03. april 2020

Husk gevinstrealisering ved digitaliseringsprojekter

I årene fremover vil der være en stadigvæk stigende implementering af nye digitaliseringsprojekter. Til trods for at gevinstrealisering ikke er nyt for kommunerne, betyder udviklingen, at der er behov for at fokusere på at dokumentere gevinsterne ved digitaliseringsprojekter, hvis ikke potentialer med tiden skal blive tabt på gulvet.

Gevinstrealiseringens grundelementer: målsætning, oversættelse og opfølgning

Kommunerne har længe haft digitalisering på dagsorden. Erfaringerne viser imidlertid, at det kan være svært at udnytte de digitale løsninger i bund, hvilket i sidste ende kan betyde at dele af gevinstrealiseringen udebliver.

Hvis gevinsterne skal indfries, kræver det en endnu tættere kobling mellem de forventninger, der er til digitaliseringen eks. udformet på baggrund af en business case, og de nødvendige forandringer det kræver i organisationen for at ændre arbejdsgangen.

Opskriften på gevinstrealisering er således simpel, men kan være svær at udføre i praksis. Lidt forsimplet handler gevinstrealisering om at:

  • Formulere nogle tydelige gevinster, der kan spores tilbage til digitaliseringsprojektet. Det kan eks. gøres gennem en business case, der kan være med til at gøre gevinsterne kvantificerbare, og som er koblet til målsætningerne. Business casen skal dermed sikre at den forventede gevinst gøres konkret, og at forudsætningerne for gevinsten bliver tydelige.
  • Sørge for nødvendig oversættelse, hvor driftsorganisationen, der skal drive forandringerne bliver inddraget. De kvalitative gevinster er her vigtige og skal medtages i gevinstrealiseringen. Det driver forandringen og engagerer borgere, medarbejdere og ledere i driftsorganisationen.
  • Der er vedvarende opfølgning og efterspørgsel i organisationen efter gevinsterne. Opfølgningen behøver ikke at ske for hvert enkelt digitaliseringsprojekt. Gevinstrealisering kan ske på programniveau, hvor en række projekter samledes i et større projekt eller program, der har de samme gevinster. Sørg for at der er ledelsesmæssig opbakning og fokus fra start til slut, og at en chef eller direktør står på mål for gevinsterne.

Flere kommuner har fokus på gevinstrealisering af digitaliseringsprojekter, men på forskellige måder. Nogle kommuner etablerer digitaliseringsenheder, som har til opgave at understøtte arbejdet med implementering af digitaliseringsprojekter samt opfølgning på gevinsterne. Ofte har sådanne organiseringsformer et direkte ansvar for direktionen, og har herved et tydeligt ledelsesmæssigt fokus.  

Andre kommuner arbejder med en række overordnede måltal for organisationen, som eks. kommunalbestyrelsen beslutter, og der følges ikke nødvendigvis op på alle projekter, men kun de vigtigste måltal, der udtrykker kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen.

Fredensborg Kommune arbejder med gevinstrealisering i tæt relation med driften

Direktionen i Fredensborg Kommune har i 2020 igangsat et projekt, der skal identificere potentialer for automatisering i administrationen. Målet er, at der i 2020 skal identificeres tiltag for 2 mio. kr.

Flere målsætninger på vejen mod råderum

Formålet med projektet er tosidet: Et økonomisk sigte, der har fokus på at skabe råderum, og et fokus på bedre og lettere arbejdsgange for medarbejderne ved hjælp af standardisering og digitalisering.

”Som en del af indsatsen arbejder vi med flere veje til råderum, og derved flere forskellige målsætninger. I første omgang handler det om at få udnyttet de digitale muligheder i fagområderne. Det kan godt være, at en del af dette arbejde handler om justering af arbejdsprocesser eller blot udnytte eksisterende systemer bedre, men uanset hvilket greb vi anvender, bidrager det til realisering af det økonomiske råderum,” fortæller Kamilla Blaabjerg, Chefkonsulent og Teamleder i Center for Borgerservice og Digitalisering.

Fredensborg kommune forsøger gennem de forskellige indsatser at tænke de grundlæggende forudsætninger for gevinstrealisering ind. Det sker ved at sætte fokus på medarbejderne og de forandringer, der skal ske i organisationen. Det betyder samtidig at de økonomiske gevinster ikke bliver forsøgt forsimplet, men i stedet holdt op mod de reelle forandringer, der er behov for. For at realisere gevinsterne skal der ske en tydelig kobling mellem de digitale løsninger, de mål der er opstillet og de gevinster, der ønskes realiseret.

Oversættelse til driftsorganisationen

Projektet involverer hele organisationen, hvor både digitaliserings- og organisationskonsulenter i tæt samarbejde med chefer, teamledere og sagsbehandlere identificerer mulige potentialer for at automatisere og forbedre arbejdsgangene i administrationen. Derudover er økonomikonsulenter fra hvert område også tilknyttet samarbejdet.

Et vigtigt element i den tilgang er, hvordan Fredensborg Kommune formår at oversætte målet om at identificere tiltag for 2 mio. kr. til konkrete tiltag i driften.

"Vi holder et indledende møde med centerchefen og relevante teamledere, hvor vi forklarer, hvordan digitalisering og ændringer i arbejdsgange kan skabe værdi for medarbejderen og fagområdet, men også rum for udviklingsaktiviteter, som er afgørende for det langsigtede arbejde med at skabe råderum. Vi kommer på mødet med konkrete eksempler på forbedringer. Det er eksempler, vi har fra en mindre pilotafprøvning. Centrene kender således den overordnede målsætning om at identificere tiltag for 2 mio. kr., men kan også se værdien af arbejdet og har i høj grad indflydelse på fremgangsmåde. Vi har allerede fået mange positive tilbagemeldinger, hvilket er helt afgørende,” understreger Kamilla Blaabjerg.

Set ud fra et strategisk niveau har projektet en klar målsætning om økonomisk råderum, mens det på medarbejderniveau handler om at bruge tiden til fokus på kerneopgaven, så det i sidste ende gavner borgeren. I udgangspunktet er der ikke forskel på de to tilgange, men betydningen for medarbejderne er forskellig, og derfor er oversættelsen, som Fredensborg Kommune foretager, et vigtigt element for på sigt at realisere gevinsterne.

Opfølgning med placering af ansvar

I samarbejde med centerchefen og de relevante teamledere bliver der udarbejdet en plan for de lokale initiativer i projektet. Tanken er at der senere følges op på indsatsen. Det er centerchefen, der har det overordnede ansvar for gevinstrealiseringen, men det sker i løbende dialog med digitaliserings- og organisationskonsulenterne samt den økonomikonsulent, som er tilknyttet området.     

”Vi kan ikke realisere samtlige gevinster med det samme. Det kræver en overgangsperiode, før vi ser det fulde potentiale. Vi skal derfor løbende have fokus på implementering, og opfølgning på, om vi leverer det, vi bl.a. beregner i sparet tid,” siger Kamilla Blaabjerg.

For at realisere gevinsterne er opfølgningsstrukturen helt afgørende, og det kræver at de ansvarlige accepterer og ejer målene. Fredensborg Kommune har placeret et ansvar ned gennem ledelseskæden for gevinstrealiseringen. Direktionen har en interesse for projektet på det overordnede plan, hvor resultater efterspørges, mens centercheferne står til ansvar for realiseringen. Det sker dog i tæt samarbejde med de involverede sparringspartnere.

Samlet set benytter Fredensborg Kommune mange af de nævnte greb herunder målsætning, oversættelse og opfølgning, som gevinstrealiseringen kræver. Der er imidlertid ingen nemme snuptag, og det vil kræve et vedvarende fokus, hvis potentialerne på sigt skal indfries.