23. maj 2019

Kører jeres hjemmesygeplejersker også forgæves, når de skal dosere medicin til borgerne?

En kommune har gennem to år arbejdet med at optimere processerne omkring medicinhåndtering, og det har resulteret i en besparelse på 402.000 kr. pr. år, samt at hjemmesygeplejerskerne bruger 25 pct. mindre unødig tid bag rettet fremfor sammen med borgerne.

En hjemmesygeplejerske bruger godt halvdelen af sin tid på medicinhåndtering[i]. Opgaver i medicinprocessen spænder bredt lige fra opgaver omkring bestilling og opbevaring af medicin til de mere borgernære ydelser, hvor medicinen gives og der observeres for effekt og bivirkninger.

Figur 1: Illustration af en simpel medicineringsproces, Type2dialog.

Processen for medicinhåndteringen er illustreret i figur 1 og viser, at der er flere led, der skal passe sammen for at hele processen er effektiv og understøtter patientsikkerheden

En analyse fra Type2Dialog viser, at det er muligt at optimere hver enkelt del af medicinprocessen, ved at arbejdsgange tilrettelægges mere smidigt. Dog vil det særligt være i det første tre delprocesser, at der for alvor kan effektiviseres og mindskes i spildtiden.

Fx vil der være et potentiale at hente ved at strømline opbevaringssystemerne til medicin, så hjemmesygeplejersken altid skal forholde sig til samme design og struktur. Eller det er muligt at strømline bestillingsprocesser, så der bestilles færre gange på apoteket med dertilhørende færre leveringer, hvilket gør det nemmere at opretholde en effektiv lagerstyring i borgers medicinbeholdning.

I forhold til patientsikkerheden er det i særdeleshed under administration, altså givning af medicin, at kvaliteten kan øges til gavn for såvel borgerne.

Kommuner har i en årrække fået udarbejdet analyser med henblik på at optimere deres arbejdsgange i medicinprocessen og pege på områder, hvor det er muligt at øge kvaliteten eller minimere spildtid. En af disse analyser afdækkede, hvor arbejdsgange og praksis i medicinprocessen ikke var sammenhængende, og hvor der derfor var betydeligt med spildtid for medarbejderne.

En sygeplejerske ansat til at køre bil – hver dag, hele året

I den pågældende kommune viste en rundspørge blandt hjemmesygeplejerskerne og ved at følge dem i driften, at de tit kørte forgæves, når de skulle hjem til en borger for at dispensere medicin. I praksis kom hjemmesygeplejen på besøg hver 14. dag, hvor der typisk dispenseres medicin til den næste periode på 14 dage.

Imidlertid viste det sig, at hjemmesygeplejen kørte ud til borger, fandt medicin og medicinæsker frem, for herefter at konstatere at der ikke var medicin nok til alle14 dage.

Ifølge sundhedsstyrelsen må der kun hældes medicin op, hvis der er kan dispenseres til hele perioden (eller som minimum til hele dage)[ii]. Den manglende styring i medicinbeholdningen betød derfor, at hjemmesygeplejen skulle lægge et ekstra besøg ind i kørelisten for at løse opgaven som forventet.

Dette billede gentog sig ca. hver tredje gang en hjemmesygepleje skulle hjem til en borger for at dispensere medicin, og billedet er det samme i andre kommuner[iii].

Den pågældende kommune har omkring 700 borgere, der dispenseres medicin til, hvilket svarer til ca. 19000 medicindispenseringer årligt. Der afsættes 30 min. til hver dispensering, men når hjemmesygeplejersken kører forgæves, skal denne tid lægges ind i kørelisten igen.

I den pågældende kommune skete dette ca. 6600 gange om året svarende til 3300 sygeplejetimer – alene på at køre forgæves rundt. Eller godt to sygeplejersker, der ikke laver andet end at køre bil.

Den pågældende kommune gik derfor i gang med et omfattende arbejde i driften for at optimere arbejdsgange og sikre ejerskab hos medarbejderne.

Arbejdet med at skabe bedre arbejdsgange blev styret ved hjælp af forbedringsmodel, hvor der kontinuerligt igennem to år blev justeret, slebet til, ændret og finpudset indtil de havde fundet en model, der virkede[iv].

Forbedringsmodellen er en metode, der løbende afprøver, vurderer og justerer indsatser. Motoren i forbedringsmodellen er PDSA-cirklen (Plan-Do-Study-Act), der giver medarbejdere mulighed for at afprøve nyt tiltag og ideer i praksis for at se, om det medfører en forbedring.

Fordelen ved at benytte forbedringsmodellen er, at den sikrer en løbende implementering, fordi mange medarbejdere er involveret i forbedringsarbejdet. Dertil var driftslederne tæt knyttet til processen, da de kunne se et betydeligt potentiale – både for effektiviteten og for medarbejdertrivslen.

Samlet set har den pågældende kommune reduceret de forgæves kørsler med 25 pct. (fra 33 pct. til 8 pct.) og dermed skabt en potentiel reduktion af udgifter på 402.000 om året. Hvert år.

Ved at dele medicinprocessen op i mange små dele er det muligt at afdække og beskrive hvert enkelt lille trin. Det medvirker til at gøre processen overskuelig, og det giver mulighed for at inddrage de medarbejdere, der har interesse og/eller særlige kompetencer på området. Derigennem kan der iværksættes tiltag, der kan øge effektiviteten og værdien af det arbejde der udføres.

[i] Analyse af udviklingen i hjemmesygeplejen i Fredericia Kommune. VIVE 2017.

[ii] Korrekt håndtering af medicin. Et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder – ansvar, sikkerhed og opgaver. Sundhedsstyrelsen 2011.

[iii] Interne data. Type2dialog. 2018.

[iv] http://forbedringsmodellen.dk/