01. oktober 2019

Giv jeres indkøbsstrategi en overhaling, der batter i budgettet

Ved at afdække indkøbs- og forbrugsmønstret kan kommunen arbejde mere strategisk med sit samlet indkøbsforbrug, se ind i betydelige besparelser og i sidste ende opnå mere værdifulde samarbejdsrelationer med kommunens leverandører til gavn for borgeren.

Sæt jeres forbrug under lup med kategoristyring

At høste effektiviseringsgevinster på indkøbsområdet via indkøbsfagligheden kan handle om at anvende markedskræfterne – at gennemføre konkurrenceudsættelser. Men det kan også handle om at gribe til egen barm og kigge på kommunens forbrugsmønster og forbrugsadfærd. Den tilgang kan understøttes ved at indføre kategoristyring på indkøbsområdet.

I en gennemsnitskommune udgør tjenesteydelser mere end tre fjerdedele af det samlede indkøb, nemlig 700 mio. kr. og varekøb omkring 200 mio. kr. Indførelse af kategoristyring kan i sig selv bidrage til at sætte fokus på de store forbrugsposter, og kan understøtte en bevægelse i indkøbsafdelingen, hvor fokus rettes mod tjenesteydelserne i højere grad end varekøb, som oftest er tilfældet i dag.

Kategoristyring handler dels om at anvende ressourcerne, hvor forbruget er, dels om at anvende indkøbsfagligheden på totaløkonomien i forbruget og ikke kun på det rene indkøb (kuglepenne, tablets, rengøringsartikler med videre).

Et kategorioptimeringsprojekt vil almindeligvis omfatte 3 trin

1. Afdækning af nuværende arbejdsgange, styringsværktøjer (kontraktskabeloner, opfølgningsprocedurer mv.), interessenter og marked på området.

2. Dialog med de forskellige interessenter med henblik på at blive klogere på, hvordan der købes bedst ind på området

3. Opstilling af forbedringspunkter og klarlægning af hvordan kategoristyringen forbedres

Positive erfaringer fra Rudersdal Kommune

Erfaringerne med kategoristyring fra Rudersdal Kommune er meget positive. På spørgsmålet om, hvor Rudersdal Kommune ser de største potentialer med hensyn til omstilling og udvikling fremadrettet, fremhævede daværende indkøbschef i Rudersdal Kommunel, Charlotte Seeberg:

- At udrulle kategoristyring på det kommunale forbrug skaber en helt ny tilgang til styringen. Der er ikke tale om en forbedret kontrakt, en bedre pris eller en bedre kontraktstyring. Der er tale om en retænkning af, hvad føder et forbrug hos en ekstern leverandør, hvordan sikrer vi den bedst mulig styringsramme omkring dette forbrug, hvordan sikrer vi borgeren det bedst mulige forløb mv. Der er ikke tale om en neddrosling af kvalitet eller service, men en aktiv stillingtagen til hvordan vi etablerer den bedst mulige styring af det besluttede kvalitets- og serviceniveau.

Læs mere om erfaringerne i Rudersdal Kommune her.

Indkøbsfaglighed sættes i spil med fag-fagligheden

Kategoristyring er med andre ord styring af det kommunale forbrug på baggrund af en opdeling af forbruget på en række forbrugs- eller indkøbskategorier. Kategoristyring omfatter i første omgang en kortlægning og derpå en kategorisering af indkøb og forbrug på tværs af kommunen på baggrund af fakturadata og kommunens interne forbrug. Dermed bliver det tydeligt, hvilken volumen den enkelte kategori oppebærer. Et eksempel på en kategori er ’sundhedsydelser’ eller ’uddannelse og kurser’.

Når denne viden er etableret, kan indkøbsafdelingen sammen med fagkolleger gennemføre projekter for de enkelte kategorier med fokus på at optimere forbruget fx i forhold til valg af varetyper, mængder, service og kvalitet. Opgaven bliver således at styre forbruget i en mere strategisk og omkostningsreducerende retning, men ikke nødvendigvis med et ændret serviceniveau. Konkret ved at stille sig selv spørgsmål som: Hvad stiller vi som kommune til rådighed for vores borgere og medarbejdere?

Det overblik, der kan skabes med kategoristyring, kan også bidrage med at samle volumen på tværs af kommunen, som kan danne grundlag for eventuelle udbud.

Kategoristyring underbygger øget ekspertise og giver et bedre leverandørsamarbejde

Når en kommune ønsker at sætte fokus på forbruget og samarbejdet med private leverandører, er kategoristyring en oplagt strategi at forfølge. Fordelen ved kategoristyring er, at en medarbejder, der har ansvar for en kategori – fx uddannelse eller bo- og dagtilbud – kan opnå en dyb forståelse for udbudsområdet, relevante interessenter og markedet. Samtidig giver en øget ekspertise bedre forudsætninger for samarbejdet med leverandører, herunder dialog om fx kontrakt, forventet effekt af en ydelse med videre.

Omlægning til kategoristyring er imidlertid en omfattende proces, som bl.a. kræver kompetenceudvikling af indkøbsmedarbejderne såvel som fagmedarbejderne. Hertil kommer en modning og forberedelse af organisationen til arbejdet.