25. juni 2019

Data understøtter dialogen mellem politikere og embedsmænd om svære økonomiske prioriteringer i Assens Kommune

Når hver en sten skal vendes for at finde nye effektiviseringspotentialer i budgettet, er et solidt datagrundlag afgørende for at finde mulige løsninger, og det skaber Assens Kommune blandt andet i deres helt egen benchmarkingrapport.

Assens Kommune har over de seneste år oplevet et hårdt pres på økonomien på grund af udefrakommende stød og merudgifter til sårbare børn og unge, handicap og psykiatriområdet samt stigende antal af borgere på sygedagpenge.

Borgmester i Assens Kommune, Søren Steen Andersen, beskriver den økonomiske situation som alvorlig:

”Den økonomiske udvikling betyder, at vi er nødt til at ændre kurs og gøre noget radikalt for at sikre, at vores økonomi kommer i balance. Det er derfor nødvendigt, at vi vender hver en sten og kigger på, om der er andre måder at gøre tingene billigere og mere effektivt på”, siger Søren Steen Andersen.

Søren Steen Andersen peger derfor på, at kommunen er nødt til at gå flere veje for at skabe balance i budgettet. Udover at kommunen forsøger at påvirke de økonomiske rammevilkår, som påvirker deres økonomiske situation, så arbejder de også intenst på at finde nye potentialer for effektivisering. Men det er ifølge borgmesteren en udfordrende opgave:

”I efteråret var vi også igennem en større sparerunde, så det er efterhånden svært at have fantasi til at se, hvor vi kan reducere yderligere”.

Det betyder blandt andet, at Assens Kommune lægger stor vægt på at skabe et faktabaseret grundlag, som politikerne kan lave de svære prioriteringer på baggrund af. Datagrundlaget skal bidrage til, at politikerne kan træffe beslutninger, der kan mærkes mindst muligt hos borgerne.

Benchmarkingrapporter på udvalgte områder understøtter politiske beslutninger

Assens Kommune klæder derfor blandt andet politikerne på gennem rapporten ’Kend Assens Kommune’. Rapporten er inspireret af den årlige publikation ’Kend din kommune’ fra KL, hvor kommunerne på udvalgte områder bliver sammenlignet med hinanden.

Se den interaktive version af KL's "Kend din Kommune 2019" her

Kend Assens Kommune bliver brugt i alle kommunens udvalg, hvor politikerne drøfter områdets egne nøgletal, samtidig med at der er samlet et overblik over nøgletal på tværs alle områder.

Læs "Kend Assens Kommune" (2019) her

I starten var politikerne skeptiske overfor brugen af nøgletal:

”Da forvaltningen første gang introducerede byrådet for ’Kend Assens Kommune’ skabte det en vis forvirring. For hvordan skal man forholde sig til en nøgletalsoversigt, der som udgangspunkt ikke giver nogle svar, men kun stiller spørgsmål?”, spørger økonomikonsulent Henrik Egedorf i Assens Kommune retorisk og fortæller, at det har krævet en omstilling i arbejdet og en ny dialog mellem embedsmænd og politikere, som fordrer en mere åben kultur for at drøfte forskellene mellem kommunerne.

Omstillingen betyder konkret, at politikerne stiller spørgsmål til embedsmændene på baggrund af materialet, og at embedsmændene analyserer på, hvad svarene kan være.

Det giver politikerne et helt andet afsæt for at være retningsangivende i processen, og derudover får politikerne også et fælles datamæssigt udgangspunkt for at drøfte prioriteringer og indsatser, og det kvalificerer de politiske beslutninger.

Økonomikonsulenten understreger, at dialogen om nøgletallene er vigtig, fordi tallene nogle gange kan fortolkes forskelligt. Dvs. at en afvigelse muligvis kan tolkes som en direkte besparelsesmulighed, men det er ikke altid tilfældet – og den slags misforståelser fanges i drøftelserne.

Sådan udarbejdes ’Kend Assens Kommune’

Kend Assens Kommune bliver til ved at én centralt placeret økonomikonsulent producerer rapporten i samspil med chefer og økonomikonsulenter på de udvalgte fagområder. De beslutter, hvilke nøgletal der skal indgå i rapporten, og garanterer for den faglige kvalitet.

Alle nøgletal hentes så vidt muligt i det fælleskommunale ledelsessystem (FLIS), og på hvert nøgletal sammenlignes kommunen med fem kommuner og landsgennemsnittet. I 2019-udgaven sammenlignes med regionsgennemsnittet pga. dataproblemer i FLIS.

De fem udvalgte sammenligningskommuner er i år ens for alle nøgletal, og er valgt med udgangspunkt i systematikken i FLIS’ sammenligningsgrupper – og med respekt for byrådets ønske om et stærkt lokalt islæt. Men Hjørring og Helsingør er også valgt.

Assens Kommune arbejder hvert år med at strømline processen og at gøre oversigten endnu bedre. De første år var det en meget decentral proces, hvor konsulenter og chefer på hvert område stod for deres eget materiale.

Efterhånden som formatet for Kend Assens Kommune er kommet mere på plads, oplever kommunen det ikke som en specielt tung opgave af opdatere materialet.

Fordelen ved at bruge FLIS, er at vi har adgang til opdaterede økonomi og aktivitetsdata på tværs af områder. FLIS giver også et stærkere ejerskab til data og nøgletal i vores kommune, end vi tidligere har haft. Det afgørende er at datakvaliteten og driftsstabiliteten i FLIS er i orden. Her skal det ikke være nogen hemmelighed, at vi har oplevet udfordringer på det seneste, som har forsinket årets udgivelse, men vi oplever heldigvis at KOMBIT og leverandøren af FLIS er på rette spor”, udtaler Henrik Egedorf i Assens Kommune.