilke nøgletal, der systematisk kan præsenteres på de forskellige niveauer i styrings- og ledelseskæden, så kommunen har et fælles faktabaseret benchmarkingsgrundlag med et tværkommunalt perspektiv, der kan opdateres hver måned på tværs af fagområder. I Styringscockpittet kan kommunerne se data for både egen og andre kommuner samt for landsgennemsnittet.

FLIS Styringscockpit er udviklet af KL i samarbejde med en række kommuner. På baggrund af mere end 1200 nøgletal i FLIS, er der udvalgt de 65 mest centrale nøgletal til styringscockpittet.

I FLIS Styringscockpit er det således muligt at gå et spadestik dybere end i RåderumsBenchmarket og blive klogere på hvad der driver udgifterne på et område. Nedenfor ses et skærmbillede af forsiden på FLIS Styringscockpit samt et eksempel på et dashboard for et fagområde. 

Eksempel på dashboard for et fagområde i FLIS Styringscockpit

FLIS’ styringscockpit er tilgængeligt på Kl’s hjemmeside: Styringscookpit. Anvendelsen af FLIS Styringscockpit kan suppleres med analyse af de øvrige nøgletal i FLIS samt nøgletal fra kommunens egne fagsystemer eller andre kilder.

Trin 3: Gennemgå greb, cases og materialer

For at blive klogere på hvordan, der kan skabes økonomisk råderum gennemgås KL’s Inspirationsbank til råderum som det næste trin.

Inspirationsbanken er en platform på KL’s hjemmeside, der samler gode greb, cases, artikler etc., som kan give inspiration til, hvordan der kan skabes nyt råderum. Inspirationsbanken er bygget op omkring 10 temaer:

  1. Strategi
  2. Ledelsesmæssigt fokus
  3. Organisering
  4. Samarbejde
  5. Planlægning af arbejdstid
  6. Forenkling af arbejdsgange og regler
  7. Indkøb
  8. Arealoptimering i ejendomsporteføljen
  9. Data
  10. Digitalisering

Formålet med inspirationsbanken er at give kommunerne nye ideer og viden om, hvordan de kan skabe råderum samt én samlet indgang til gode greb og viden om råderum.

Inspirationsbanken er tilgængelig fra ultimo december 2019 på KL's hjemmeside og opdateres løbende: ’Tre trin til råderum’

Målgruppen for ’Tre trin til råderum’

Målgruppen for redskabet er politikere samt ledere i den kommunale forvaltning og økonomimedarbejdere. Redskabet er udarbejdet således, at kommunerne kan anvende redskabet på egen hånd, men KL understøtter gerne anvendelsen af redskabet - fx i forbindelse med et besøg, hvor KL vil facilitere drøftelser med udgangspunkt i redskabet.