Dataunderstøttet arealoptimering skaber økonomiske og grønne gevinster på tværs af forvaltningen

Ejendomsporteføljen – rammerne om den kommunale velfærd

Ejendomsområdet er et tværgående område i den kommunale forvaltning og påvirker således alle dele af opgaveløsningen. Det er derfor afgørende for kvaliteten i den kommunale opgaveløsning, herunder velfærdsydelserne, at ejendommene er veldrevne, godt indrettet og i god stand. En velfungerende ejendomsportefølje kan kun opnås via en strategisk, målrettet indsats.

Hvordan kommunens ejendomme driftes og udnyttes, har desuden stor betydning for kommunernes budgetter. Der kan således potentielt frigøres midler til kernevelfærd ved at optimere ejendomsdrift og udnyttelse af kommunens kvadratmeter – fx ved at tilpasse ejendomme, så de bliver multifunktionelle.

God udnyttelse af ejendomsporteføljen er særligt aktuelt på grund af de demografiske ændringer i kommunerne, idet ændringerne påvirker kapacitetsbehovet ift. forskellige typer af bygninger – fx skoler, plejehjem mv. Det er derfor afgørende, at der følges løbende op på, om kommunens ejendomsportefølje matcher kapacitetsbehovene samt udnyttes bedst og mest muligt.

Antallet af kvadratmeter samt hvordan de er indrettet og driftes, har også stor betydning for kommunens klimaaftryk. Udover økonomiske gevinster, kan der således også høstes grønne gevinster i form af reduktion af CO2-udledning ved at reducere antallet af kvadratmeter. På ejendomsområdet går økonomiske og grønne gevinster således hånd i hånd.

Data er et vigtigt greb når ejendomsporteføljen skal optimeres

For at kunne sikre høj kvalitet og god udnyttelse af ressourcerne, er det vigtigt at have overblik over den kommunale ejendomsportefølje. I denne sammenhæng kan et centralt redskab være et godt dataoverblik med viden om bl.a. kvadratmeter, indretning, adresser mv.

Et godt overblik over data kan anvendes som:

• Et faktabaseret grundlag for beslutninger om:
  • Prioritering i ejendomsdriften – fx ift. fordeling af midler og ressourcer
  • Tilpasninger og prioriteringer i den samlede ejendomsportefølje – fx salg eller nedrivning af ejendomme, tilpasning af ejendomme så de bliver multifunktionelle mv.
• Et redskab i dialog på både politisk og forvaltningsmæssigt niveau
• Et værktøj til at følge op på kommunens indsats på ejendomsområdet, og derigennem fastholde et strategisk fokus på området.

Omfanget og kompleksiteten i data kan naturligvis tilpasses den enkelte kommunes mål og visioner. Erfaringerne fra kommunerne er, at ikke alle kommuner har den relevante data tilgængelig, men mange kommuner priori­terer at få skabt et overblik.

Strategisk fokus på optimering af ejendomsporteføljen i Frederikshavn Kommune

Frederikshavn Kommune har siden 2014 arbejdet strategisk og struktureret med kortlægning af data på ejendomsområdet, og har siden 2016 haft et fuldt datasæt tilgængeligt. Datasættet indeholder eksempelvis oplysninger om bygningsdriftsareal, antal brugere, hvilke centre der anvender arealer og ikke mindst primær kvadratmeter eller frit gulvareal på daginstitutioner.

Indsatsen har i høj grad haft et strategisk sigte og været målrettet det politiske niveau. Bo Niebuhr, der er afdelingsleder i Ejendomscenteret i Frederikshavn Kommune, fortæller:

”Målet med fokus på data har helt overordnet været at give det politiske niveau en mulighed for at træffe beslutninger omkring ejendomme og arealer på et oplyst grundlag, og dermed er vores vigtigste formål med arbejdet af strategisk karakter. Vi bruger data til at udfordre praksis og organisationen, og derigennem skaffe bedre økonomisk rammevilkår til kerneopgaven”.

Ejendomsadministrationssystem understøtter opbygning af datasæt

Frederikshavn Kommunes opbyggelse af datagrundlag er bl.a. lykkes gennem anskaffelsen af et fuldt udbygget ejendomsadministrationssystem (CAFM-system), hvor data gradvist registreres. Ejendomsadministrationssystemet betyder, at kommunen løbende opbygger et stort og validt datasæt, hvor det er muligt at sammenligne nøgletal for de enkelte bygninger:

”Vi har altså et fuldt overblik over grundlæggende data på hver enkelt bygning, så vi får det samlede overblik over alle kommunens bygninger. Vi har fået opgjort primære kvadratmeter på skoler og administrationsbygninger og frit gulvareal på daginstitutioner, så de tre hovedkategorier (skoler, administrationsbygninger samt daginstitutioner) kan sammenlignes indbyrdes. Vi har også fået tilføjet rumanvendelse i vores overblik”, fortæller Bo Niebuhr.

Dataoverblik giver et oplyst beslutningsgrundlag

Det samlede datasæt har betydet, at Frederikshavn Kommune har fået overblik over deres samlede ejendomsportefølje. Overblikket har givet kommunen et faktabaseret grundlag for prioritering og identificeringer af muligheder og nye løsninger, der bidrager til bedre udnyttelse af de kommunale ejendomme. På den baggrund, har kommunen iværksat en række forskellige initiativer i et tæt samarbejde mellem fagcentre og Ejendomscenteret. Bo Niebuhr fortæller:

”Tre steder har vi omorganiseret skoler, så der er blevet plads til daginstitution på skolen - i Aalbæk har vi endda fundet plads til byens folkebibliotek også. I øjeblikket er vi ved at omorganisere en stor byskole, således der bliver frigjort ca. 1000 kvadratmeter areal til en kommende daginstitution til 90 børnehavebørn og 25 vuggestuebørn - samt administration herfor, hvorefter vi lukker 3 gamle og utidssvarende daginstitutioner. Vi samler funktioner, for at få kvalitet ind i bygningerne samt skabe tidssvarende og fremtidssikrede rammer til børnene.”

I arbejdet med arealoptimering, har Frederikshavn Kommune haft fokus på at tilpasse ejendomsporteføljen og kapaciteten til de eksisterende og fremtidige demografiske behov. Kommunen har bl.a. oplevet et faldende elevtal, og har derfor arbejdet med arealoptimering på skoleområdet. Et eksempel herpå er, at kommunen har samlet tre mellemstore, nedslidte og utidssvarende skoler i én nybygget skole i Frederikshavn by. Det skyldes, at det ville kræve store investeringer at renovere alle tre skoler, ligesom der med tre skoler stadig ville være mange dyre ”spild” kvadratmeter pr. elev pga. bygningernes indretning, som efterfølgende ville medføre udgifter til drift og vedligehold.

Arealoptimering frigør ressourcer til velfærdsopgaver

Arealoptimeringen i Frederikshavn Kommune har i perioden 2014-2018 medført en reduktion i ejendomsporteføljen på ca. 40.000 kvadratmeter, svarende til 12,7 pct. af den samlede ejendomsmasse.  Alene i 2017-2018 blev ejendomsmassen reduceret med 10.000 kvadratmeter, hvilket har frigivet driftsudgifter på ca. 3,5 mio. kr.

Direktionen i Frederikshavn Kommune har besluttet, at fagforvaltningerne får overført de sparede udgifter til bygningsdriften, så de frigivede midler kan bruges til at styrke kerneopgaven – fx undervisning eller pædagogisk arbejde. Derigennem har arbejdet med arealoptimering skabt råderum til at styrke den kommunale velfærd.

Arbejdet med data og arealoptimering har, ifølge Centerchef Bent Westerberg fra Frederikshavn Kommune, også skabt en større kvalitet i ejendomsporteføljen, fordi ressourcer til vedligehold og drift kan fokuseres. Derved bliver der skabt mere kvalitet i rammerne for den kommunale velfærd:

”Det er vigtigere at have færre ”gode” end mange ”dårlige” kvadratmeter, som vi ikke har økonomi til at passe ordentligt på. Hellere multifunktionelle, energioptimerede og vedligeholdte bygninger, der matcher behovet ift. fx antal elever, end mange bygninger, der koster rigtig meget at drifte og vedligeholde. Det hjælper data os med at gennemskue og prioritere efter, så den økonomi vi har, bliver brugt bedst muligt – og så vi kan tilbyde de bedst mulige rammer for skoler, daginstitutioner, kultur, ældre mv.” fortæller Bent Westberg.

Arealoptimeringen har desuden betydet, at kommunen har høstet grønne gevinster og reduceret CO2-udledningen fra drift af kommunens ejendomme. Gevinsterne er bl.a. høstet via energioptimering af ejendomme og et reduceret forbrug af vand, el og varme som følge af det reducerede antal kvadratmeter.

Fælleskommunalt nøgletalssamarbejde – et værktøj til at kickstarte dataarbejdet

Flere kommuner peger på, at selv simple data kan bidrage med viden og være med til skabe dialog om ejendomsprojekter. Det kan fx være ved at vise kommunens skolers gennemsnitlige antal kvadratmeter pr. elev internt eller i forhold til omegnskommunernes skoler. Det kan også være ved en sammenligning af forbrugsenheder el, vand og varme med andre kommuners forbrug.

Nøgletalsmodellen er en del af et tværkommunalt nøgletalssamarbejde, og er en måde, hvorpå kommunerne kan starte arbejdet med egne data, og her er der samtidig mulighed for at lære af andre kommuner. Frederikshavn Kommune har været med i nøgletalssamarbejdet fra start:

”Vores arbejde med det tværkommunalt benchmark af nøgletal medvirker til at kvalificere vores beslutninger om serviceniveau, fordi vi får mulighed for at sammenligne os med det, andre kommuner leverer og har råd til. Vi ønsker ikke at spare unødigt, men arbejder løbende på at tilpasse vores bygninger, ikke mindst fordi vi har en negativ demografiudvikling på skoleområdet – og det hjælper os at kende niveauet i andre kommuner, vi kan sammenligne os med”, fortæller Bo Niebuhr.

Formålet med nøgletalssamarbejdet er netop at give kommunerne et faktabaseret prioriteringsværktøj, der kan bruges til at omstille og udvikle ejendomsporteføljen. Det vil sige, at nøgletallene kan bruges som redskab til at identificere og drøfte forskelle og ligheder mellem kommuner.

Værktøjet fokuserer bl.a. på kvadratmeter, vedligeholdelse og forsyning – så det kan bruges uanset overordnet fokus.