25. juni 2019

I Ringkøbing-Skjern Kommune er data en naturlig del af opfølgningen på indsatser

Medarbejdere kan hurtigt drukne i uanede muligheder i ledelsesinformations-systemer, men klar prioritering af effektmål skaber retning for brugen af data og peger på de mest omkostningseffektive indsatser.

Ringkøbing-Skjern Kommune arbejder i disse år på at skærpe opfølgningen af, hvor omkostningseffektive kommunens mange forskellige indsatser er for i højere grad at kunne prioritere på et oplyst grundlag. 

At måle og styre på effekter

Derfor formulerer kommunalbestyrelsen konkrete effektmål for de politiske målsætninger på alle områder. De enkelte mål skal formuleres, så det er muligt at følge op med data, hvor det er relevant. 

Den datainformerede opfølgning kræver et grundigt og struktureret dataarbejde. Direktionen formulerer hvert fjerde år en strategi- og handleplan for hele organisationen. Der følges struktureret op på denne fire gange årligt, og hvert år i oktober følges empirisk op på effekten af de fastsatte mål – både politiske mål og lokale mål samlet i fag- og stabsområdernes dialogaftaler. 

De politiske udvalg følger i forlængelse heraf op på de fastsatte effektmål i november, som en del af kommunens tredje budgetopfølgning. 

Data som kulturprojekt

Stabschef for Viden og Strategi, Thomas Andersen fortæller, at den vigtigste indsats for at blive mere datamoden handler om kultur, organisering og at klæde ledere og medarbejdere på til at tage dagsordenen til sig og bruge data i hverdagen. 

Det er derfor en strategisk målsætning for direktionen i Ringkøbing-Skjern Kommune, at både fagkonsulenter og økonomikonsulenter skal sikre, at økonomi- aktivitets- og resultatdata kobles sammen. 

Det skyldes, at der tidligere har været en tendens til at analysere økonomi-, resultat- og aktivitetsdata mere isoleret fra hinanden. Men det tydelige fokus på at måle og styre på effekter har forudsat en tæt integration af alle relevante data.

En ny tilgang til anvendelse af data

Effektstyring kræver en høj grad af datamodenhed i kommunen. Ringkøbing-Skjern Kommune har derfor i samarbejde med Deloitte analyseret graden af datamodenhed på alle fagområder i kommunen. 

Deloitte har blandt andet kigget på, hvor integreret brugen af data er i de enkelte medarbejderes daglige arbejde. Analysen viste generelt en relativt høj datamodenhed, men den gav også et grundlag for at prioritere, hvilke områder der kræver en ekstra modenhedsindsats. 

Datamodenhed forudsætter bl.a. helt banalt, at medarbejderne har adgang til data, og at data struktureres efter, hvad ledere og medarbejdere har brug for at vide for at kunne følge op på effekten af kommunens indsatser. Det er en ændring i tilgangen til brug af data, hvor kommunens lokale ledelsesinformation tidligere har været rettet mere mod direktionen.

Ringkøbing-Skjern har derfor tilsluttet sig Det Fælleskommunale Ledelsesinformationssystem (FLIS) i 2016 med henblik på at understøtte og levere data til de enkelte fagområder, så medarbejderne bliver klædt på til at anvende data i det daglige arbejde. 

Udrulning af data i organisationen

Udbredelsen af FLIS-data i organisationen er indtil videre sket i to trin. Første trin har været, at ledelsesinformationsmedarbejderne fra centralt hold har været bredt ude i organisationen med relativt få nøgletal til hvert fagområde og med standardrapporter. Formålet hermed har været at øge kendskabet til FLIS og gøre data tilgængelig på en håndgribelig måde. 

Vi har været meget opmærksomme på ikke at falde i den fælde, hvor man investerer i et ledelsesinformationssystem, der kan utrolig meget, men hvor brugerne drukner i uoverskuelighed. Vi skal gøre det håndgribeligt og enkelt for brugerne og tage udgangspunkt i deres behov”, udtaler Thomas Andersen. 

I andet trin er vi fra centralt hold gået et skridt dybere ned i hvert fagområde, hvor de har afklaret nye behov for nøgletal og data med de enkelte fag- og stabschefer. Projektlederen for udrulningen har så sat disse op til brugerne i kommunens brugerflade. 

Ringkøbing Skjern Kommune har prioriteret, at opsætning og adgang til data og nøgletal skal være så enkel som mulig, så medarbejderne får de bedste forudsætninger for at arbejde med det i hverdagen. 

Kommunen har derfor udviklet en dynamisk brugerflade, som er opbygget omkring rapporter opsat i PowerPoint. Rapporterne i PowerPoint linker til opdaterede data i FLIS. Brugerfladen og dermed overblikket over tilgængelige rapporter er integreret i kommunens intranet, så det kan tilgås uden at medarbejderne skal logge ind. 

Det giver den enkelte fagleder og medarbejder nem adgang til de relevante nøgletal. Først når brugeren vil klikke ind på selve rapporten, kræves et login, da adgangen afhænger af, hvilke rettigheder, man har i systemet. 

For at understøtte udrulningen af data, er der afholdt fælles introduktionsmøder for chefer og direktionen i forbindelse med den første bølge. 

Herefter har kommunen afholdt interne kurser for økonomikonsulenter og fagkonsulenter fra hvert område. Kurset var udformet af projektlederen, og deltagerne blev både introduceret til indhold og muligheder i FLIS samt stillet konkrete opgaver, som de skulle løse med FLIS-data. 

Vi prøver hele tiden at flytte os, og det er en ambitiøs proces, der tager tid. Det handler rigtig meget om data. Om at blive en datamoden organisation, hvor data både bruges helt naturligt i den daglige praksis hos vores medarbejdere og det samtidig hænger sammen i en samlet styringsmodel for den omkostningseffektive kommune”, udtaler stabschef for Viden og Strategi Thomas Andersen.

Læs mere om implementering og erfaringer med FLIS i Ringkøbing Skjern og andre kommuner i FLIS' eksempelbank her