25. november 2019

Hedensted Kommune: Budgetlægning i et flerårigt perspektiv

Ny budgetproces med tæt samarbejde mellem politikere, ledere og medarbejdere reducerer ”udvalgskampe” og giver ny energi til den årlige jagt på nyt økonomisk råderum.

Et ønske om en anderledes budgetproces

I Hedensted Kommune var erfaringen, at budgetprocessen typisk blev meget komprimeret, samt at der skulle træffes store beslutninger på kort tid uden tilstrækkelig frihed til udvikling af de enkelte budgetforslag.

Både byrådet og ledelsen var i tvivl om, hvorvidt budgetprocessen var befordrende for at identificere de bedste og mest nytænkende idéer samt sikre bred opbakning i den kommunale forvaltning.

Tvivlen var baggrunden, for at Hedensted Kommune valgte at igangsætte projektet ’Budgetlægning i et flerårigt perspektiv’ i 2018. Formålet er at skabe en budgetproces, hvor kommunen er på forkant, samarbejder og skaber sammenhæng og arbejder efter samme mål. Tænkningen beror på en grundtanke om at hvis kommunen ikke aktivt vælger vejen, så ”vælger vejen sig selv”.

Jesper Thyrring Møller, kommunaldirektør i Hedensted Kommune, beskriver det således: ”De gode løsninger kræver tid. Vi ville gerne prøve at være på forkant og proaktivt tilpasse os inden for de eksisterende rammevilkår. Målet er at få større handlefrihed og arbejder mere på tværs, samt at holde fast i vores fokus på, hvordan vi bedst bruger de milliarder vi har, frem for at diskutere de sidste millioner vi mangler.

En organisering, der binder det politiske og administrative niveau sammen

Det overordnede ansvar for projektet er placeret ved et et §17.4-udvalg, med repræsentanter fra byrådet, ledelsen og MED-udvalget. § 17.4-udvalget mødes månedligt. Projektet er endvidere administrativt forankret i direktionen, hvorved en række opgaver fordeles mellem direktørerne.

Ledelsens arbejde suppleres af en støttegruppe, der består af Kommunaldirektøren, lederen af afdelingen HR, Politik & Udvikling, en innovationskonsulent og kommunikationschefen. Støttegruppens opgave er at sikre eksekvering og koordinering af besluttede aktiviteter samt forberede beslutningsoplæg til direktionen. Derudover er der nedsat en arbejdsgruppe, der bearbejder, systematiserer og kvalificerer det løbende input til budgetprocessen.

 For at blive skarp på projektets indhold og proces har kommunen udarbejdet et kommissorium samt en proces- og tidsplan for projektet.

Tre principper og initiativer understøtter en inddragende proces

Budgetlægning i flerårigt perspektiv beror på følgende principper:

  1. Der arbejdes med budgettet hele året via en række initiativer (beskrives nedenfor)
  2. Bred inddragelse af både ledere, medarbejdere og borgere
  3. I budgetlægningen ser man på samme tid ét og flere år frem. Det betyder at kommunen er skarp på hvordan budgettet ser ud 2 år frem, samtidig med at der lægges budget for det kommende år. 

Som led i projektet er der iværksat en række initiativer, hvor politikere, ledere og medarbejdere samarbejder om budgetprocessen:

  • Idégruppe: Møder i Idégruppe, hvor 20-30 innovative ledere og medarbejdere brainstormer på innovative budgetforslag.
  • Aktørdage: 3 dage, hvor byrådet, ledelsen og medarbejderrepræsentanter i fællesskab, som ligeværdige parter, udarbejder et budget i et budgetsimuleringsværktøj. Aktørdagene er organiseret som heldagsworkshops.
  • Medarbejderdeltagelse: Inddragelse i forbindelse med bl.a. fyraftensmøder, mulighed for at skrive ideer på Intranettet og via mere traditionelle mødefora.

MED-udvalg og borgere er desuden blevet inddraget i budgetprocessen løbende.

Kommunaldirektør Jesper Thyrring Møller fortæller at de igangsatte initiativer og den valgte organisering betyder at, ”rollerne mellem byråd, ledere og medarbejdere udviskes, og der skabes en ligeværdig og god dialog”.

Styrket motivation, indsigt og sammenhæng

Erfaringen i Hedensted Kommune, er at ’Budgetlægning i flerårigt perspektiv’ har bidraget til følgende gevinster:

  1. Styrket motivation

Fordi både politikere, ledere og medarbejdere deltager, bliver budgetprocessen i højere grad opfattet som en fælles opgave. Kommunaldirektør Jesper Thyrring Møller beskriver det som en stor fordel: ”Det har givet rigtig meget motivation, at vi alle sammen – politikere, ledere og medarbejdere – er fælles om budgetlægningsopgaven”. 

   2. Nye ideer og inspiration

I kraft af den brede inddragelse, er der kommet nye ideer i spil i budgetprocessen. Derudover får byrådet et større indblik i hverdagen og den faglige praksis blandt medarbejdere, hvilket også giver ny inspiration.

  1. Mere sammenhæng og færre ”udvalgskampe”

Projektet har betydet, at budgettet i højere grad bliver set som en fælles opgave. Det er bl.a. kommet til udtryk ved, at der har været færre ”udvalgskampe” i budgetprocessen, hvor de enkelte udvalgt kæmper for deres områder. Denne tendens bidrager, til at skabe mere sammenhæng i budgetlægningen, hvorved der i højere grad ses på tværs af hele kommunens budget.

  1. Større indsigt og forståelse

Gennem hele ledelseskæden er der kommet en større indsigt og forståelse for budgetprocessen, og de svære prioriteringer den omfatter. Kommunaldirektør Jesper Thyrring Møller, beskriver det således: ”Medarbejderne har fået en større forståelse for, hvorfor man er nødt til at træffe svære beslutninger. Det er en stor fordel, fremfor at der bare kommer et papir ud med beslutninger, som man måske er uenig i”.

På baggrund af erfaringen med processen for budget 2020, er det besluttet at Hedensted Kommune vil fortsætte med ’Budgetlægning i et flerårigt perspektiv’ de næste år.

Jesper Thyrring Møller præciserer, at ”det er vigtigt, at vi ser denne proces som et eksperiment og en rejse. Vi skal være åbne og evaluere og tilpasse efter hvad, der fungerede godt og hvad, der fungerede mindre godt. Vi vil gerne fortsætte med denne budgetproces, men vi skal videreudvikle på det.”

Det er vanskeligt at træffe beslutninger om reduktioner på forkant

Til trods for en klar intention om at påbegynde bugetlægningen tidligere og fastlægge budgettet på de planlagte aktørdage, oplevede man i Hedensted Kommune, at det var en udfordrende øvelse i praksis.

Udfordringerne var især relateret til at indarbejde besparelser i budgettet. Der er ingen politikere, ledere eller medarbejdere, der har lyst til at gennemføre besparelser, med mindre der er et stort behov herfor. Idet behovet for besparelser først er kendt efter økonomiaftalens indgåelse, kan det være vanskeligt at indarbejde besparelser på de aktørdage, der ligger forud for, at økonomiaftalen er forhandlet på plads.

Et kulturudviklingsprojekt

’Budgetlægning i et flerårigt perspektiv’, er i høj grad et kulturudviklingsprojekt, hvor der skal implementeres en ny faglig praksis og kultur omkring budgetprocessen. Projektet medfører fx forandringer i byrådet, der skal vænne sig til mere uforudsigelighed i budgetprocessen, som følge af at der kommer flere input fra både ledere og medarbejdere.

Forandringsprocessen kræver derfor et vedvarende fokus fra ledelsen, og at der afsættes ressourcer til implementering.

Der kan nogle gange være faglige barrierer ift. at gøre tingene på en ny måde. Det kræver et vedvarende og stærkt fokus, når man skal udvikle kultur og bruge faglighed på nye måder. Det er et kæmpe arbejde. Der er ikke noget quick fix – det er noget der skal arbejdes med hele tiden”, fortæller Jesper Thyrring Møller.

Jesper Thyrring Møller peger på, at det har været en stor fordel i processen, at kulturen i Hedensted Kommune er præget af dialog og udvikling. Det betyder, at der er organisatorisk mod til at prøve noget nyt, og en forventning fra byrådet om at forvaltningen bidrager til udvikling og nytænkning.