E-handel er dit buzzword, når du skal i dialog med din indkøbsafdeling

Tekst af Trine Høgh, Konsulent i KL's Økonomiske Sekretariat

E-handel er et redskab til at minimere ressourceforbruget forbundet med de forskellige arbejdsgange i indkøb, herunder bestilling, varemodtagelse, fakturahåndtering og -kontrol, bogføring med videre, så der kan frigives tid til kerneopgaven. 

I 2017 blev der e-handlet varer for knap 600 millioner kroner hos de 62 kommuner, der indgår i en analyse af kommunernes e-handel. Det svarede til omtrent 488.000 e-handlede indkøb hos de pågældende kommuner (10 procent af antal indkøb), eller ca. 4 procent af vareforbruget opgjort i kroner. (Kilde: SKI e-handelsanalyse 2019).

Digitalisering af indkøbsopgaven og opmærksomhed på, hvordan vi øger kommunernes e-handelsgrad fremadrettet, er derfor af stor betydning. Forudsætningen for e-handel er blandt meget andet at skabe de rette strukturer for – og få opbakning fra – medarbejderne, der køber ind i kommunerne, eksempelvis ved at man leder hen ”til de rigtige varer” via e-handelssystemet. Det kræver desuden løbende dialog internt i kommunen at få de mange forskellige arbejdsgange i kommunen og e-handelssystemet til at spille sammen. 

I regi af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi bliver der sat ind for at skabe bedre tekniske rammer for e-handel, blandt andet gennem udbredelse og anvendelse af fælles europæiske standarder i forbindelse med e-handel (se faktaboks). 

Sænker omkostningerne

Kommunerne har med indkøbsafdelingerne i spidsen de senere år realiseret betydelige effektiviseringsgevinster på indkøbsområdet. En stor del af gevinsterne er hidtil hentet gennem bedre priser på varer og tjenesteydelser, hvor de fælles forpligtende indkøbsaftaler har spillet en central rolle. Der er imidlertid også et stort potentiale forbundet med at sikre mere effektive indkøbsprocesser. Det skal ses i lyset af, at de transaktionsomkostninger, der er forbundet med indkøb i dag, udgør en relativ stor andel af de samlede udgifter på indkøbsområdet. Transaktionsomkostningerne ved et kommunalt indkøb (mail, tlf. eller webshop) er i gennemsnit 175 kroner. Dette skal ses i forhold til, at kommunerne modtager cirka 11 millioner fakturaer årligt. I 2016 kom 1/9 af kommunernes fakturaer alene fra COOP og Dansk Supermarked, og netop indkøbene herfra er kendetegnet ved, at medarbejderne møder fysisk op i butikkerne. 50 pct. af fakturaerne havde en værdi på under 100 kroner, og næsten hver fjerde på under 50 kroner. Derfor er digitalisering af indkøbsprocessen udpeget som et af de største fokusområder i den fælleskommunale indkøbsstrategi, og det er et vigtigt fokus i 2019. 

Holbæk henter store gevinster

I Holbæk Kommune har man hentet store gevinster via e-handel og blandt andet målrettet gået efter at øge e-handelsgraden på fødevareområdet. Konkret har kommunen fokuseret på at sænke antallet af supermarkedsbesøg og omlægge de hyppigt indkøbte fødevareprodukter til e-handel. Det har givet 6500 færre supermarkedsbesøg svarende til en besparelse på 800.000 kroner. Indkøbsafdelingen lykkedes med at påvirke adfærden, fordi der blev prioriteret mange ressourcer på bl.a. at undervise i e-handel ude på skolerne, daginstitutioner med videre. Kommunen har samtidig gjort sig erfaringen med, at e-handel – særligt på fødevareområdet – er en vedvarende implementeringsproces. 

E-handelslandskabet 

Kommunerne har i stigende grad taget e-handel til sig, og e-handel vokser år for år – hele 45 procent fra 2014-2017.

SKI’s e-handelsanalyse har også vist, at det i perioden 2014- 2017 primært var varer som kuglepenne, computere og handsker, som blev e-handlet, mens tjenesteydelser, som indkøb af døgn- og aktivitetstilbud, stadig var uberørt territorium. Det skyldes til dels, at disse tjenesteydelser udgør et mere komplekst køb, da de ikke på samme måde er standardiserbare som varekøb. I lyset af de procesbesparelser, der er forbundet med e-handel, er det dog vigtigt at have fokus på at øge e-handelen, også til køb af tjenesteydelser. Tjenesteydelser udgør langt størstedelen af kommunernes indkøb, og derfor er det særlig vigtigt at lette arbejdsgangen forbundet med denne type køb.

Som det fremgår af figur 1, varierer e-handelsgraden en del på tværs af kommunerne (2017). Der kan være flere forklaringer på variationen: Det tager tid at implementere e-handel i kommunerne, og kommuner med den højeste e-handelsgrad er de, der har været i gang længst tid med e-handel (kilde: SKI e-handelsanalyse 2019). Endvidere kræver det ledelsesopbakning og at indkøbsafdelingerne får mandatet til at implementere e-handel.

Ledelsesopbakning banede vejen

I Vejen Kommune fik man tilbage i 2015 direktionens opbakning til at sætte fokus på implementering af e-handel i kommunen. Et ledelsesmandat i ryggen har betydet, at indkøbsafdelingen kunne starte dialogen om e-handel med deres kolleger på for eksemple skoler et helt andet sted end tidligere. 

Derudover formidler indkøbsafdelingen blandt andet rapporter til kommunens forskellige institutioner forud for servicebesøg, hvor institutionernes indkøbsadfærd er formidlet via nøgletal som aftaleanvendelse og e-handel. Ledelsesopbakningen og ledelsesrapporter har med indkøbsafdelingen eget udsagn været af stor betydning for den bevægelse, der er sat i gang. Konkret er det heriblandt møntet ud i en stigning af graden af e-handelsprocenten (andel af det, der kan købes i e-handelssystemet/andel der er købt i e-handelssystemet): Fra 60 procent i 2017 til 88 procent i 2018. Dertil er Vejen Kommunes aftaleanvendelse steget i samme periode.

E-handel reducerer forbruget 

Styrker din kommune anvendelse af e-handel helt ud i yderste brugerled, vil det have en positiv indvirkning på anvendelsen (compliance) af de indkøbsaftaler, der er indgået. Det er tilmed nu påvist statistisk, at der er en effekt mellem e-handel og lavere forbrug per indbygger. Med andre ord betyder det, at når en kommune øger e-handlen, understøtter det samtidig en større anvendelse af indkøbsaftalerne. Samlet fører det til et lavere forbrug . 20 kommuner og KL har i samarbejde stillet en lang række praktiske og strategiske erfaringer til rådighed. Erfaringerne afspejler hele processen fra bestilling til bogføring og inspirerer på forskellige modenhedsniveauer. Der er kommet følgende 5 anbefalinger ud af det:  

1. Tydeliggør gevinsterne ved e-handel

2. Skab rammerne for udbredelse af e-handel 

3. Få e-handel forankret i organisationen

4. Understøt den rette indkøbsadfærd hos disponenterne

5. Følg op på brugen af e-handel 

Dyk ned i publikationen Effektive indkøb gennem e-handel, og læs om udfordringer samt leverandørernes rolle i SKI’s e-handelsanalyse.