17. september 2019

Samarbejde og digitalisering af vagtplanlægningen understøtter en bedre ressourceudnyttelse

Vagtplanlægning handler ikke kun om registrering og overholdelse af gældende overenskomster. Det handler også om styring og bedre ressourceudnyttelse. Holstebro Kommune har digitaliseret vagtplanlægning og skabt gennemsigtighed, så vagtplanen ikke skal udløse ekstraudgifter, og kerneopgaven samtidig bliver tilgodeset.

Vagtplanlægning handler også om styring

Planlægning af arbejdstiden skal sikre, at der er det nødvendige personale med de rette kompetencer til at løse opgaverne. Det er en ressourcetung opgave, der finder sted indenfor social-og sundhedsområdet samt ældreplejen, hvor der i øjeblikket flere steder er mangel på arbejdskraft i kommunerne, og hvor optimeringen af brugen af medarbejderressourcerne derfor er vigtig.

Derudover er en stor del af en leders budget bundet op på lønninger og det giver derfor god mening at fokusere på digitalisering af vagtplanlægning, så der skabes et bedre overblik og herved mulighed for bedre ressourceudnyttelse.

Indenfor digitalisering af vagtplanlægning har fokus tidligere været på korrekt planlægning, hvor systemerne til vagtplanlægning var et værktøj til registrering af arbejdstiden. Behovet har dog vist sig at være større, hvor det i højere grad handler om styring og om at kunne gennemskue de økonomiske konsekvenser ved en given vagtplan eks. i forhold til forbruget af vikarer, tillæg og udnyttelse af overenskomster.

Systemerne til vagtplanlægning er således i højere grad blevet et værktøj til optimering og beslutningsstøtte, hvor der både skal tages højde for aktivitet, kapacitet og kompetencer i planlægningen. Vagtplanlægning er derfor også et ledelsesværktøj, som både den centrale lønadministration og de decentrale ledere bør fokusere på.

En skæv prioritering i vagtplanlægning betød flere vikarer

Holstebro Kommune er en af de kommuner, som har digitaliseret planlægningen af arbejdstiden på sine plejehjem, hjemme- og sygeplejen samt socialafdelingen via et vagtplanlægningsmodul.

- En udfordring for os var eksempelvis, at der var for mange på arbejde fra tirsdag til torsdag, hvilket betød, at der skulle bruges vikarer, hvis der opstod sygdom i de dage, hvor der var færre på arbejde. Det gav faktisk et dårligere arbejdsmiljø, fordi det blev svære at løse opgaven fagligt tilfredsstillende, udtaler Hanne Ringgaard, Lønchef, Holstebro Kommune.

Systemet blev implementeret i 2017 og gav mulighed for ikke kun at registrere, men også at planlægge arbejdstiden. Vagtplanlægning sker af decentrale medarbejdere, der har det som en del af sin opgaveportefølje.

Samarbejde og digitalisering gør en forskel

I foråret 2018 valgte Holstebro Kommune at sætte fokus på at optimere brugen af systemet, og som led i den proces igangsatte Staben for Løn og Personale et projekt for at understøtte kompetenceudviklingen hos vagtplanlæggerne.

Det blev gjort gennem bl.a. workshop og procesforløb for ca. 50 vagtplanlæggere, ledere og personalekonsulenter. Derudover blev der udarbejdet en profil på vagtplanlæggerne for at synliggøre de vigtigste kompetencer samt introducere et handlingshjul (årshjul), der skal understøtte vagtplanlæggerne i, hvornår opgaverne skal laves, og hvad de skal være opmærksomme på. Vagtplanlæggerne blev desuden undervist i de arbejdstidsaftaler, der eksisterer på deres område.

- Vi har sikret en bedre arbejdsfordeling mellem medarbejderne, så vi både udnytter vores ressourcer bedre, og er mere retfærdige, da alle bliver ligeligt tilgodeset. Vi har også sikret tilstedeværelse af faglighed og ikke mindst bedre økonomistyring, fortæller Hanne Ringgaard.

En fælles forståelse mellem vagtplanlæggere, funktionsledere og personalekonsulenter

Udover bedre vagtplaner har projektet betydet, at der er kommet et tættere samarbejde mellem den centrale Stab for Løn og Personale og de decentrale enheder. Hver måned mødes ledere og vagtplanlæggerne med en konsulent fra Staben for Løn og Personale, som hjælper dem med alt fra, hvordan systemet virker til juridiske spørgsmål.

- Det er jo en investering i vores decentrale enheder, som både har vist sig i form af bedre vagtplanlægning, men som også giver større ejerskab til opgaven, understreger Hanne Ringgaard.

Projektet har samtidig været med til at sikre, at der er skabt en fælles forståelse omkring vagtplanlægning og betydningen heraf mellem vagtplanlæggerne, lederne og personalekonsulenterne.

Casen fra Holstebro Kommune er med i KL’s casekatalog, der samler op på 26 praksisnære digitaliseringstiltag i kommunerne.

Læs KL's casekatalog her