28. juni 2019

Digitalisering af administrationen giver bedre prioritering af ressourcer

Kommunerne har i mange år arbejdet med at effektivisere administrationen og er kommet rigtig langt gennem blandt andet digitalisering af de administrative arbejdsgange. Et nyt inspirationskatalog fra KL viser nye veje og sætter fokus på at sprede de gode erfaringer.

Tekst af Mie Louise Kragh Thorup, konsulent i KL's Økonomiske Sekretariat

Igennem flere år har kommunerne haft fokus på at effektivisere administrationen. Det afspejler sig både i kommunernes budgetter, men også i regnskaberne – senest fra regnskab 2017 til 2018, hvor der er en stabil udvikling i de administrative udgifter, men hvor der samtidig kan iagttages en forskydning fra udgifter til de administrative støttefunktioner til de mere borgernære administrationsopgaver. 

Udviklingen tyder i høj grad på, at kommunerne er lykkes med at hente effektiviseringer indenfor de aftalte fokusområder i Moderniserings- og Effektiviseringsprogrammet. Det kommer blandt andet til udtryk ved, at kommunerne har nedbragt udgifterne til sekretariat og forvaltning samt administrative bygninger med 277 millioner kroner (se figur). 

Udviklingen kan i høj grad tilskrives, at kommunerne anvender de nye digitale muligheder og derigennem frigiver arbejdskraft gennem smartere løsninger, så den arbejdskraft, der er til rådighed, kan anvendes der, hvor det er nødvendigt. 

Erfaringerne fra KL’s rådgivningsforløb fra 2018 viser dog, at der er forskel på kommunernes administrative organisering, herunder digitaliseringsgraden af opgaver samt digitaliseringsflowet af arbejdsprocesserne, hvilket afspejler sig i størrelsen på udgifterne til administration. 

Ny inspiration på vej

For at imødekomme forskellene har KL i regi af Moderniserings- og Effektiviseringsprogrammet udarbejdet et inspirationskatalog. Formålet er at sprede de gode eksempler inden for digitalisering af administrationen i forhold til at fjerne manuelle processer og herved understøtte en effektiv administration, der kan optimere brugen af ressourcerne. 

Inspirationskataloget fokuserer på en række modne digitale løsninger, herunder hvordan de eksisterende systemer kan forbindes for eksempel gennem softwarerobotter, og hvordan data kan registreres ved kilden gennem brug af apps, der kobles til de nuværende systemer, der eksisterer i kommunen.

Inspirationskataloget indeholder cirka 30 cases inden for digitalisering af administrationen, der omfatter opgaver inden for økonomi som for eksempel budgetlægning og bogføring, løn og personale som for eksempel lønadministration og HR, IT, ejendomsdrift som for eksempel vedligeholdelse af bygninger samt sekretariatsopgaver som for eksempel kommunikationsarbejde samt post og journalisering.

 

Moderniserings - og Effektiviseringsprogrammet (MEP)

Moderniserings - og Effektiviseringsprogrammet (MEP) er en treårig aftale (2018-2020) mellem KL og regeringen om årligt at effektivisere 1 mia. kr., hvoraf 0,5 mia. kr. forbliver i kommunerne. De udvalgte områder i MEP-programmet er:

  • Økonomi og bogholderi
  • Løn og personaleadministration
  • Ejendomsadministration
  • Indkøb og kontraktopfølgning
  • Vejvedligehold

Læs mere her: https://www.kl.dk/okonomi-og-administration/okonomi-og-styring/omstilling-og-udvikling/  

Inspirationskataloget viser, at for eksempel digitaliseringen af vagtplanlægningen både giver bedre økonomistyring, da medarbejdernes ressourcer bliver brugt mere optimalt, så udgifter til vikarer bliver holdt nede, men også bedre arbejdsmiljø og tryghed omkring opgaveløsningen til gavn for borgerne. Ligeledes betyder digitalisering af ejendomsvedligehold en bedre prioritering af ressourcerne og dermed færre akutte reparationer på kommunens bygninger, hvilket giver bedre rammer for udøvelsen af velfærden.  

Fokus på digitalisering af administrationen handler derfor ikke kun om at optimere de interne administrative arbejdsgange, men om at skabe et solidt fundament, der kan agere som digitaliserede administrative støttefunktioner til gavn for velfærdsområderne.

Fem veje til succes

Inspirationskataloget viser, at flere kommuner har haft succes med at effektivisere administrationen ved både at skabe økonomisk råderum, men også bedre arbejdsvilkår for medarbejderne. 

LÆS OGSÅ: E-handel er dit buzzword, når du skal i dialog med din indkøbsafdeling

På tværs af casene ses en række tendenser, som har betydning for en succesfuld digitalisering af administrationen. Det er nemlig ikke de digitale løsninger, der er udfordringen, men hvordan de implementeres ind i organisationen.

Det kræver et helhedsorienteret fokus på rammerne i organisationen, og hvordan ledere og medarbejdere er klædt på til at håndtere forandringerne.

1) Der skal være klare målsætninger med at digitalisere administrationen, så det bliver tydeligt, hvad formålet med digitaliseringen er, så det samtidig sikrer, at den digitale løsning skaber værdi for organisationen. 

2) Der skal skabes ledelsesmæssig opbakning, hvilket giver mandat til at igangsætte nye digitaliseringsinitiativer, og samtidig understøtter at de digitale løsninger forankres i organisationen, når de skal sættes i drift. 

3) Medarbejderne skal inddrages og omsætte digitaliseringen til egen praksis, så det sikrer, at medarbejdernes behov bliver medtaget, og det fulde potentiale af digitaliseringen bliver opnået. Hvis medarbejderne føler sig inddraget, kan de samtidig agere ambassadører ude i organisationen. 

4) Leverandøren eller tekniske eksperter skal inddrages sammen med medarbejderne, så det skaber en kobling mellem de digitale kompetencer og de faglige kompetencer.

5) Der skal afsættes ressourcer og følges op på gevinsterne, så brugen af de digitale løsninger bliver forankret i organisationen.

Eksempelvis har Aalborg Kommune oprettet brugergrupper, hvor centrale brugere som for eksempel børnehaveledere og skolesekretærer, der bliver berørt af nye digitale løsninger, bliver hørt om deres synspunkter. Brugergrupperne mødes tre til fire gange om året og fungerer samtidig som erfaringsudveksling, da deltagerne har viden om arbejdsprocesserne, som de centrale konsulenter ikke har. Derudover er deltagerne gode ambassadører for de digitale løsninger, fordi de har stort decentralt netværk. 

I Silkeborg Kommune har implementeringen af en digital løsning, der berører flere forvaltninger i organisationen, betydet, at der er oprettet både en overordnet styregruppe, der har ophæng til direktionen samt lokale styregrupper, hvor chefer og ledere for de enkelte forvaltninger deltager. Det sikrer både et klart mandat og giver samtidig plads til lokale forskelligheder i
implementeringsprocessen.
 

Grib fremtidens muligheder

LÆS OGSÅ: Inspiration til bedre brug af data på sundheds- og ældreområdet

Erfaringerne fra inspirationskataloget viser således, at digitaliseringen af administrationen giver en række kortsigtede gevinster, men også at digitaliseringen af administrationen er mere end bare de umiddelbare gevinster. På lang sigt kan digitaliseringen af administrationen danne et grundlæggende digitaliseret fundament, der gør det muligt at gribe fremtidens teknologiske muligheder. 

Det skyldes, at organisationen gennem digitalisering af administrationen både opbygger nogle vigtige digitale administrative støttefunktioner, der understøtter velfærdsområderne, men som samtidig giver intern erfaring med udvikling, implementering og drift af digitale løsninger. For kommunerne betyder det, at governance i forhold til at understøtte digitalisering er stærkere ligesom medarbejdere i højere grad er tryggere ved de nye digitale muligheder.

 

/ScaledImages/_Global_Artikelbilleder_2019_DK-12___Side-38-Bunden_645.jpg

Note: Udviklingen i udvalgte udgifter til den administrative organisation (hfu 6.45) fra R17-R18, mio. kr. 18-pl. Ekskl. funktion 6.45.52 fælles IT og telefoni og funktion 6.45.59 administrationsbidrag til Udbetaling Danmark.