Tre trin til råderum

Tekst af Maria Theil Thomsen, Konsulent i KL's Økonomiske Sekretariat, og Catrine Marie Stamm Gravesen, Konsulent i KL's Økonomiske Sekretariat

Hvor og hvordan kan man skabe økonomisk råderum? – få ny inspiration i KL’s redskab ’Tre trin til råderum’. Det økonomiske råderum skal skabes indefra.

En stigende kompleksitet i opgaveløsningen, et voksende udgiftsbehov og stigende forventninger til det kommunale serviceniveau betyder, at den kommunale økonomi er under pres. Der er derfor fortsat behov for, at kommunerne omstiller og udvikler for at skabe råderum indefra. 

Processen med at skabe råderum kan blandt andet igangsættes ved en nysgerrighed omkring, hvad andre kommuner gør, samt hvad der driver forskelle i udgiftsniveauer mellem kommuner. ’Tre trin til råderum’ kan understøtte denne proces og give et grundlag for at stille nysgerrige spørgsmål til egen og andres praksis.

Grundlag for drøftelser

Redskabet danner grundlag for nysgerrige spørgsmål og strategiske drøftelser.

Formålet med ’Tre trin til råderum’ er at igangsætte en dialog om hvor og hvordan, kommunen kan skabe økonomisk råderum. Ved at koble data med en samling af relevante cases og inspirationsmateriale giver værktøjet et afsæt for at undres, stille nysgerrige spørgsmål og drøfte, hvor i den kommunale forvaltning der er mulighed for at skabe råderum. 

Redskabet understøtter således en strategisk drøftelse i kommunerne om, hvor og hvordan man kan skabe råderum og samtidig opnå langsigtede strategiske mål for organisationen. 

Målgruppen for redskabet er politikere, ledere samt økonomi- og analysemedarbejdere.

Redskabets opbygning

’Tre trin til råderum’ består af følgende trin:

• Trin 1: Analysér og drøft, hvor der er muligheder for at skabe råderum ved hjælp af KL’s ’RåderumsBenchmark’ og tilhørende mødeguide med refleksionsspørgsmål
• Trin 2: Analysér centrale nøgletal i FLIS Styringscockpit
• Trin 3: Gennemgå greb, cases og materialer i KL’s VidensPortal til råderum. 

Trin 1: 

Analysér og drøft, hvor der er mulighed for at skabe råderum

Arbejdet med ’Tre trin til råderum’ indledes med at analysere, hvor i den kommunale forvaltning der er det største mulighedsrum for at skabe et nyt økonomisk råderum. 

Analysen foretages i værktøjet ’RåderumsBenchmark’, som er en dynamisk rapport udarbejdet i programmet Power-BI. Her udregnes mulighedsrummet for alle fagområder i den kommunale forvaltning. Mulighedsrummet udregnes ved at: 

1. Kommune A’s udgiftsniveau på alle fagområder rangeres i forhold til de øvrige kommuners.
2. Derefter identificeres mulighedsrummet for råderum ved at udregne differencen mellem kommune A’s udgiftsniveau og udgiftsniveauet i den kommune, som har den placering, som kommune A ønsker at sammenligne sig med. 

Begge trin gennemføres automatisk i rapporten på baggrund af regnskabsdata fra FLIS.

’RåderumsBenchmark’ giver mulighed for at se et samlet overblik over mulighedsrummet for alle fagområder og et mere detaljeret overblik over de enkelte fagområder – som vist i skærmbilledet nedenfor. I værktøjet kan man desuden vælge, hvilken benchmarkingplacering man ønsker at anvende til at udregne mulighedsrummet.

Eksempel på overblik over et fagområde:

Det er vigtigt at bemærke, at det mulighedsrum, der udregnes i ’RåderumsBenchmark’ ikke er lig med et 1:1 effektiviseringspotentiale. 

Sammenligningerne med andre kommuners udgiftsniveauer gør det dog muligt at stille nysgerrige spørgsmål omkring, hvad de kommuner med et lavere udgiftsniveau gør, og hvad der ligger til grund for deres udgiftsniveau – skyldes det for eksempel en anderledes organisering, serviceniveau, succesfulde indsatser eller noget helt andet? Ligeledes danner redskabet grundlag for at stille spørgsmål ved egen praksis og udgiftsniveau – for eksempel til om resultaterne på området står mål med udgiftsniveauet. 

For at understøtte en lokal dialog med udgangspunkt i resultaterne fra ’RåderumsBenchmark’ har KL udarbejdet en mødeguide med refleksionsspørgsmål. Mødeguiden er sat op i PowerPoint, så den nemt kan anvendes i forbindelse med møder i forvaltningen eller på politisk niveau. 

Drøftelserne på baggrund af ’RåderumsBenchmark’ og mødeguiden kan munde ud i, at der udvælges et par fagområder eller tværgående indsatsområder, som man ønsker at analysere nærmere med henblik på at identificere, hvor og hvordan der kan skabes råderum. 

Trin 2: 

Analysér centrale nøgletal i FLIS Styringscockpit

For at blive klogere på både udgifter og aktiviteter på de udvalgte fagområder eller tværgående indsatsområder, er næste trin at analysere centrale nøgletal i FLIS Styringscockpit. 

Kommunerne har adgang til en uendelig mængde data og nøgletal, som kan anvendes i den løbende styrings- og effektiviseringsdagsorden, men det kræver en prioritering i mængden af data og rangering i forhold til styringsbehovet igennem hele styringskæden, hvor omfanget og niveauet af ledelsesinformation varierer. 

FLIS Styringscockpit giver svaret på, hvilke nøgletal der systematisk kan præsenteres på de forskellige niveauer i styrings- og ledelseskæden, så kommunen har et fælles faktabaseret benchmarkinggrundlag med et tværkommunalt perspektiv, der kan opdateres hver måned på tværs af fagområder. I Styringscockpittet kan kommuner både se egne data og data for andre kommuner samt for landsgennemsnittet. 

FLIS Styringscockpit er udviklet af KL i samarbejde med en række kommuner. På baggrund af mere end 1200 nøgletal i FLIS er der udvalgt de 65 mest centrale nøgletal til styringscockpittet.

I FLIS Styringscockpit er det således muligt at grave et spadestik dybere end i ’RåderumsBenchmarket’ og blive klogere på, hvad der driver udgifterne på et område. 

Anvendelsen af FLIS Styringscockpit kan suppleres med analyse af de øvrige nøgletal i FLIS samt nøgletal fra kommunens egne fagsystemer eller andre kilder. FLIS Styringscockpit er tilgængeligt på www.kl.dk/styringscockpit. 

Trin 3:

Gennemgå greb, cases og materialer 

For at blive klogere på, hvordan der kan skabes økonomisk råderum gennemgås KL’s VidensPortal som det næste trin.  

VidensPortalen er en platform på KL’s hjemmeside, der samler gode greb, cases, artikler etc., som kan give inspiration til, hvordan der kan skabes nyt råderum. 

Formålet med VidensPortalen er at give kommunerne nye ideer og viden om, hvordan de kan skabe råderum samt én samlet indgang til gode greb og viden om råderum. 

VidensPortalen vil løbende blive opdateret med nyt materiale og er tilgængelig på www.kl.dk/vidensportalen.

’Tre trin til råderum’ kan bruges i forbindelse med forberedelsen til budget 2021, der allerede er godt i gang. Redskabet kan her danne udgangspunkt for indledende drøftelser om hvor og hvordan kommunen skal vende blikket for videre af analyser af eventuelt nyt råderum. •