01. oktober 2019

Sådan sigter Greve Kommune efter nye indkøbshorisonter

Med en indkøbsafdeling på fire medarbejdere og en bugnende udbudsplan forekom mere konkurrence om kommunens opgaver urealistisk. Det skal kommunens nye forbrugs- og indkøbsstrategi ændre på.

Udbud af begravelseshjælp batter ikke længere – hvad så?

Kommunerne knokler i disse uger med at lande de kommunale budgetter for 2020. Her har mange kommuner brug for hele værktøjskassen, når der skal skaffes råderum, da man kigger ind i en periode med en voksende andel af både yngre og ældre borgerne samtidig med at arbejdsstyrken skrumper. Et af værktøjerne i kassen er konkurrenceudsættelse.

Greve Kommune har en lang tradition for at konkurrenceudsætte opgaver. Med et IKU-tal på 33,6 pct. ligger kommunen en del højere end landsgennemsnittet på 26,9% og som 7. højest blandt landets kommuner.

Ifølge kommunaldirektør Claus Thykjær betyder det, at kommunen har en række gode erfaringer at trække på og en organisatorisk modenhed i forhold til at undersøge yderligere muligheder for konkurrenceudsættelser. Greve Kommune har fx udliciteret et plejehjem. Men høj konkurrenceudsættelse er ikke et mål i sig selv – det skal være, fordi det skaber værdi i den pågældende kontekst.

Et blik på udbudsplanen i Greve Kommune vidnede om, at mange udbud gik på varer og relativt små udbud af tjenesteydelser, som fx begravelseshjælp og rottebekæmpelse.

Mindre forbrugsposter, der ikke gav de store udsving i budgettet, da det igennem mange år har været genudbudt, men som stadig var tidskrævende. Derfor har Greve Kommune i samarbejdet med Udbudsportalen udarbejdet en budgetanalyse, blandt andet med fokus på om kommunen kan konkurrenceudsætte større opgaver, fordi der ofte er gevinster at hente – både på kvalitet og bundlinje.

Første skridt var et blik indad i indkøbsfunktionen

Analysen er blevet en nøglespiller for udarbejdelsen af kommunens nye indkøbsstrategi: Udover at identificere områder, som potentielt kan konkurrenceudsættes, er der belyst nye tiltag.

- Analysen var et rigtig godt redskab som afsæt til at tage drøftelsen om, hvad det egentlig er, vi bruger vores ressourcer og tid på. Vi havde mange 2. og 3. genudbud, men hvorfor ikke lade SKI eller indkøbsfællesskabet stå for flere af vores udbud, og så bruge vores ressourcer på de større tjenesteydelser med volumen, fortæller Claus Thykjær.

Udbudsportalen identificerede sammen med kommunen i alt fire søjler til Greve Kommunes nye forbrugs- og indkøbsstrategi:

  1. Nye områder til konkurrenceudsættelse
  2. Fra fokus på vareudbud til tjenesteydelser
  3. Kategoristyring
  4. Kontraktstyring

For at konkurrenceudsætte områder er det en fordel at kommunen/indkøbsafdelingen kender sit forbrug på tværs af organisationen, og det ledte samtidig blikket mod muligheden for strategisk kategoristyring.

Analysen kastede også lys på behovet for at skærpe kontraktstyringen og -opfølgningen i kommunen. Særligt det specialiserede socialområde er et stort, komplekst og udgiftsdrivende felt.

- Vi sigter mod, at vores socialrådgivere bliver helt skarpe på at beskrive deres område, fordi det kræver det, når man skal lave en god kontrakt. De skal kunne gå i dialog med leverandører om den enkelte borgers behov og opstille nogle mål for indsatsen, som vi kan følge op på. På den måde kan vi både styrke kvaliteten af vores tilbud overfor borgerne og sikre, at vi får mest muligt for pengene, siger Claus Thykjær.

Med andre ord peger flere pile indad på Greve Kommunes nuværende arbejdsgange såvel i indkøbsfunktionen som i hele den kommunale organisation. Et vigtigt led i arbejdet med at udforme en ny indkøbsstrategi bliver derfor også at prioritere ressourcerne blandt de fire årsværk, der udgør indkøbsafdelingen.

Næste skridt: Datadrevne beslutninger og indkøbsfaglighed skal fylde mere

Næste naturlige skridt i Greve Kommune bliver i langt højere grad at sætte fokus på spørgsmålene om, hvem der foretager indkøbene, hvad der forbruges, og hvilken adfærd der er omkring indkøb.

- Er det for eksempel nødvendigt, at forskellige enheder i kommunen bruger forskellige psykologer? Er der en god grund til det, eller kan vi samle vores forbrug af psykologer?, fortæller Claus Thykjær.

En sådan drøftelse kræver en tæt dialog og gensidig respekt mellem fagforvaltningerne og indkøbsfunktionen. Netop kategoristyring er en måde at danne overblik over og gentænke kommunens forbrug på, og kategoristyring indebærer et tættere samarbejde mellem fagforvaltningerne og indkøbsfunktionen. Greve Kommune overvejer derfor på hvilke områder, det kunne være relevant at indføre kategoristyring.

Læs mere om kategoristyring her.

Til at understøtte det samarbejde fremhæver Claus Thykjær samtidig, at det er centralt, at relevante medarbejdere i kommunen, fx socialrådgivere og pædagogiske konsulenter, kompetenceudvikles i kontraktstyring, det vil sige både indgåelse og opfølgning på kontrakter.

Claus Thykjær understreger, at det kommer til at kræve et solidt ledelsesfokus at bane vejen for at lade de datadrevne beslutninger og det opsøgende indkøbsarbejde fylde i fagforvaltningerne.

Politisk ejerskab er afgørende for at indfri ambitioner

Over de næstkommende 5 år er det en ambition, at indkøbsafdelingen i Greve Kommune aktiverer lige fra konkurrenceudsættelse over kontraktstyring helt ud i yderste led til kategoristyring. Men det kræver politisk opbakning dels at afdække forbruget, dels en vilje til at tage de nødvendige drøftelser om lokalt råderum.

- Det kræver og forudsætter fx en ensretning af service, hvis vi skal til at udbyde et område på tværs af kommunen, og det risikerer at klemme det lokale handlerum. Derfor er det afgørende, at politikerne kan se fidusen i denne nye tilgang. Det vigtigste redskab til at kickstarte hele processen er at etablere et objektivt grundlag i form af en analyse: Det er med til at sparke døren ind til reelle drøftelser og prioriteringer, siger Claus Thykjær.

Samtidig fremhæver Claus Thykjær, at en af de største barrierer – udover at skabe politisk opbakning – bliver at skabe tryghed om processen for alle medarbejdere og at dedikere ledelsesopbakning.

Retningen for de kommende 5 år breder sig til forskellige indsatser:

  • Indkøbsfaglighed skal ind i hele organisationen
  • At være endnu mere bevidste om, hvilke tjenesteydelser Greve Kommune skal konkurrenceudsætte.
  • At rulle en skarp kontraktstyring ud i hele organisationen. Også frontmedarbejderen skal stille sig selv spørgsmålet: Hvad får borgeren ud af det her? Er vægtningen i tilbuddet rigtigt?