25. juni 2019

Kickstart budgetdrøftelserne med et faktabaseret prioriteringssgrundlag og giv grønthøsteren en pause

Tre kommunale eksempler viser, hvordan kommunerne gør nøgletal til en fast del af hverdagen med lettilgængelige data, som skaber grobund for politisk ejerskab til drøftelser om kvalitet versus omkostningseffektivitet på de enkelte indsatser.

Kommunerne er netop nu i gang med at drøfte budgettet for det kommende år. I den forbindelse er det vigtigt med veldokumenterede analyser, som kan pege kommunalbestyrelsesmedlemmerne i retning af indsatser med høj kvalitet og omkostningseffektivitet.

Data og nøgletal kan hjælpe kommunerne til at prioritere på et oplyst grundlag og være med til at sikre mere velfærd for pengene. Det handler om at få et bedre overblik over kommunens egne aktiviteter, udgifter og mønstre. Men også om at kunne sammenligne sig med andre kommuner for at få perspektiv på udgiftsniveau, serviceniveauer, kvalitet og økonomisk råderum.

Fælleskommunalt system smidiggør brug af data

Der er mange kilder til data og nøgletal for kommunerne. FLIS er kommunernes fælles strategiske løsning, der giver benchmarkingmuligheder og understøtter bedre dokumentation og gennemsigtighed i den kommunale opgaveløsning.

Hvad er FLIS?

FLIS er et Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem, der i dag anvendes af 90 kommuner. FLIS trækker data direkte fra kommunernes egne økonomi- og fagsystemer og integrerer disse i et samlet ledelsesinformationssystem.

FLIS indeholder over 1200 nøgletal, der dækker de centrale velfærdsområder – fx skole-, ældre-, børn og unge- samt beskæftigelsesområdet.

Via FLIS kan kommunerne dels analysere nøgletal for den enkelte kommune og dels lave analyser, hvor nøgletal for kommunen sammenlignes med andre kommuner, regioner og landsgennemsnittet. FLIS indeholder desuden historiske data, og kan derfor anvendes til at beskrive udviklingen over tid.

Klik her, hvis du vil læse mere om FLIS: kombit.dk/flis

FLIS har eksisteret siden 2012 og indeholder nøgletal om ni dataområder. Det unikke ved systemet er, at det kan spore data helt ned til den enkelte modtager af ydelser på de enkelte fagområder, og at data opdateres på månedsbasis.

6-byerne, som tæller København, Aarhus, Odense, Aalborg, Esbjerg og Randers Kommune, har siden 1985 sammenlignet sig på udvalgte nøgletal. Det har hidtil været en tidskrævende men værdifuld øvelse, hvor fagchefer og medarbejdere har været med til at udvælge og kvalificere data.

Efter 6-byerne i højere grad anvender  FLIS-data, har kommunerne oplevet, at dataindsamlingen er blevet smidigere, mindre ressourcetung og giver mulighed for hyppigere opdatering.

Det betyder, at kommunerne ikke længere skal vente to år mellem opdateringerne, men at de kan få et hyppigere øjebliksbillede. Det giver samlet set en mere dynamisk og effektiv proces for 6-byerne.

Læs mere om 6-byernes proces her: Fra manuel indtastning af data til enklere træk af nøgletal

Afsæt i data giver værdifulde drøftelser om kommunernes indsatser

Kommunerne får altså med FLIS mulighed for at tage på en datarejse igennem deres indsatser og få nogle gode drøftelser omkring, hvorfor de fx ligger, som de gør på et givent område.

Det kan fx være, at data viser, at man som kommune ligger blandt de 25 kommuner, som bruger flest udgifter pr. borger til forsørgelse.

Den information kan give afsæt for at drøfte, hvad det overordnet set kan være et udtryk for: Handler det om lokale rammevilkår eller er det et udtryk for en politisk prioritering?

Hvis man som kommune ikke finder placeringen tilfredsstillende i forhold til de givne mål og visioner på området, kan FLIS give mulighed for at gå endnu mere i dybden  og analysere forskelle på mere detaljerede data.

En af de kommuner, som har begivet sig ud på en sådan datarejse, er Assens Kommune, som står i en svær økonomisk situation. De har derfor været nødt til at vende hver en sten for at skabe balance i budgettet.

En af vejene til at finde effektiviseringspotentialer har været ved at lave deres egen udgave af KL’s årlige publikation Kend din Kommune, hvor kommunerne bliver benchmarket på ni områder.

Kend Assens Kommune bliver brugt i alle kommunens udvalg, hvor politikerne drøfter områdets egne nøgletal, samtidig med at der er samlet et overblik over nøgletal på tværs alle områder.

Publikationen giver politikerne et helt andet afsæt for at være retningsangivende i processen, fordi det giver dem mulighed for at stille de rigtige spørgsmål til embedsværket om kommunens indsatser. Politikerne får dermed et fælles datamæssigt udgangspunkt for at drøfte prioriteringer og indsatser, og det kvalificerer de politiske beslutninger.

Læs mere om casen her

Indsamling og anvendelse af brugbare data kræver fokus og formål

Kommunerne kan opnå såvel faglige som økonomiske gevinster ved at gennemgå nøgletal på deres indsatser.

Men det er også afgørende, at data er valide, så kommunerne kan stole på det data, som de trækker fra FLIS. Derfor arbejder KL og KOMBIT kontinuerligt sammen med kommunerne om at forbedre data på hvert område.

Høj datakvalitet og sikker drift er KOMBIT’s højeste prioritet i FLIS. Det er afgørende for kommunernes anvendelsesmuligheder og tillid til data. På et område som økonomidata er kvaliteten generelt rigtig høj, mens der er større udfordringer på fx aktivitetsdata på de sociale områder. Her er en del af udfordringen registreringspraksis. 

Det er vigtigt, at arbejdet med data bliver prioriteret i hverdagen i den enkelte kommune, hvis det skal give værdi.

Det er en af erfaringerne fra Ringkøbing-Skjern Kommune, som derfor arbejder med at gøre brugen af data til en integreret del af hverdagen for såvel medarbejdere, som direktion og kommunalbestyrelse.

Ringkøbing-Skjern Kommune har derfor igangsat en proces i to trin, som skal gøre det til en let overskuelig opgave at bruge data. Det gør de blandt andet ved at opstille klare effektmål for indsatserne, så medarbejderne får et klart pejlemærke for, hvilke data, de skal fokusere på.

Læs mere om Ringkøbing-Skjerns arbejde i artiklen her