17. september 2019

Et godt dataoverblik er afgørende for planlagt vedligehold og optimal anvendelse af kommunens ejendomme

Koblingen mellem et stærkt datagrundlag og bedre økonomistyring er med til at give overblik og et klart prioriteringsgrundlag, når de kommunale ejendomme skal vedligeholdes og udnyttes optimalt. Hillerød Kommune har digitaliseret ejendomsadministrationen og skabt grundlag for strategisk ledelse på ejendomsområdet.

Et strategisk ledelsesværktøj på flere niveauer

De kommunale ejendomme danner rammen om velfærdsydelserne, og skal drives effektivt, så de danner den bedste ramme for de borgere og medarbejdere, der benytter dem.

Hillerød Kommune er en af de kommuner, der har arbejdet med effektivisering af ejendomsområdet bl.a. ved digitalisering gennem et Facility Management System (FM-system).

Overordnet set har digitaliseringen betydet, at kommunen har fået en bedre økonomistyring på ejendomsområdet og er gået fra færre akutte reparationer til mere planlagt vedligehold på kommunens ejendomme.

Det skyldes, at digitaliseringen er med til at understøtte den strategiske prioritering på flere ledelsesniveauer i organisationen. Det gælder lige fra udarbejdelse af analyser henover bedre økonomistyring til bedre ressourcestyring for de decentrale ledere på det tekniske serviceområde.

Bedre datagrundlag

Hele grundlaget for at digitalisere ejendomsadministrationen i Hillerød Kommune bygger på udarbejdelsen af et bedre datagrundlag.

Et vigtigt element var at samle data over kommunens ejendomme og herefter digitalisere tegninger og opmålinger af ejendomme, hvor der blev udarbejdet 3D-modeller (BIM). Det korrekte tegningsgrundlag har medført, at kommunens BBR-data er blevet rettet op, og der er kommet bedre overblik over kommunens bygninger.

- Det var en stor opgave at få samlet data om kommunens ejendomme, men det har været det hele værd. Det har været fundamentet for, at vi kunne skabe overblikket over kommunens bygninger og dermed prioritere vores ressourcer bedre, siger Karen Dilling, Ejendomschef i Hillerød Kommune.

Det bedre datagrundlag har betydet, at ledelsen har fået bedre nøgletal og dermed mulighed for at få lavet kapacitetsanalyser samt prognoser og fremskrivninger på fremtidens behov.

Hillerød Kommune oplever et stigende demografisk pres, der kræver kapacitet i kommunens ejendomme. Det har givet anledning til at arbejde med ’kloge kvadratmeter’ og de muligheder, der ligger i arealanvendelse og -udnyttelse, hvilket det bedre datagrundlag er med til at muliggøre.

Bedre økonomistyring og ressourceudnyttelse

Et af Hillerød Kommunes krav til FM-systemet var, at det skulle integrere med kommunens økonomisystem. Det har givet bedre mulighed for at planlægge vedligeholdelsesopgaverne i løbet af året.

- Integrationen mellem FM-system og økonomisystem har betydet, at vi kan se sammenhænge mellem forbrug og vedligeholdelsesarbejdet. På den måde kan vi i ejendomsafdelingen prioritere, hvor mange nye opgaver, der skal igangsættes, så der ikke sidst på året er et over- eller underskud, understreger Karen Dilling.

Decentralt har digitaliseringen givet lederne og det tekniske servicepersonale bedre overblik over de daglige opgaver og deres status, ligesom det har skabt et overblik over ressourcerne, og hvordan bemandingen er i forhold til de enkelte opgaver.

- Den bedre planlægning af opgaverne har betydet, at vores tekniske servicepersonale kan løse flere opgaver, men med de samme ressourcer. Før brugte vores medarbejdere meget tid på at skrive og ringe til kollegaer omkring status på opgaver, men det behøver de ikke nu, fortæller Karen Dilling.

Overordnet set har implementeringen af FM-systemet betydet, at de interne arbejdsgange er forbedret. Derudover er der et bedre miljø til vidensdeling og samarbejde mellem det tekniske servicepersonale. Det medfører, at de hurtigere kan reagere og flyttes rundt, når der opstår akutte vedligeholdelsesopgaver.

Casen fra Hillerød Kommune er med i KL’s casekatalog, der samler op på 26 praksisnære digitaliseringstiltag i kommunerne.

Læs KL’s casekatalog her